Tips para la presentación de información exógena

En Colombia, la mayoría de contadores públicos estarán enfocados en la elaboración y presentación de la información exógena, es por eso que desde Alegra, hemos decidido crear este artículo, donde a través de una serie de tips esperamos hacer esta temporada más liviana y gestionable.

Hoy nos centraremos en las recomendaciones para que tu proceso y presentación de la información exógena sea mucho más fácil.  

✅ Prepara primero la declaración de renta antes de la presentación de la información exógena

La declaración de renta es un documento valioso para una compañía, ya que recopila todas aquellas transacciones económicas realizadas por la compañía. Además, la información contenida en ella será importante para la presentación de la información exógena.

Por ello, te recomendamos que como primera parte del proceso de presentación de la información exógena, procures realizar previamente la declaración de renta, esto te permitirá hacer el cruce de información fiscal satisfactoriamente. 

Desde Alegra te proponemos tener los siguientes preparativos para la elaboración de la declaración de renta:

• Cierre contable
• Estados financieros
• Consolidación
• Depuración de terceros
• Cierre cuentas de impuestos
• Conciliaciones bancarias
• Clave portal DIAN
• Conciliación de cuenta de socios o accionistas

Para cada uno de estos puntos será indispensable contar con un software contable en la nube como Alegra, ya que te permitirá revisar los reportes de impuestos y retenciones necesarios para la elaboración de la declaración de renta.  

✅ Identifica previamente las fechas de presentación de la información exógena

¡No dejes todo para lo último! La planificación no solo nos genera tranquilidad, organización y tiempo extra, sino que reduce el riesgo de cometer errores.

Una de las mejores maneras de evitar situaciones de estrés, relacionadas con la presentación de información ante la DIAN, es implementar nuevos hábitos a tu rutina. Aquí te planteamos algunos:

• Identifica los vencimientos tributarios del mes siguiente, por lo menos con una o dos semanas de anticipación. 
• Solicita la información a tu cliente de forma oportuna. Esto no solo te permitirá presentar la información a tiempo, sino también mejorar tu comunicación con ellos.
• Apóyate de los usos de herramientas tecnológicas para enviar notificaciones de recordatorio tanto a tu cliente como a ti. Un buen ejemplo puede ser Google Calendar.
• Evita que se crucen el tiempo de presentación de otras obligaciones tributarias, teniendo un calendario tributario a la mano.

👉 Vencimientos para la presentación de la información exógena 2023

Grandes contribuyentes

Último dígito	Fecha
1	2 de mayo de 2023
2	3 de mayo de 2023
3	4 de mayo de 2023
4	5 de mayo de 2023
5	8 de mayo de 2023
6	9 de mayo de 2023
7	10 de mayo de 2023
8	11 de mayo de 2023
9	12 de mayo de 2023
0	15 de mayo de 2023

 

PERSONAS JURÍDICAS Y NATURALES

Últimos dígitos	Fecha
01 al 05	16 de mayo de 2023
06 al 10	17 de mayo de 2023
11 al 15	18 de mayo de 2023
16 al 20	19 de mayo de 2023
21 al 25	23 de mayo de 2023
26 al 30	24 de mayo de 2023
31 al 35	25 de mayo de 2023
36 al 40	26 de mayo de 2023
41 al 45	29 de mayo de 2023
46 al 50	30 de mayo de 2023
51 al 55	31 de mayo de 2023
56 al 60	01 de junio de 2023
61 al 65	02 de junio de 2023
66 al 70	05 de junio de 2023
71 al 75	06 de junio de 2023
76 al 80	07 de junio de 2023
81 al 85	08 de junio de 2023
86 al 90	09 de junio de 2023
91 al 95	13 de junio de 2023
96 al 00	14 de junio de 2023

✅ Inicia primero con los formatos más robustos

Una estrategia que te garantiza tener mayor agilidad y orden en el proceso de elaboración de la información exógena, es iniciar primero con los formatos más robustos, sobre los cuales las sanciones son mucho más onerosas que otras. Te recomendamos iniciar en el siguiente orden:

• FORMATO 1001 (Pagos y abonos en cuenta y retenciones)
• FORMATO 1007 (Ingresos recibidos)
• FORMATO 1008 (Saldos de cuentas por cobrar)
• FORMATO 1009 (Saldo de cuentas por pagar) 

Y luego el resto de los formatos:

✅ Base de datos de terceros

Hoy en día los datos de una compañía son pieza fundamental para la toma de decisiones y el análisis de la empresa en determinadas situaciones, y también lo son al momento de presentar la información exógena.

Es por ello que te recomendamos que cuides la información que tienes de tus terceros, teniendo sus bases de datos actualizadas como la dirección, los correos electrónicos, etc.

✅ Elabora la información exógena desde tu software contable como Alegra

El software contable es una herramienta indispensable en el proceso de presentación de la información exógena, ya que a través de él podemos generar los reportes de la información exógena, haciendo que manipulemos en menor medida la información, o que hagamos acciones como copiar, pegar o editar, lo que en definitiva reduce el porcentaje de error.

Ten presente que la información exógena se presenta mediante formatos que deben ser entregados al ente fiscal en un archivo XML a través de un prevalidador tributario que puede descargarse de manera gratuita en el portal de la DIAN.

Se parte de los miles de contadores que ganan tiempo y tranquilidad con Alegra

Esperamos que este contenido haya sido de utilidad y te proporcione herramientas para estas fechas de presentación de la información exógena.