Hoy en día muchas empresas optan por utilizar un software de nómina para que el proceso resulte más cómodo, accesible, sencillo y eficaz. Aquí conocerás cómo elegir el mejor de los proveedores de nómina electrónica en Colombia.
¿Qué es la nómina electrónica?
La Nómina Electrónica o “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” es un documento digital en formato .XML que contiene información acerca de la nómina que un empleador le paga a sus empleados. Este archivo debe ser remitido a la DIAN para dar soporte de la nómina en las declaraciones tributarias, en el cual se detallan los pagos devengados, deducciones y el neto a pagar.
¿Qué debo hacer para emitir la nómina electrónica?
Los obligados a la emisión de nómina son quienes realizan pagos o abonos por una relación laboral o de pensionados. Para eso, deben registrarse ante la DIAN como facturador electrónico, ya que ese soporte de pago pertenece al Sistema de Facturación Electrónica. Además, si no cuentas con un desarrollo propio, necesitas un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para emitir este documento.
¿Qué es un proveedor de nómina electrónica?
Los proveedores de nómina electrónica desarrollan las plataformas para agilizar el proceso de envío de los soportes de pago. Esto lo llevan a cabo mediante canales rápidos y seguros. Sin duda, son una solución que permite cumplir con este nuevo procedimiento ordenado por la DIAN. A continuación, te contaremos cómo escoger la mejor opción entre los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN 2022.
¿Cómo elegir al mejor proveedor de Nómina Electrónica?
Para elegir tu proveedor de Nómina Electrónica, debes verificar que si cumplan con los requisitos previos que la DIAN exige, también que a la hora de elegir tu proveedor tengas en cuenta, el precio, funciones y otros aspectos extras que ofrezcan. Los proveedores de nómina electrónica deben tener las siguientes características:
- Estar autorizados por esta entidad.
- Tener el RUT vigente y actualizado.
- Cumplir las condiciones de operatividad tecnológica establecidas por la DIAN.
Tras elegir tu proveedor de Nómina Electrónica que más se ajuste a tus necesidades, debes habilitarte ante la DIAN; este es un proceso muy sencillo con el que te puede ayudar tu proveedor, luego de cumplir con todos los requisitos, vas a poder generar tu nómina electrónica y la DIAN te va a otorgar la validez.
La DIAN es la entidad que se asegura de que los proveedores cumplan con todos los requisitos que deben tener los documentos soporte de Nómina Electrónica, veamos los más importantes:
Identificación
Es importante que tu empresa emita documentos que incluyan los apellidos y nombres junto con el número de identificación personal de cada empleado. Es importante que sea visible a que empleado pertenece cada documento soporte de Nómina.
Código CUNE
El código CUNE (código único de Nómina Electrónica) es un aspecto importante a la hora de emitir tu nómina. Este código se caracteriza por contar con un valor alfanumérico con el que se puede identificar cada documento. Cada documento soporte debe tener un código CUNE diferente.
El documento soporte debe incluir los datos del proveedor
Otro requisito es incluir los apellidos y el nombre o la razón social, junto con el NIT, del proveedor tecnológico que vas a utilizar para generar la nómina electrónica de tu empresa, además debes incluir el número de identificación de tu software.
Fecha y hora
El soporte de nómina electrónica debe incluir la fecha junto con la hora en que se generó el documento.
Especificar conceptos
El documento soporte de Nómina, debe relacionar el contenido junto con los valores de los conceptos que corresponden a los valores que se deducen en la nómina.
Beneficios de los proveedores de nómina electrónica a considerar
Alegra, uno de los proveedores de nómina electrónica en Colombia, te cuenta los beneficios de esta herramienta:
- Conserva históricos de pagos en la nube.
- Da reportes inteligentes en tiempo real.
- Toma pagos realizados como un descuento tributario.
- Es un sistema amigable con el medioambiente.
- Promueve la digitalización de las empresas.
Tips para elegir el mejor proveedor de nómina electrónica en Colombia
Por tanto, al momento de escoger al mejor de los proveedores de nómina electrónica en Colombia, necesitas tener en cuenta lo siguiente:
- Que sea una empresa autorizada.
- Que te ofrezca un sistema seguro.
- También, que se ajuste a las necesidades que tengas en tu compañía o emprendimiento.
- Que refleja confianza.
- Que sea fácil de implementar
- Tecnología en la nube, un proveedor que te permita crear facturas desde cualquier dispositivo y lugar, facilitara las operaciones de tu empresa.
- Tu proveedor tecnológico debe tener la capacidad de integrarse con tu programa contable y administrativo.
- El proveedor que decidas contratar debe estar en la capacidad de darte un soporte rápido y de calidad por todos los canales existentes, así como de notificar las actualizaciones de acuerdo con los lineamientos establecidos por la DIAN.
¿Por qué escoger a Alegra como tu proveedor de nómina electrónica?
Todas estas son características que reúne Alegra. Estamos certificados por la DIAN y emocionados por darle superpoderes a tu negocio. Alegra cuenta con varios planes que se ajustan a lo que requieres. No lo esperes más y crea tu cuenta.
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