Como empresario, tu prioridad es mantener la estabilidad y rentabilidad del negocio día con día. Sin embargo, en febrero surge un trámite que, de no gestionarse correctamente, puede afectar tus finanzas: la Declaración de Riesgo de trabajo ante el IMSS.
También conocida como Determinación anual de la Prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo, este trámite representa una oportunidad de revisar qué tan segura es tu operación y cómo impacta en tu rentabilidad. Con esta guía sabrás cuándo se presenta, qué empresas están obligadas a presentarla, cómo se calcula la prima de riesgo de trabajo y cómo enviar tu declaración por IDSE y SUA sin errores .
¿Qué es la declaración de riesgo de trabajo?
La Declaración de Riesgo de Trabajo es el reporte anual donde le informas al IMSS los accidentes o enfermedades que sufrieron tus empleados en el ejercicio anterior (2025). Con base en esto, el Instituto ajusta la Prima de Riesgo, que es el «seguro» que pagas por cada trabajador. Si tu empresa fue segura, el costo baja; si hubo muchos incidentes, el costo sube.
Este trámite mide la «siniestralidad», es decir, cuántos riesgos laborales hubo. Si tu empresa tuvo pocos, pagas menos. Si hubo aumento de riesgos, pagas más. Es como un chequeo para que el IMSS sepa el nivel de peligro en tu negocio y cobre lo justo.
🚀#TipAlegra: calcula tu declaración en 2026 con lo ocurrido en el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2025.
¿Por qué impacta tu rentabilidad?
Porque la prima de riesgo de trabajo es un porcentaje que tu empresa paga al IMSS (Seguro de Riesgos de Trabajo) sobre el Salario Base de Cotización.
Esta declaración afecta directamente tus costos y rentabilidad. Si tu prima sube, tu costo de nómina sube. Así de directo.
Además, la Ley marca dos límites que conviene tener siempre en mente:
- La prima mínima es 0.5% y la máxima es 15 %.
- Cada año, tu prima puede subir o bajar, pero no más de 1 % respecto al año anterior (con reglas y topes).
Por ejemplo, si tu nómina del mes fuera $500,000:
- Prima 2% → pagarías $10,000 de ese concepto.
- Prima 3% → pagarías $15,000.
Diferencia: $5,000 al mes. Y se repite cada mes mientras esté vigente esa prima.
Una mala gestión de esta declaración puede significar pagar miles de pesos de más en cuotas que podrías invertir en equipo o expansión. Cumplir correctamente es, literalmente, una estrategia de ahorro fiscal para tu Pyme.
¿Cuándo se presenta la declaración de riesgo de trabajo en 2026?
El plazo legal para enviar tu declaración de riesgo de trabajo es del 01 de febrero al 28 de febrero. El IMSS abre su sistema las 24 horas para que puedas hacerlo en línea.
Fechas límite y por qué no debes esperar al último día de febrero
La fecha tope es el 28 de febrero de 2026. Pero no lo dejes para el final: los servidores del IMSS se saturan con miles de envíos, y podrías tener errores técnicos.
Aunque el sistema recibe datos hasta el último minuto, los servidores del IDSE suelen saturarse en la última semana. Si el portal falla el día 28 y no logras enviar tu archivo, la multa llegará igual. Nuestra recomendación: ten todo listo para la segunda semana de febrero.
¿Quiénes están obligados a presentar la declaración anual de prima de riesgo de trabajo?
Si tu empresa está registrada ante el IMSS y tuvo trabajadores, normalmente deberás presentar la declaración de riesgo de trabajo.
Además, el IMSS señala consideraciones de obligación:
- Patronos de empresa cuya cuota calculada salga distinta a la que pagaron en el año anterior.
- Empresas con menos de 10 trabajadores que elijan enviar la declaración anual.
Casos de excepción: ¿cuándo no es necesario presentar la declaración?
No están obligado si se cumple alguno de estos supuestos (según IMSS / Reglamento):
- Empresas nuevas en el IMSS, o que cambiaron de actividad y no han completado un año entero del 1 de enero al 31 de diciembre.
- Empresas que, al calcular su prima, sale igual a la del año anterior.
- Estás en prima mínima (0.50000%) y tus trabajadores NO sufrieron riesgos de trabajo en el periodo revisado.
- Si tu empresa promedió menos de 10 trabajadores, puedes elegir, presentas tu determinación o cotizas con la prima media de tu clase.
¡Pero ojo aquí! No estar obligado no significa “me olvido del tema”. Lo importante es verificar tu situación antes de decidir no presentarla.
¿Cómo se calcula la prima de riesgo de trabajo? La fórmula explicada para empresarios
La Ley del Seguro Social nos muestra la fórmula oficial para calcular la prima de riesgo de trabajo (art. 72).
| Prima = [ (S/365) + V × (I + D) ] × (F / N) + M |
| Letra | Qué significa | Dato clave |
| S | Total de días subsidiados por incapacidad temporal | Sube si hubo incapacidades temporales. |
| I | Suma de porcentajes de incapacidades permanentes /100 | Sube si hubo incapacidades permanentes. |
| D | Número de defunciones | Entra si hubo defunciones por riesgo de trabajo. |
| N | Trabajadores promedio expuestos al riesgo | Se calcula con días cotizados / 365. |
| V | 28 años (vida activa promedio) | Valor fijo. |
| F | Factor de prima (2.3 o 2.2) | 2.2 si tienes acreditación STPS; si no, 2.3. |
| M | 0.005 (prima mínima de riesgo) | Es el “piso” del cálculo. |
Para entenderla como empresario, piensa así:
- S, I y D vienen de tu siniestralidad (lo que pasó con tus trabajadores).
- N es el tamaño promedio de tu plantilla expuesta.
- F es un “factor” que la Ley fija.
- M es la prima mínima.
Variables clave: siniestralidad, días subsidiados y el factor de prima
| Siniestralidad | Días subsidiados | Factor de prima |
| Cuenta accidentes y enfermedades de trabajo terminados en 2025. No incluye riesgos en trayecto, como ir al trabajo. | Días que el IMSS pagó por incapacidades temporales. | Un número fijo (como 0.5) que ajusta el riesgo general. Depende de tu industria, como construcción (alto) o oficina (bajo). |
Pasos para realizar la declaración de riesgo de trabajo IMSS vía IDSE y SUA
¡Presta atención! Antes de iniciar la declaración de riesgo de trabajo, asegúrate de tener lo siguiente:
- SUA instalado y vigente.
- Registro de todos los accidentes o enfermedades de trabajo terminados en 2025 (si vas a declarar en 2026).
- Tener acceso a IDSE y poder entrar con e.Firma o NPIE.
Generación del archivo .DAP en el sistema SUA
Aquí te dejamos el paso a paso:
- Entra a SUA.
- Asegúrate de tener capturados los riesgos de trabajo terminados del año a reportar (2025).
- Ve a la opción de Determinación Prima de RT y realiza el cálculo (días cotizados/trabajadores y luego cálculo de prima).
- Cuando ya tengas el resultado, selecciona “Generar archivo” y guarda el archivo con extensión .DAP.
🚀#AlegraTip: guarda el .DAP en una carpeta fácil de ubicar (para no estarlo buscando cuando entres a IDSE).
Validación y envío a través de la plataforma IDSE
Después, el IMSS indica que ese archivo .DAP es el que debes enviar por internet a través de IDSE, es momento de el envío:
- Entra a IDSE desde el portal del IMSS y accede al sistema.
- Inicia sesión con tu certificado digital o e.Firma.
- Entra al módulo DAP-SUA y elige “Registrar/validar archivo”.
- Selecciona y carga tu archivo .DAP.
- Revisa el “Resumen de la Determinación”. Si todo está bien, acepta y envía.
- Al final, el sistema muestra un Folio de Recepción y podrás Imprimir Acuse.
Preguntas frecuentes
¿Qué sucede si mi prima de riesgo de trabajo resultó igual a la del año anterior?
En ese caso, no tienes la obligación legal de presentar la declaración. El IMSS la mantiene igual automáticamente si estás en los límites mínimo o máximo. Pero verifícalo en tu cuenta.
¿Cómo saber si un accidente de trayecto afecta a mi prima de riesgo?
Los accidentes que ocurren al trasladarse del domicilio al centro de trabajo o viceversa no se toman en cuenta para la siniestralidad de la empresa.
Es decir, que aunque sea accidente, si es trayecto, no debería subirte la prima por ese evento.
¿Cuáles son las sanciones y multas por no presentar la declaración de riesgo de trabajo 2026?
La Ley del Seguro Social considera infracción:
- No presentar la revisión anual obligatoria de siniestralidad y determinación de prima, presentarla fuera de plazo o con datos falsos/incompletos.
La multa puede ir de 20 a 210 veces el salario mínimo diario general vigente.
¿Qué hacer si tuve una rectificación de prima por parte del IMSS el año pasado?
El IMSS puede verificar lo que envías y, si la prima no encaja con sus registros, puede rectificar y notificarlo.
Si la empresa se encuentra en revisión de algún periodo anterior y aún no se resuelve, el IMSS indica que debes continuar cubriendo cuotas con base en la clasificación y prima que hayas determinado mientras se resuelve, y considerar esa prima para el nuevo cálculo.
¿Cómo afecta la modalidad de teletrabajo (Home Office) al riesgo de trabajo?
En home office, accidentes durante el horario laboral pueden contar como riesgos de trabajo si se prueban. Sigue la NOM-037 para condiciones seguras en casa. En otras palabras, no importa tanto dónde pasó (oficina o casa), sino cómo lo califica el IMSS (si fue o no riesgo de trabajo) y si entra como caso considerado para el cálculo.
- Define horarios y reglas claras de teletrabajo.
- Capacita en ergonomía y seguridad.
- Documenta incidentes y repórtalos como corresponde (para evitar confusiones después).
La prevención de accidentes como estrategia de ahorro fiscal
¡Pon atención! Para que la empresa pague lo justo, y no afecte la planeación financiera, recuerda que la prevención es fundamental. Lo que puedes hacer 👇.
- Controlar y documentar riesgos: lo que no documentas, luego es un caos al calcular.
- Revisar tu siniestralidad cada mes, no una vez al año (así febrero no te explota).
Evitar riesgos no solo cuida a tu equipo, sino que baja tu prima y ahorra impuestos. Usa herramientas simples para rastrear todo. ¿Quieres simplificar tu contabilidad y cumplir con el IMSS sin esfuerzo? Alegra Contabilidad es la solución para llevar orden y tener tu información lista cuando te toca cumplir.
Prueba Alegra gratis por 15 días y organiza tu operación con más claridad (sin enredos y sin perder tiempo).
