Desde 2014, la emisión de factura electrónica es obligatoria en México, convirtiéndose en lo que ahora conocemos como CFDI y dejando atrás el uso de facturas tradicionales. La facturación electrónica es fundamental para que tu negocio opere con regularidad y en cumplimiento con el SAT.
¿Tienes dudas de cómo funciona una factura electrónica? ¡Tranquilo! Llegaste al lugar indicado, te explicamos todo sobre la factura electrónica en México: desde su propósito y validez legal hasta cómo generarla, anularla y cómo automatizar este proceso para ahorrar tiempo y evitar errores 🤓.
¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica o CFDI es un documento digital que sirve para comprobar las ventas o compras que hace tu empresa y cumple con las normativas del SAT en México. Este documento es obligatorio para todas las empresas y contribuyentes, y se utiliza para validar transacciones comerciales.
Las facturas electrónicas contienen información detallada de la transacción, como datos de las partes involucradas, descripción del servicio o producto, valor, impuestos, y un sello digital (CSD) que asegura su validez.
¿Cuál es el objetivo de la factura electrónica?
Su objetivo principal es facilitar el control fiscal del gobierno, reducir errores, combatir la evasión de impuestos y simplificar los procesos administrativos. Es decir, ayuda al SAT a supervisar las operaciones fiscales de manera eficiente.
Además, la factura electrónica mejora la seguridad, ya que cada documento lleva un sello digital que garantiza su autenticidad. Esto beneficia tanto a las empresas, que pueden gestionar mejor sus finanzas, como al SAT, que tiene un registro claro de todas las transacciones.
¿Cuál es la validez legal de una factura electrónica en México?
En México, la factura electrónica tiene la misma validez legal que una factura en papel, siempre que cumpla con los requisitos del SAT.
Y de acuerdo al SAT, para que sea válida, la factura debe 👇.
- Ser emitida a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), como Alegra, que valida y timbra el documento.
- Incluir todos los datos obligatorios, como el nombre y RFC del emisor y receptor, el folio, la fecha y el monto total.
- Contar con un sello digital y un timbre fiscal del SAT, que garantizan su autenticidad.
Esto asegura que la factura electrónica sea un documento confiable para fines fiscales y legales, con la ventaja de ser más práctica y segura que el papel 😉.
¿Quién está obligado a expedir factura electrónica?
Según el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, todos los contribuyentes están obligados a emitir comprobantes digitales, por medio de internet, es decir, facturación electrónica.
Por lo tanto, deben emitir facturas electrónicas todas las personas físicas y morales que realicen actividades económicas, están registradas en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y realizan transacciones comerciales que requieren comprobación fiscal.
¿Quién no emite factura electrónica?
No deben emitir facturas electrónicas contribuyentes que no estén registrados en el RFC, por no realizar actividades económicas o que están registrados como suspendidos o cancelados.
Tampoco las personas físicas que obtienen ingresos exclusivamente por sueldos y salarios y que no exceden cierto umbral (como MXN 400,000 en el ejercicio anterior). Sin embargo, es preciso confirmar la situación individual.
¿Cuánto tiempo tengo para solicitar una factura electrónica?
En México, puedes solicitar una factura electrónica hasta 24 horas después de realizada la compra o el pago por el producto o servicio. Sin embargo, algunos establecimientos permiten solicitarla en plazos mayores, aunque no están obligados a hacerlo.
¿Cuáles son los requisitos para generar una factura electrónica?
Para emitir una factura electrónica en México, necesitas cumplir con los siguientes requisitos 👇.
- Certificado de Sello Digital (CSD): es un certificado emitido por el SAT que permite firmar digitalmente las facturas.
- Proveedor Autorizado de Certificación (PAC): una entidad autorizada por el SAT, que valida y timbra las facturas.
- Datos obligatorios: debe incluir información como el nombre y RFC del emisor y receptor, descripción de productos o servicios, cantidades, precios y totales.
- Formato XML: el CFDI debe generarse en formato XML, que es el estándar del SAT.
👉 Cumplir con estos requisitos asegura que tus facturas sean válidas y aceptadas por las autoridades fiscales.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
Crear una factura electrónica es más sencillo de lo que parece. Aquí te explicamos los pasos básicos.
- Reúne la información necesaria: incluye el nombre y RFC del emisor y receptor, descripción de los productos o servicios, cantidades, precios y totales.
- Usa un software de facturación: herramientas como Alegra te ayudan a generar el CFDI en el formato correcto.
- Recibe el CFDI timbrado: una vez timbrado, el documento es válido para fines fiscales.
Datos que deben incluirse en una factura electrónica para que sea válida
¡Pon atención! 😉 Esta es la información crucial que debes tener para emitir una factura electrónica:
| Serie y folio | Identificador único de la factura. |
| Fecha de expedición | Día en que se emite la factura. |
| Nombre y RFC del emisor | Datos del negocio que emite la factura. |
| Nombre y RFC del receptor | Datos del cliente o comprador. |
| Domicilio fiscal del emisor | Dirección registrada ante el SAT. |
| Lugar de expedición | Ciudad o lugar donde se emite la factura. |
| Descripción de productos o servicios | Detalle de lo que se vende o presta. |
| Cantidad y precio unitario | Número de unidades y costo por unidad. |
| Subtotal, descuentos e impuestos | Detalle de los montos antes y después de impuestos. |
| Total | Monto final a pagar. |
| Método y forma de pago | Cómo y cuándo se pagará la factura. |
| Uso CFDI | Propósito fiscal de la factura (por ejemplo, gastos generales). |
| Certificado y sello digital | Firma digital del emisor para autenticidad. |
| Timbre fiscal del SAT | Sello del SAT que valida la factura. |
👉 Estos datos aseguran que la factura cumpla con las normativas fiscales.
¿Cuál es la forma de entregar las facturas electrónicas?
Cuando se emite una factura electrónica se generan dos archivos, uno en formato PDF y otro en formato XML. En este caso, el formato XML es aquel que tiene valor ante el fisco y que resulta realmente importante para el SAT.
La factura en formato PDF podrá ser enviada por correo electrónico al buzón que indique el receptor. De igual forma, los emisores de facturas electrónicas están obligados a presentar ante sus clientes el archivo .XML en caso de que el receptor lo solicite.
¿Cómo se hace para anular una factura electrónica?
Anular una factura electrónica es posible, pero debe hacerse correctamente.
- Verifica si es posible anularla: solo se pueden cancelar facturas que no estén vinculadas a otros documentos fiscales.
- Usa tu software de facturación: plataformas como Alegra permiten anular facturas directamente.
- Indica el motivo de la anulación: debes especificar por qué se cancela (por ejemplo, error en los datos).
- Obtén la confirmación: el SAT y el PAC serán notificados, y la factura quedará marcada como cancelada.
Además, puedes sustituir una factura cancelada desde el SAT, pero recuerda, as importante notificar al receptor de la factura sobre la anulación para evitar confusiones fiscales.
¿Cuáles son los principales cambios en la factura electrónica con la versión más reciente del CFDI?
Desde el 31 de marzo de 2023, la versión CFDI 4.0 es la única válida en México. Los principales cambios incluyen:
- Validación obligatoria del nombre y domicilio fiscal del receptor.
- Inclusión de información más detallada sobre pagos parciales.
- Obligación de precisar claramente el uso del CFDI.
- Nuevos requisitos en los conceptos facturados.
- Interrelación de CFDIs, permite vincular facturas, como en devoluciones o traslados.
- Nuevo formato para registrar retenciones fiscales.
Estos cambios buscan mejorar la eficiencia y seguridad del sistema de facturación electrónica.
Conoce más sobre la facturación con terminal Clip en Alianza con Alegra.
¿Cuáles son las sanciones por no emitir correctamente una factura electrónica?
No cumplir con las normativas del SAT puede traer consecuencias serias. Según el SAT, las sanciones incluyen 👇.
- Multas: desde $400 hasta $97,330 MXN dependiendo de la gravedad
- Intereses moratorios: por impuestos no pagados a tiempo.
- Auditorías fiscales: el SAT puede investigar tu negocio.
- Cancelación temporal o definitiva de tu sello digital.
¿Cómo se pueden automatizar los procesos para generar factura electrónica en una empresa?
Automatizar la facturación electrónica ahorra tiempo y reduce errores. Con herramientas como Alegra.
- Generar facturas electrónicas rápidamente.
- Integrar la facturación con sistemas de contabilidad o CRM.
- Automatizar el envío y recepción de facturas.
- Mantener un registro digital de todas las transacciones.
- Asegurar el cumplimiento con las normativas del SAT.
¿Cómo beneficia el uso de la factura electrónica a los pequeños negocios y emprendedores?
La factura electrónica ofrece grandes ventajas para pequeños negocios y emprendedores:
El CFDI es flexible y se adapta a distintos sectores
| Comercio minorista | Facilita la gestión de inventarios y ventas al público, como tiendas o supermercados. |
| Servicios | Facturas para consultorías, reparaciones o servicios profesionales. |
| Construcción | Facturas para materiales, mano de obra o proyectos específicos. |
| Transporte | Incluye el complemento Carta Porte para traslado de mercancías. |
| Restaurantes | Automatiza el cobro y emisión de tickets con detalles de consumo. |
En todos los casos, el CFDI estandariza los procesos, facilitando la interacción con clientes y el SAT.
Ahora que conoces todo sobre la factura electrónica en México, es el momento de implementarla en tu negocio. Con Alegra, puedes emitir facturas electrónicas de forma sencilla, rápida y segura.
🚀Recupera tu tiempo y haz crecer tu empresa con Alegra, el software más completo de Contabilidad Inteligente.
