Nómina electrónica en Colombia – DIAN

 

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La nómina electrónica, es una herramienta impulsada por la resolución No. 000013 de la DIAN emitida el 11 de febrero de 2021. Sin duda, esta es una de las novedades en el 2021 en materia tributaria para Colombia, y una de las obligaciones que tendrán las empresas empleadoras en el País.

Podríamos decir que la base de este nuevo soporte de pago, es la facturación electrónica, una modalidad que al día de hoy usan la mayoría de empresas Colombianas. 

Esto nos deja dos reflexiones: la primera es que seguramente para las empresas que hayan implementado la facturación electrónica, les será mucho más sencillo el proceso de implementación y la comprensión del funcionamiento de la nómina electrónica

Y la segunda, es que toda persona que esté pensando en crear empresa para este 2021 deberá tener en cuenta que tendrá dos requisitos legales que cumplir como son; la implementación de la nómina electrónica y facturación electrónica. Ahora que ya tenemos contexto ¿Qué te parece si entramos en materia?

 

¿Cómo funciona la nómina electrónica? Periodicidad y Formato.

Anteriormente la nómina de los empleados se procesaba en nuestros sistemas contables, ahora lo que se busca con esta versión electrónica, es lograr una transformación muy similar al de la generación de la facturación electrónica.

Una de las preguntas más comunes para los emprendedores y contadores que ya han iniciado sus investigaciones respecto a este tema, es el asunto de la generación del  soporte de pago de la nómina electrónica.

La mejor manera de poder comprender cómo funcionará, según el proyecto resolución y diferenciar dos momentos:

  1. La generación de la nómina de acuerdo a la periodicidad de la empresa: Si en tu empresa la nómina se genera cada 10 días, cada 15 días o de manera mensual, no tiene por que cambiar, puede seguir siendo la misma. Sin embargo, deberás tener presente que si existe una periodicidad indicada por resolución para el envío de la información a la DIAN, que justamente te lo explicamos en el punto dos.
  2. Envió de información a la DIAN: De acuerdo al proyecto resolución que publicó la DIAN: El soporte de pago de nómina electrónica, se deberá presentar los primeros 10 días del mes siguiente al que realice el pago. Es decir, tendrás esos días para enviar esos conceptos que pagaste a los empleados durante ese mes, mediante un formato XML.

Formato

El contenedor electrónico XML, será el formato que contendrá el documento nómina electrónica (Documento soporte y nota de ajustes) que se emita y la validación previa de la DIAN.  Si el usuario desea ver la información completa, solo bastará con abrirla en un formato de excel.

Tip Alegre : Se debe tener en cuenta que para cada empleado se deberá generar un archivo diferente.

¿Qué información debe contener la nómina electrónica?

Datos básicos del empleador y el empleado 

  • Conceptos de devengados
  • Conceptos de deducciones
  • Toda esta información será recopilada en el formato XML

¿Quiénes están obligados a implementar y generar la nómina electrónica?

Según el artículo 4 del proyecto resolución, los sujetos obligados a generar, transmitir y  validar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, del documento soporte de pago de nómina electrónica,  son quienes realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios,  e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.
 

Calendario

Con la publicación de esta Resolución, la Dian también establecerá un calendario de implementación del nuevo sistema de nómina electrónica, con varios plazos para el cumplimento periódico y la generación y transmisión de las nóminas de forma electrónica. Dicho calendario estará dividido principalmente, de acuerdo al número de empleados de las empresas obligadas, y las fechas de incorporación previstas serán las siguientes:

 

1. Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados

Grupo

Fecha de inicio habilitación

Fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina

Intervalo en relación con el número de empleados

Desde

Hasta

1 31/05/2021 01/07/2021 Más de 251
2 01/08/2021 101 250
3 01/09/2021 11 100
4 01/10/2021 4 10
5 01/11/2021 2 3
6 01/12/2021 1 1

2. Calendario de implementación para otros sujetos que no atiende al número de empleados

Grupo

Fecha de inicio habilitación

Fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina

Otros sujetos

1 31/03/2021 30/06/2021 Las entidades del Estado del orden nacional y territorial.

3. Calendario de implementación Permanente

Grupo

Fecha de inicio habilitación

Fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina

Otros sujetos

1 Cuentan con un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral legal o reglamentaria con posterioridad a la entrada en vigencia de la resolución, para el inicio del procedimiento de habilitación para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento y la fecha máxima para iniciar la citada transmisión Los nuevos sujetos que deban generar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento como soporte para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, e impuestos descontables en Impuesto sobre las Ventas –IVA, cuando aplique.

4. Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta

Grupo

Fecha de inicio habilitación

Fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina

Otros sujetos

1 31/03/2022 31/05/2022

Los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta.

Información y contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica

 Según el proyecto resolución el documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener:

  • La denominación de documento soporte de pago de nómina electrónica, expresamente.

     

  • Apellidos y nombre(s) o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto obligado a generar, transmitir y validar y el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica (artículo 4 de  la resolución)
  • Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
  • El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
  • Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el (artículo 4 de esta resolución)
  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
  • El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina,  menos el valor total de deducido de nómina.
  • El medio de pago.
  • Fecha y hora de generación.
  • La firma digital del sujeto obligado a generar, transmitir y validar y el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica (artículo 4 de  la resolución).
  • La firma electrónica será una herramienta que garantizará la autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  • Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviere.

Beneficios de la nómina electrónica

  • Conservar los históricos de mis pagos de nómina en la nube.
  • Reportes inteligentes en tiempo real del comportamiento.
  • Tomar los pagos realizados como un descuento tributario.
  • Amigables con el medio ambiente.
  • Digitalización de las empresas.

¿Cómo puedo implementar la nómina electrónica en mi empresa?  

 

La implementación nómina electrónica se podrá lograr por cualquiera de estas dos opciones:
 

  • Desarrollo propio: Se puede considerar la posibilidad de implementar la nómina electrónica a partir de un desarrollo propio, siempre y cuando se cumpla con todos los requisitos exigidos por la DIAN.
  • Proveedor tecnológico como Alegra: Existen proveedores tecnológicos especializados en la implementación de nuevos soportes electrónicos, con los cuales el sistema de implementación será muy sencillo.

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