Toda empresa necesita contar con un documento que facilite las negociaciones. La factura proforma es esa solución, un recurso que puede anticipar y mejorar el manejo de tus transacciones. Descubre sus usos y cómo elaborarla correctamente.
¿Qué es una factura proforma y para qué sirve?
La factura proforma es un «borrador» de la factura final que detalla los bienes o servicios ofrecidos y su precio. Aunque incluye elementos similares a una factura convencional, carece de validez fiscal y contable, por lo que no se registra en la contabilidad ni se presenta ante las autoridades fiscales.
Este documento es útil ya que:
- Informa al comprador sobre precios, condiciones de venta y gastos adicionales.
- Facilita procesos de importación, exportación y declaraciones aduaneras.
- Justifica operaciones pendientes, como pedidos o envíos de muestras.
- Funciona como oferta formal en relaciones comerciales.
- Es utilizada por entidades financieras para gestionar préstamos o financiamiento.
¿Qué elementos debe contener una factura proforma?
Este documento tiene un propósito informativo para facilitar la toma de decisiones por parte del comprador. A continuación se detallan los elementos que debe contener:
- Título (debe incluir de manera visible la frase «Factura Proforma» en el encabezado).
- Fecha de emisión.
- Datos del vendedor (nombre o razón social, dirección fiscal y número de identificación fiscal (NIF) o número de IVA intracomunitario).
- Datos del Comprador (nombre completo o razón social, dirección y datos de contacto y número de identificación fiscal, si aplica).
- Descripción de Productos/Servicios, así como la cantidad y precio unitario.
- Precio total por cada partida.
- Información Financiera (subtotal de todos los artículos, descuentos aplicables, si los hay.
- Condiciones de Pago.
- Información de Envío.
¿En qué casos se utiliza una factura proforma?
La factura proforma se utiliza en varios casos prácticos:
- Formalización de pedidos pendientes de pago.
- Solicitud de financiamiento o préstamos.
- Evaluación de planes de viabilidad empresarial.
- Inicio de procesos de fabricación.
- Trámites administrativos, como solicitudes de subvenciones o comercio exterior.
- Justificación de gastos proyectados, por ejemplo, para acceder al pago único de una prestación por desempleo.
¿Cuánto tiempo de validez tiene una proforma?
La factura proforma no tiene un tiempo de validez legal, ya que es informativa y no vinculante. Su vigencia, generalmente entre 15 y 30 días, depende del acuerdo entre las partes o de las condiciones comerciales.
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¿Es necesario firmar una factura proforma?
No es necesario firmar una factura proforma modelo, ya que es un documento preliminar sin validez fiscal ni compromiso de pago, utilizado solo para detallar los términos de una transacción futura.
¿Qué pasa si pago una factura proforma?
Pagar una factura proforma puede llevar a malentendidos y complicaciones, ya que este tipo de documento no garantiza la entrega de bienes o servicios ni tiene validez contable. Es recomendable esperar a recibir la factura definitiva antes de realizar cualquier pago para asegurar que todas las condiciones estén formalizadas y sean vinculantes.
Ejemplo de una factura proforma
A continuación te compartimos un ejemplo de factura proforma formato en el que se pueden ver de forma fácil todos los elementos clave:
Como ves, cumple con la información básica que toda factura proforma debe tener, como 👇.
- Identificación del proveedor: nombre (Pedro Prueba Probando), DNI, dirección, teléfonos y correo electrónico.
- Identificación del cliente: nombre (Gestores y Asociados S.L.), CIF y dirección.
- Descripción: detalle de productos (radiadores, tubos, tapas, juntas) y servicios (horas de montaje).
- Datos económicos: base imponible, IVA, total y fecha de emisión de la factura.
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¿Qué diferencia hay entre factura proforma y factura normal?
Las diferencias entre una factura proforma y una factura comercial radican en su naturaleza, propósito y validez. Aquí te compartimos un cuadro comparativo:
| Característica | Factura Proforma | Factura Normal (Comercial) |
| Naturaleza | Documento preliminar e informativo. | Documento definitivo que refleja una transacción completada. |
| Validez fiscal | No tiene validez fiscal ni legal. | Tiene validez fiscal y es un documento legalmente vinculante. |
| Momento de emisión | Se emite antes de la entrega de bienes o servicios. | Se emite después de que los bienes o servicios han sido entregados. |
| Propósito | Funciona como un presupuesto o cotización. | Solicita el pago por bienes o servicios entregados. |
| Contenido | Detalla estimaciones de costos, condiciones y características de productos/servicios. | Incluye información detallada sobre la transacción, impuestos aplicables y condiciones de pago. |
| Registro contable | No se registra en la contabilidad hasta que se emite la factura definitiva. | Se registra en la contabilidad como un ingreso o gasto al momento del pago. |
| Uso en comercio internacional | Utilizada para facilitar procesos aduaneros y obtener licencias de importación. | Requerida para cumplir con normativas fiscales y aduaneras tras la entrega. |
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¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una factura proforma?
Aunque tanto la factura proforma como el presupuesto informan sobre costos y condiciones de una transacción, presentan diferencias importantes. Te las compartimos a continuación:
| Característica | Factura Proforma | Presupuesto |
| Naturaleza | Documento preliminar que detalla una oferta concreta. | Documento que presenta una propuesta de costos y condiciones. |
| Validez legal | Tiene validez como documento acreditativo de una actividad iniciada. | No tiene validez legal; es solo una oferta. |
| Uso en relaciones comerciales | Se utiliza en etapas más avanzadas de la negociación. | Comúnmente utilizado al inicio de las relaciones comerciales. |
| Nivel de detalle | Incluye detalles específicos sobre productos/servicios y costos. | Puede ser menos detallado y más orientativo. |
| Compromiso | Implica un compromiso más formal por parte del vendedor. | Es más flexible y puede estar sujeto a cambios hasta su aceptación. |
| Condiciones de pago | Generalmente incluye condiciones de pago más definidas. | Puede ser abierto a negociación y cambios en términos. |
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