Perú: Ahorra tiempo con estos tips para configurar tu cuenta en Alegra

Para que una empresa pueda mantener una buena trayectoria financiera debe monitorear constantemente todas sus actividades y registros, ya que esto le permitirá medir mejor sus operaciones económicas y le ayudará en la toma de decisiones.

Por lo general los emprendedores usan aplicaciones contables para crear estos reportes, pero en algunos casos no obtienen los resultados esperados, debido a que no saben cómo clasificar la información o introducir los datos de su empresa.

Pensando en estos usuarios, hoy hemos preparado una guía para ayudarte a configurar tu cuenta en Alegra sin problemas y así puedas ahorrar tiempo llevando la contabilidad de tu negocio.

¿Cómo configurar los datos de la empresa en Alegra?

Para agregar o modificar los datos de una empresa es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Selecciona la opción “Configuración”.
2. Haz clic en la opción “Empresa”.
3. En esta sección completa el formulario con la información requerida de Nombre o razón social, RUC y Régimen.

De forma adicional también puedes ingresar los siguientes datos:

• Dirección
• Teléfono
• Sito web de tu empresa
• Correo electrónico

Luego de ingresar toda la información de tu empresa, debes configurar la precisión decimal que usarás en tus comprobantes electrónicos seleccionando entre las opciones 0, 1 o 2 decimales.

Otro detalle importante que debes configurar antes de emitir tus facturas es el separador decimal de tus exportables, ya que este debe ajustarse a los formatos que uses en Excel para que a la hora de exportar tus reportes no tengas ningún inconveniente en la visualización de las cifras.

Para configurar el separador decimal de tus exportables, ubica la opción Separador Decimal para Exportable y selecciona coma (,) o punto (.).

Cuando hayas terminado de realizar todos estos ajustes debes seleccionar la opción “Guardar” para aplicar los cambios.

¿Cómo configurar el correlativo de documentos y facturas electrónicas?

Una de las ventajas de Alegra es que permite a sus usuarios administrar las series y correlativos de sus documentos de manera ordenada gracias a un consecutivo que se incrementa de forma automática cada vez que se genera un comprobante.

Esta función permite configurar la serie y correlativo a partir del cual vas a elaborar tu próxima factura, boleta, nota de crédito, recibo de caja, comprobante de pago, remisión, cotización u orden de compra.

Pasos para configurar el correlativo de tus comprobantes:

1. Dirígete a menú “Configuración”
2. Selecciona la opción “Numeraciones”.
3. Luego debes indicar la serie y consecutivo para tus documentos.

Antes de hacer estos cambios debes tener en cuenta que para emitir  facturas electrónicas y sus respectivas notas de crédito la serie debe comenzar por la letra “F”, y boletas de venta electrónicas y sus notas de crédito correspondientes deben comenzar por la letra “B”. En ambos casos el correlativo debe tener 4 caracteres.

En cuanto a los comprobantes de pago y recibos de caja, el sistema permite ingresar la serie y correlativo que desees. Para las remisiones, cotización y órdenes de compra, puedes iniciar a partir del número que llevas en otro sistema o utilizar el que asigna el sistema por defecto.

Cuando hayas finalizado de hacer todos los cambios, debes hacer clic en “Guardar” para aplicarlos.

Si deseas crear una numeración nueva para tus ventas electrónicas haz lo siguiente:

1. Selecciona el menú “Configuración”.
2. Haz clic en la opción “Numeraciones”.
3. Luego en la parte superior, en el botón “Nueva numeración” y completar los siguientes datos:

Tipo de venta: elige entre factura o boleta de venta.

Nombre: ingresa un nombre para identificar tus comprobantes.

Serie: debe contener 4 caracteres y empezar por la letra “F” para facturas de ventas y “B” para boletas de venta.

Correlativo inicial: aquí puedes ingresar el correlativo con el que vas a elaborar la próxima factura o boleta. Al momento de realizar este paso debes tener en cuenta que si has realizado facturas o boletas en el sistema SUNAT, en Alegra usarás una serie nueva e independiente, por lo que recomendamos iniciar con el correlativo uno (1). Si has emitido comprobantes electrónicos en otros sistemas del contribuyente, puedes continuar con el correlativo que corresponda.

Resolución: en esta sección sistema adiciona de manera automática la resolución de SUNAT para comprobantes electrónicos “Autorizado mediante resolución Nº 032-005-0000211”.

Para finalizar, selecciona si deseas que esta numeración sea la “preferida” para que se use por defecto al elaborar tus ventas.

Cuando hayas terminado de ingresar todos los datos de tu cuenta debes seleccionar la opción “Guardar” para aplicar los cambios.

Además de esta configuración, en Alegra también tienes la opción de ingresar el correlativo de tus facturas de forma manual, sin embargo, esta configuración no se activará si tienes programada la función de facturas recurrentes.

Usar por primera vez una aplicación contable puede ser algo complicado si no sabes configurarla, es por ello que en Alegra contamos con un excelente servicio de soporte que te guiará paso a paso para que puedas emitir tus comprobantes sin problemas y ahorres tiempo administrando tu negocio.

Si aún no tienes una cuenta, te invitamos a registrarte de forma gratuita y probar por 15 días los beneficios de nuestro software de facturación.