La facturación electrónica (e-CF) es una de las medidas más relevantes para las empresas en República Dominicana, especialmente con la reciente obligatoriedad que se está implementando por parte de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII).
En este artículo, te guiaremos por el proceso oficial de facturación electrónica, detallando los pasos clave, el soporte disponible en cada fase y los tiempos esperados para emitir tu primer e-CF de manera exitosa.
¿Qué soporte brindan los proveedores de facturación electrónica en la implementación inicial?
Al elegir un proveedor de facturación electrónica como Alegra, las empresas pueden acceder a diferentes niveles de soporte que facilitan el proceso de implementación.
Este soporte está diseñado para garantizar que el sistema sea configurado correctamente, y los datos sean cargados de forma adecuada para cumplir con las regulaciones de la DGII. Algunos de los tipos de soporte que se ofrecen incluyen:
| Tipo de soporte | Descripción |
| Asistencia técnica | Ayuda en la configuración de la herramienta de facturación electrónica. |
| Entrenamiento personalizado | Capacitación sobre el uso del sistema para generar e-CF y gestionar reportes fiscales. |
| Consultoría sobre requisitos fiscales | Orientación sobre la normativa de la DGII y cómo implementarla correctamente. |
| Soporte post-implementación | Resolución de incidencias y dudas una vez el sistema está en marcha. |
¿Cómo es el camino oficial con DGII para e-CF en RD?
El camino oficial de facturación electrónica con la DGII es un proceso estructurado y requiere cumplir con una serie de pasos para garantizar que tu empresa esté alineada con las regulaciones fiscales. A continuación, se describen las etapas clave del proceso.
- Registro ante la DGII: tu empresa debe estar registrada como contribuyente en la DGII, y solicitar la habilitación para emitir facturas electrónicas.
- Validación de proveedor de software: La DGII valida el proveedor de software de facturación electrónica que utilizas, garantizando que cumpla con los estándares exigidos.
- Pruebas y homologación: se deben realizar pruebas de emisión y recepción de e-CF para asegurarse de que todo funciona correctamente.
- Emitir e-CF y comenzar operaciones: una vez validado el sistema, se comienza a emitir e-CF y se sigue el proceso de reportes fiscales.
¿Qué incluye el soporte de implementación por fases?
La implementación de la facturación electrónica se realiza en fases, y en cada una de ellas se brinda soporte específico para asegurar que el proceso sea fluido y sin problemas. La cadena de soporte involucra a tres actores clave: Cliente ↔ Proveedor ↔ DGII. Aquí te presentamos un desglose por fases:
Fase 0 – Kickoff y prerrequisitos
En esta fase inicial, se definen los roles y se aseguran los certificados digitales necesarios. Además, se verifica que los datos fiscales del cliente estén completos y correctos.
Fase 1 – Configuración inicial y carga de datos
Durante esta fase, el proveedor de software (Alegra, ERP, o POS) se encarga de configurar el sistema y cargar los datos necesarios como productos, clientes y impuestos, de acuerdo con los requisitos de la DGII.
Fase 2 – Simulaciones e-CF y representación impresa
Aquí, el sistema realiza pruebas con simulaciones de e-CF para verificar que la facturación se genere correctamente. Se valida la representación impresa y se aseguran los criterios de aceptación según la normativa.
Fase 3 – GO LIVE y Hypercare
Una vez validadas todas las pruebas, se realiza el primer e-CF real. Durante esta fase, se hace un seguimiento intensivo para asegurar que todo funcione perfectamente. Este es el GO LIVE, y se ofrece soporte de hypercare para resolver cualquier inconveniente inmediatamente.
¿Qué canales y SLA de soporte debo esperar en cada fase?
En cada fase, los proveedores de facturación electrónica ofrecen diferentes canales de soporte, que incluyen:
- Soporte telefónico: disponibilidad para resolver problemas urgentes en tiempo real.
- Soporte por correo electrónico: resolución de incidencias que no requieren atención inmediata.
- Soporte en línea: uso de chats en vivo y portales de tickets para resolver problemas de forma rápida.
Además, el SLA (Service Level Agreement) especifica los tiempos de respuesta esperados en cada fase. Aquí un ejemplo de tiempos típicos:
| Fase | Canales de soporte | SLA esperado |
| Fase 0 | Teléfono, Email | 24-48 horas |
| Fase 1 | Teléfono, Chat en vivo | 24 horas |
| Fase 2 | Email, Chat en vivo | 12-24 horas |
| Fase 3 | Teléfono, Soporte técnico | 4-12 horas |
Checklist: Desde Prerrequisitos DGII hasta GO LIVE
A continuación, te dejamos un checklist práctico para asegurarte de que sigues todos los pasos correctamente:
| Paso | Descripción | Estado |
| Registro ante la DGII | Asegurarse de que la empresa esté registrada. | Pendiente |
| Solicitar habilitación para emitir e-CF | Validación del sistema de facturación electrónica | Pendiente |
| Configuración del sistema | Cargar los datos fiscales y certificados. | Pendiente |
| Realización de simulaciones | Probar que el sistema emite correctamente. | Pendiente |
| Homologación de e-CF | Validación de e-CF con DGII. | Pendiente |
| Implementación y GO LIVE | Iniciar el uso de e-CF en operaciones reales. | Pendiente |
Errores frecuentes y cómo evitarlos
- Datos incompletos o incorrectos: asegúrate de que toda la información fiscal esté actualizada y verificada.
- Errores de configuración del sistema: revisa bien las configuraciones del sistema antes de hacer la prueba de simulación.
- No validar las pruebas con DGII: no omitas la fase de pruebas e-CF con la DGII, ya que es crucial para evitar problemas legales más adelante.
- No contar con un plan de soporte post-implementación: el soporte continuo es necesario para solucionar problemas que puedan surgir después del GO LIVE.
Alegra como aliado en el onboarding de facturación electrónica
Alegra se posiciona como un aliado clave en el proceso de transición hacia la facturación electrónica en República Dominicana. Con el objetivo de simplificar el cumplimiento de las normativas fiscales de la DGII (Dirección General de Impuestos Internos), Alegra Facturación Electrónica ofrece un proceso de onboarding altamente estructurado y guiado.
Este proceso está diseñado para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa, asegurando que el paso hacia la digitalización de la facturación sea fluido y sin contratiempos.
Pasos guiados para habilitarse como facturador electrónico
El proceso de habilitación para la facturación electrónica en Alegra comienza con una serie de pasos guiados que garantizan que los contadores y administradores de empresas tengan todo lo necesario para cumplir con las regulaciones fiscales y comenzar a emitir e-CF (facturas electrónicas) de manera eficiente.
Alegra ofrece tutoriales paso a paso que cubren todos los aspectos del proceso, asegurándose de que las empresas puedan completar cada tarea sin dificultades.
Desde la carga de los datos iniciales, hasta la configuración de las preferencias fiscales y la integración con la DGII, Alegra te acompaña en cada paso, explicando claramente lo que necesitas hacer en cada fase:
- Carga de Datos Iniciales: se te guía sobre cómo ingresar correctamente los datos de tu empresa, como información fiscal, productos, impuestos y clientes.
- Configuración de Impuestos y Productos: aprenderás cómo configurar los tipos de impuestos que tu empresa aplica, como el ITBIS, y cómo vincularlos a los productos o servicios que ofreces.
- Integración con la DGII: te enseñamos cómo conectar tu cuenta de Alegra con el sistema de la DGII, lo que te permitirá enviar y recibir datos fiscales de manera directa.
Estos tutoriales están disponibles en el Centro de Ayuda de Alegra, YouTube y otras plataformas accesibles en República Dominicana para que puedas seguirlos a tu propio ritmo.
Emitir tu primer e-CF en Alegra: paso a paso
Una vez que los datos han sido cargados y las configuraciones iniciales se han completado, el siguiente gran paso es emitir el primer e-CF. Alegra simplifica este proceso, y gracias a la interfaz amigable de la plataforma, podrás emitir tu primera factura electrónica de manera rápida y sin complicaciones.
Pasos para emitir tu primer e-CF:
- Acceso a la sección de facturación: una vez dentro de Alegra, accede a la sección de facturación electrónica y selecciona «Nueva Factura».
- Ingreso de los detalles de la factura: completa la información relevante, como los datos del cliente, productos o servicios vendidos, y el monto total con impuestos incluidos.
- Generación y Validación del e-CF: haz clic en «Generar e-CF» y, automáticamente, Alegra validará que todos los datos estén correctos y conforme a la normativa de la DGII.
- Envío y Representación Impresa: tras generar la factura electrónica, Alegra te permitirá enviarla directamente a la DGII y generar una representación impresa para tu cliente.
Soporte y Onboarding: Sesiones, Customer Success y Acompañamiento
Uno de los aspectos más importantes del proceso de onboarding en Alegra es el soporte continuo y personalizado que ofrecemos. Con un programa de soporte premium especialmente diseñado para empresas en la fase Enterprise, Alegra asegura que tu empresa cuente con todo el acompañamiento necesario para resolver cualquier inconveniente y garantizar que tu transición a la facturación electrónica sea exitosa.
El soporte y acompañamiento se brindan a través de varios canales y herramientas:
| Servicio de Soporte | Descripción | Beneficio |
| Sesiones de Onboarding Personalizadas | Sesiones interactivas con expertos de Alegra donde se abordan temas clave como la configuración inicial, la creación de usuarios y la integración con la DGII. Los usuarios reciben orientación directa para habilitar el sistema correctamente. | Permite una adaptación rápida y personalizada al sistema, resolviendo dudas en tiempo real y asegurando que el proceso de implementación se haga de acuerdo con las normativas de la DGII. |
| Capacitación en Vivo | Sesiones en vivo dirigidas por expertos donde se cubren los aspectos técnicos de la herramienta y las mejores prácticas para gestionar la facturación electrónica. También se abordan dudas en tiempo real. | Asegura que las empresas se sientan seguras y capacitadas para utilizar el sistema de forma eficiente, optimizando los procesos contables y garantizando el cumplimiento de los requisitos fiscales. |
| Acompañamiento a través de Customer Success | El equipo de Customer Success brinda apoyo continuo, resolviendo incidencias técnicas y ofreciendo orientación personalizada sobre el uso del sistema. Realizan seguimientos periódicos para garantizar que el sistema sea utilizado de manera óptima. | Asegura que las empresas aprovechen al máximo las funcionalidades de Alegra, manteniendo un flujo de trabajo eficiente y alineado con las regulaciones fiscales. |
| Soporte Técnico y Post-Implementación | Soporte continuo una vez que se completa la implementación, con actualizaciones periódicas del sistema, mantenimiento preventivo y asistencia inmediata en caso de problemas técnicos. | Garantiza que el sistema siga funcionando correctamente a lo largo del tiempo, con soporte para resolver cualquier inconveniente y mantener la eficiencia operativa. |
Con Alegra, transformar tu sistema de facturación a digital será una tarea sencilla y exitosa. ¡Comienza hoy y asegúrate de cumplir con las normativas de la DGII sin problemas!
El proceso de implementación de la facturación electrónica en República Dominicana puede ser complejo, pero con el apoyo adecuado de proveedores como Alegra, los empresarios pueden simplificarlo y cumplir con todas las regulaciones exigidas por la DGII. Si sigues estos pasos, el proceso será fluido y podrás emitir tu primer e-CF en el menor tiempo posible.
