Con la digitalización a nivel mundial, cada vez es más frecuente la existencia de procesos para elaborar documentos. En muchas ocasiones por la importancia de estos documentos, su elaboración puede ser tardada, invirtiendo tiempo y recursos humanos que podrían bien ser empleados en otras actividades más necesarias. Uno de ellos es la elaboración de la nómina.
Es por eso que, con la ola de la digitalización, muchos países actualmente emplean este recurso. Acá te explicamos qué es la nómina electrónica y cuáles son sus beneficios.
Definición de nómina electrónica
La Nómina Electrónica o “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” es un documento digital en formato .XML que contiene información acerca de la nómina que un empleador le paga a sus empleados. Este archivo debe ser remitido a la DIAN para dar soporte del proceso de pago de la nómina, reflejando los pagos devengados, deducciones por parafiscales y el neto a pagar.
Ventajas de la nómina electrónica
¿Está considerando cambiar al manejo de una nómina electrónica, pero aún no te decides? A continuación compartimos algunas ventajas de la nómina electrónica:
- Mayor seguridad: gracias a su digitalización y uso de la firma electrónica, el documento es certificado y tiene la misma validez que un físico. De esta forma, la firma de recibido por parte del empleado, se vuelve el justificante bancario de la transferencia recibida.
- Menor riesgo de perderla: Dado que es realizada por un software, es un archivo difícil de perder pues se pueden generar copias de seguridad.
- Ahorro de espacio: Al sustituir el papel por archivos electrónicos, evita reservar un espacio físico en el que se deba guardar los documentos físicos.
- Ahorro económico: Con la implementación de la nómina electrónica te olvidas del empleo de materiales como papel, tóner, sellos, sobres y otros insumos similares.
- Ahorro de tiempo: Con la gestión y automatización del proceso de nómina gracias al software, los empleados de RRHH podrán destinar el tiempo necesario para otras actividades de mayor importancia.
- Acceso desde cualquier lugar: por su envío en correo, siempre que se tenga una conexión a internet, se podrá consultar de forma inmediata desde cualquier lugar y dispositivo.
Cada vez existen más recursos para automatizar y eficientar los procesos, sobre todo para aquellos que comienzan en el mundo del emprendimiento. Este tipo de herramientas, como lo es la emisión de la nómina electrónica, favorecen a negocios que necesitan concentrar recursos y esfuerzos para crecer.
