Un dato 💡: un mal manejo de inventarios puede hacerte perder dinero sin darte cuenta. ¿Sabes exactamente cuántos productos tienes en stock? Si no lo controlas a tiempo, esto puede convertirse en un desastre. Pero no te preocupes, aquí te contamos todo lo que necesitas saber para dominar el manejo de inventarios para proteger tus finanzas 😉.
¿Qué es el manejo de inventarios?
El manejo de inventarios es el proceso de controlar y supervisar todos los productos o materiales que tu empresa tiene en stock. Incluye saber cuánto tienes, dónde está y en qué estado se encuentra, así como planificar cuándo reabastecer o gestionar el exceso mediante venta o descarte
Si tu negocio no controla el inventario, corres el riesgo de perder ventas, desperdiciar recursos o inmovilizar capital en productos que no se mueven
Por ejemplo, el manejo de inventario físico exige un recuento real de productos que te permite saber si lo registrado en el sistema coincide con lo que hay en tu almacén. Esto es esencial para identificar robos, daños o errores en la entrada de datos.
Piensa en el manejo de inventarios de una empresa ejemplos, una tienda de ropa que administra sus tallas y modelos para ofrecer siempre las prendas más vendidas, o una ferretería que mantiene las herramientas más populares en exhibición porque sabe que se venden rápidamente.
En ambos casos, el objetivo es el mismo: satisfacer al cliente con la mercancía adecuada en el momento adecuado.
¿Cómo se maneja un inventario?
¡Pon atención! 😉 Ya existen herramientas y sistemas de gestión de inventario. Pero, si eres un empresario que recién comienza a hacer su recuento de stock, te compartimos los pasos clave.
- Clasifica tus productos o materiales
Agrupa lo que vendes en categorías fáciles de entender. Por ejemplo, en un restaurante podría tener “ingredientes frescos”, “ingredientes secos” y “bebidas”. Si es necesario, subdivide aún más. Siguiendo el ejemplo, “ingredientes frescos” se pueden dividir en “vegetales”, “frutas” y “carnes”.
- Registra toda la información en un sistema
| Fecha de entrada | ¿Cuándo llegó el producto al almacén? |
| Cantidad | ¿Cuántos productos se han adquirido? |
| Costo unitario | ¿Cuánto pagaste por cada unidad? |
| Ubicación | ¿En qué parte del almacén o sucursal se encuentra el producto? |
| Fecha de salida | ¿Cuándo sale el producto del almacén? (Venta) |
- Establece un método de control
👉 FIFO (First In, First Out): vende primero lo que llegó primero. Es ideal para productos perecederos o con fecha de caducidad.
👉 LIFO (Last In, First Out): vende primero lo que llegó de último. Suele usarse cuando los precios suben rápidamente.
- Realizar inventarios periódicos.
Al menos una vez al mes, revisa que lo registrado coincide con la realidad. Si encuentras diferencias, determina la causa (robos, deterioros o errores) y ajusta de inmediato.
- Aplica de indicadores clave (KPI)
Revisa la rotación de inventarios, es decir, ¿cuántas veces al año se vende y repone el stock? También, debes estar atento a los días de inventario, ¿cuántos días te dura el stock actual? Por último, analiza el índice de productos obsoletos, ¿cuántos productos se quedan estancados?
- Pronostica la demanda
👉 Análisis histórico de ventas: observa el comportamiento de las ventas en periodos pasados para estimar escenarios futuros.
👉 Tendencias de mercado: investiga qué productos están en auge o en decadencia.
👉 Ciclos estacionales: si vendes sombrillas, habrá más demanda en temporada de lluvias o verano, según el país.
- Optimiza con tecnología
Utiliza soluciones que automaticen la gestión y eviten errores humanos, como un sistema POS. Configura notificaciones para cuando el stock baje de cierto nivel. Lo ideal es conectar tu sistema de facturación con tu inventario para reducir procesos manuales.
¿Cuáles son los 4 tipos de inventario?
En cualquier manejo de inventarios, por ejemplo, generalmente se distinguen cuatro tipos básicos.
Cada tipo de inventario requiere un nivel de control distinto, ya que cada uno cumple una función diferente en la cadena de suministro e incluso en las cuentas o ingresos contables.
Ejemplos de manejo de inventarios
Para entender mejor el manejo de inventarios de una empresa ejemplos, revisamos algunas situaciones.
| Empresa | Desafío | Solución |
| Empresa de alimentos orgánicos | Los productos tienen fecha de caducidad | Usar el método FIFO para vender primero los productos que llevan más tiempo. Hacer inventarios físicos semanales para evitar pérdidas por vencimiento. |
| Tienda de ropa en línea | Tener disponible la talla y el modelo que el cliente busca. | Lleve un registro detallado de tallas, colores y ubicaciones. Aplicar pronósticos de venta basados en temporadas (primavera-verano, otoño-invierno). |
| Fábrica de muebles | Controlar tanto la madera y los insumos como los muebles terminados en el almacén | Separar cuidadosamente el inventario de materia prima (madera, clavos, barniz) de los productos en proceso (muebles sin terminar) y terminados (listos para la venta). |
En cualquiera de estos casos, el punto en común es asegurar que la cantidad de productos sea la adecuada para la demanda, sin caer en sobre abastecimiento ni en escasez.
Beneficios de manejo de inventarios
Aplicar un buen manejo de inventarios trae diversas ventajas para tu empresa 👇.
- Mejora en el flujo de efectivo: evitas invertir de más en productos que no se venden con rapidez.
- Reducción de costos: menos pérdidas por productos vencidos, dañados o extraviados.
- Mayor satisfacción del cliente: tus clientes encontrarán lo que buscan sin esperas innecesarias.
- Decisiones basadas en datos: con información confiable, puedes planificar compras y ventas de manera estratégica.
- Optimización de espacio: al saber exactamente cuántos productos necesitas, liberas tu almacén de exceso de inventario.
- Previsión de picos de demanda: estarás listo para temporadas altas sin caer en faltantes.
Sistema para administración de inventarios
Contar con un sistema especializado para la administración de inventarios es vital para el empresario moderno. Un software te permite:
| Automatizar registros | Sincronización de áreas | Generación de informes | Reducción de errores | Ahorro de tiempo |
| Se acaban los papeles sueltos o las hojas de Excel que se pierden. | El equipo de compras, ventas y contabilidad puede trabajar en línea y al instante. | Verás gráficos sobre la rotación de stock, niveles de inventario y costos. | Cada registro se hace con datos exactos, y el sistema puede alertarte cuando algo no cuadra. | Al optimizar los procesos, tu equipo se dedica a tareas de mayor valor estratégico. |
¿Listo para dejar atrás el caos de números y productos extraviados? Dar el paso hacia una correcta gestión de stock puede marcar la diferencia entre un negocio estancado y uno que se impulsa con fuerza en el mercado.
Implementar procesos claros, capacitar a tu equipo y apoyarte en la tecnología adecuada te pondrá en la ruta de la eficiencia y el crecimiento 😉. Para ello está Alegra, una solución con herramientas intuitivas para mantener tu inventario ordenado y eficiente. Además, te permite facilitar los procesos de facturación, contabilidad y otras herramientas que se integran perfectamente para que lleves tus números en orden.
