Gestionar tu stock es sencillo cuando manejas pocas unidades. 📦 Pero, ¿qué sucede cuando tu negocio crece o la producción aumenta? ¿Cuántos insumos necesitas? ¿Cuántos productos terminados tienes? 🤯 Para evitar complicaciones y cálculos innecesarios, te explicamos todo sobre el control de inventarios y cómo puede beneficiar a tu empresa. 👇
¿Qué es control de inventarios?
Un sistema de inventarios permite a una empresa gestionar sus almacenes, identificando qué productos mover más rápido, cuáles escasean, su rotación y en cuáles se invierte más para su stock.
¿Para qué sirve un sistema de control de inventarios?
Este es esencial para gestionar eficientemente el stock de una empresa. Su función principal es supervisar y administrar los artículos almacenados, manteniendo un equilibrio adecuado entre oferta y demanda. A continuación, detallamos sus principales propósitos 👇.
- Gestión de existencias: dando información en tiempo real sobre la cantidad de productos disponibles, facilitando decisiones de reabastecimiento y ventas.
- Optimización de costos: reduce los gastos asociados con el exceso de inventario y evita faltantes que pueden causar pérdidas de ventas.
- Mejora en la satisfacción del cliente: asegura la disponibilidad de productos, mejorando la capacidad de respuesta a las demandas y aumentando la lealtad del cliente.
- Prevención de pérdidas: minimiza pérdidas por deterioro, obsolescencia o robo mediante un seguimiento riguroso de las existencias.
- Facilitación de la planificación: ofrece data valiosa para planificar compras y producción, anticipando necesidades futuras y ajustando estrategias.
Importancia del control de inventarios en una empresa
Este sistema equilibra equilibra las existencias y la demanda, reduciendo costos al identificar productos con baja rotación y necesidades de reabastecimiento. Además, evita retrasos y deterioros, y previene fraudes y errores.
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Beneficios del control de inventarios
La gestión de inventarios ofrecen amplias ventajas para una empresa, especialmente en orden, planificación y ahorro. Aquí te compartimos algunos beneficios:
Características del control de inventarios
Todos los sistemas de control comparten elementos clave. Aquí te compartimos los más relevantes 👇.
- Balance de existencias: mantiene un equilibrio entre la oferta y la demanda de productos.
- Reducción de costos: identifica productos con baja rotación y necesidades de reabastecimiento, optimizando los recursos.
- Prevención de pérdidas: minimiza el riesgo de deterioros, fraudes y errores mediante un seguimiento riguroso.
- Eficiencia operativa: automatiza la gestión de inventarios, reduciendo el tiempo y esfuerzo manual.
- Visibilidad en tiempo real: proporciona información actualizada sobre las existencias y su estado.
- Planificación precisa: ayuda en la previsión de necesidades futuras y en la toma de decisiones estratégicas.
- Mejora en la satisfacción del cliente: asegura la disponibilidad de productos, evitando retrasos y desabastecimientos.
- Integración con otros sistemas: se conecta con sistemas de ventas, compras y finanzas para una gestión cohesiva.
Métodos de control de inventarios
Existen varios métodos para realizar el control de inventarios. A continuación, te explicamos los 4 más conocidos:
Método EOQ
Acrónimo de Economic Order Quantity, se traduce como “cantidad económica de pedido”. Este modelo sencillo tiene como objetivo reducir los costos de inventario al equilibrar los costos de pedido y almacenamiento.
Este modelo es aplicable cuando la demanda de la empresa es constante y previsible. Los costos de almacenamiento deben ser conocidos y dependientes del nivel de stock. Además, no deben ocurrir roturas de inventario, y la empresa debe poder solicitar cualquier cantidad de productos al proveedor en cualquier momento.
Método ABC
Este tipo clasifica y organiza los productos almacenados según su importancia, valor económico, nivel de rotación, etc. También se conoce como el método 80/20, ya que el 80% de los resultados proviene del 20% de los esfuerzos.
Las categorías son:
- Categoría A: representa aproximadamente el 20% del inventario total, pero su valor puede alcanzar el 80%. Son productos muy importantes y requieren un control cercano y cuidadoso.
- Categoría B: productos de precio intermedio, menos importantes que los de la categoría A, pero más que los de la C. Representan alrededor del 40% del total de artículos y el 15% del valor total del stock.
- Categoría C: tienen menos valor que los productos de las categorías A y B, aunque ocupan el 40% del inventario en cantidad. No son tan importantes y requieren menor atención y control.
Método PEPS o FIFO
El método PEPS (Primera entrada, Primera salida) o FIFO (First In, First Out) asegura que los primeros artículos en ingresar al almacén sean los primeros en venderse. Esto reduce el riesgo de deterioro, devaluación o daños, y asegura la renovación del stock. Este tipo es ideal para productos perecederos o que pueden quedar obsoletos, como alimentos, cosméticos y dispositivos tecnológicos.
Método JIT
El Just in Time (JIT), o “justo a tiempo”, reduce costos de stock, sobreproducción, tiempos de espera y transporte innecesario al tener solo la cantidad necesaria de producto en el momento preciso para cubrir la demanda, eliminando desperdicios. Su implementación es compleja, requiriendo alta coordinación y organización en la cadena de suministro para asegurar el abastecimiento según la demanda y evitar faltantes de stock.
¿Cómo tener un control de inventarios?
Para tener un sistema de control efectivo de inventarios, sigue estos pasos:
- Implementa un sistema de gestión de inventarios especializado, para rastrear y gestionar tus existencias en tiempo real.
- Clasifica los productos, usando los distintos métodos para priorizar la mercancía según su importancia y valor económico.
- Registra todas las entradas y salidas, manteniendo un registro detallado de todos los movimientos de inventario.
- Realiza auditorías periódicas, verificando físicamente las existencias para asegurar que coincidan con los registros.
- Establece niveles de stock mínimos y máximos, definiendo límites para evitar excesos o faltantes de inventario.
- Pronostica la demanda, a través de datos históricos y análisis de tendencias para prever las necesidades futuras de stock.
- Optimiza el reabastecimiento, coordina con proveedores para recibir productos justo a tiempo según la demanda.
- Capacita al personal, asegúrate que todos los involucrados comprendan y sigan los procedimientos de control de inventarios.
- Monitorea continuamente, para ajustar tus estrategias de control de inventarios regularmente y mejorar su eficiencia.
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¿Cual es la diferencia entre un control de inventarios en excel vs un software?
La diferencia entre un control de inventarios en Excel y un software especializado radica en la funcionalidad, eficiencia y escalabilidad de cada opción. Aquí te compartimos un cuadro comparativo que te ayudará a entenderlo mejor:
| Aspecto | Control de Inventarios en Excel | Control de Inventarios con Software Especializado |
| Flexibilidad | Alta flexibilidad, pero limitada por el conocimiento del usuario. | Altamente flexible; opciones avanzadas de personalización. |
| Facilidad de uso | Fácil de usar para tareas básicas si se tiene conocimiento de Excel. | Interfaces diseñadas específicamente para la gestión de inventarios; requiere capacitación inicial. |
| Automatización | Pocas funciones automatizadas con fórmulas y macros. | Alta automatización en tareas repetitivas y alertas automáticas. |
| Escalabilidad | No muy escalable; manejo de grandes volúmenes de datos puede volverse engorroso. | Muy escalable; eficiente en el manejo de grandes volúmenes de datos y adaptable al crecimiento del negocio. |
| Personalización | Personalización limitada y manual. | Personalización avanzada con soporte técnico. |
| Actualización en tiempo real | Actualizaciones manuales y propensas a errores. | Actualizaciones en tiempo real con precisión. |
| Soporte y mantenimiento | Requiere mantenimiento manual; dependiente del conocimiento del usuario. | Soporte técnico disponible; mantenimiento automático y actualizaciones regulares. |
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