Medios Magnéticos: ¿Qué son y cómo presentar la información correctamente?

Medios Magnéticos

Una de las ventajas de la tecnología actual es que ha mejorado la comunicación entre las empresas y los entes gubernamentales, ya que ahora es posible entregar todo tipo de información  de forma electrónica, sin tener que imprimir grandes volúmenes de documentos.

Un ejemplo de esta nueva metodología es la usada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la cual pide a todos los contribuyentes organizar todos los datos de la información exógena en un formato XML, mejor conocido como medios magnéticos.

¿Qué son los medios magnéticos y cómo se relacionan con la información exógena?

 

Se entiende como información exógena al conjunto de datos de operaciones con terceros (clientes o usuarios), de sus productos o servicios, que las personas naturales y jurídicas deben entregar a la DIAN de forma periódica.

La ley contempla que estos reportes deben ser entregados en un formato XML, por lo que es importante que en su elaboración todas las cifras se revisen minuciosamente para evitar futuras sanciones.

¿Por qué archivos XML?

Un archivo XML es un conjunto de registros digitales basados en un texto plano. Este archivo está conformado únicamente por caracteres y no posee un formato especial que necesite ser  procesado para su lectura.

Debido a la simplicidad de este formato, los archivos XML pueden ser traducidos y leídos por una gran cantidad de sistemas informáticos, lo cual facilita en gran medida su clasificación y comparación.

¿Para qué sirve esta información?

La DIAN usa la información de los formatos enviados para hacer cruces de la misma y garantizar que la persona responsable esté declarando correctamente. Este informe también permite identificar la información inexacta o errores, razón por la cual es importante la firma de la persona natural responsable o representante legal (en caso de que sea una entidad comercial) al momento de su entrega.

¿Quién debe entregar los medios magnéticos?

Este reporte debe ser entregado por toda persona natural o jurídica que cumpla con los topes de ingresos establecidos, por los agentes de retenciones y por las personas que practicaron autorretención durante el año.

¿Cuáles son las sanciones por no presentar los medios magnéticos?

A través del artículo 289 de la ley de reforma tributaria 1819 del 2016, el cual modificó el artículo 651 del ET, se establecen las normas para calcular las sanciones relacionadas con la entrega de los medios magnéticos.

A continuación explicaremos con más detalle cada una de ellas:

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Sanción por entrega luego del vencimiento de los plazos

Cuando se entregan los archivos XML en una fecha posterior a los plazos establecidos, la ley contempla que se debe cancelar una multa del 3% del valor total, aunque es posible reducirla un 70% si entrega este reporte dentro de los dos meses siguientes luego de la publicación de dicha sanción.

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Sanción por inclusión de datos erróneos

Si al momento de elaborar este reporte el contribuyente incluye información errónea, la ley lo obligará a pagar 4% adicional del valor total, pero podrá reducir esta sanción hasta un 50% si corrigen estos datos luego de la fecha establecida, pero antes de que se notifique los cargos.

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Sanción por falta de datos

La ley establece que toda persona natural o jurídica que no entregue los medios magnéticos o los entregue incompletos se le sumará el 5% del valor total. Esta multa podrá ser reducida un 20% si se entregan voluntariamente los datos faltantes antes que se emitan dichas sanciones.

¿Cómo evitar estas sanciones?

Debido a las repercusiones que puede ocasionar el incumplimiento de estas normas, es importante que el contribuyente sea muy cuidadoso en la elaboración de este informe.

A continuación te daremos algunos consejos que puedes aplicar para preparar tus medios magnéticos de una forma rápida y fácil:

  • Utiliza un software contable para recopilar tu información exógena de forma automática.
  • Revisa los lapsos de entrega y planifica la entrega con antelación.
  • Evita incluir información desactualizada o incorrecta.
  • Revisa que todos tus datos estén completos.

¿Necesitas ayuda para crear tus medios magnéticos? No te preocupes, en el primer trimestre del 2019 Alegra tendrá listo un sistema optimizado que se encargará de crear de forma automática estos cálculos, así ya no dedicarás tanto tiempo y esfuerzo para entregar tus archivos a la DIAN. ¡Quédate muy pendiente!