El proceso de nómina en una empresa puede parecer complicado, ¿verdad? Y no es para menos, ya que implica gestionar salarios, deducciones y retenciones, todo desglosado en un comprobante de nómina para cada trabajador, en un tiempo específico. Con tantos detalles, es natural que surjan errores, y estos podrían afectar la relación con tu equipo de trabajo.
Pero no te preocupes, estás en el lugar correcto. En este artículo, te explicaremos paso a paso cómo gestionar la nómina de forma sencilla y eficiente, para que puedas cumplir con tus obligaciones sin complicaciones. ¡Comencemos!
¿Qué es el proceso de nómina en una empresa?
Es un conjunto de actividades que comprenden el cálculo, pago y registro de salarios, junto con las deducciones por impuestos y contribuciones sociales. Esta gestión es esencial para cumplir con las obligaciones legales y mantener una relación laboral adecuada.
¿Qué es la nómina de pago de una empresa?
Es un documento que detalla el salario periódico de un empleado, incluyendo retenciones y percepciones adicionales. Su función es registrar el cobro del sueldo y los pagos a la Seguridad Social, Impuesto sobre la Renta (ISR) y otros.
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¿Cuál es la importancia de la nómina de pago?
El registro contable de nómina es clave para el funcionamiento eficiente de una empresa, impactando tanto la moral de los empleados como la estabilidad financiera. A continuación te compartimos sus principales ventajas:
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¿Qué son los registros de nómina?
Es la sección de la contabilidad donde se registran los egresos por salarios, bonificaciones y deducciones, ya sean pagados o pendientes. Esto se realiza tras la liquidación de empleado de la nómina y se registra como una causación contable.
¿Qué se registra en la nómina?
Para la preparación de nómina y su registro contable debes tener presente cuál es la información básica sobre la compañía, el trabajador y sus retribuciones económicas, como:
Encabezado
Aquí deben incluirse obligatoriamente datos que sirvan para identificar a la empresa y al trabajador, los cuales son:
Datos la empresa:
- Nombre comercial.
- Dirección.
- Registro Nacional del Contribuyente (RNC).
- Código de la cuenta de cotización de la Seguridad Social.
Datos del empleado:
- Nombre y apellidos.
- Cédula de identidad.
- Número de afiliación a la Seguridad Social.
- Categoría profesional.
- Antigüedad en la empresa.
💡#AlegraTip: en esta sección de la nómina, se debe incluir el período de liquidación.
Percepciones salariales
Son las retribuciones que recibe el empleado por un tiempo determinado:
- Salario base: es el sueldo fijo que recibe el trabajador por un tiempo determinado de trabajo (generalmente por un mes).
- Complementos salariales: estos pueden ser percepciones extras, ya sean personales o derivados del trabajo, las más comunes son por antigüedad, por convenio o productividad.
- Horas extras: es el tiempo adicional que sobrepasa el horario estipulado en el contrato, estas pueden ser diurnas o nocturnas y deben reflejarse en la nómina.
Percepciones no salariales
Son aquellas que no se consideran como parte del salario, no tienen deducciones y no cotizan a seguridad social, como:
- Indemnizaciones (traslados, despidos, sanciones).
- Subsidio de alimentación.
- Subsidio de transporte.
- Prestaciones a la Seguridad Social.
Deducciones
Estos se aplican sobre el salario bruto del empleado en función de su base de cotización. Entre ellos están:
| Aportes | % que da el empleador |
| Seguro Familia de Salud (SFS) | 7.09% |
| Fondo de pensiones | 7.10% |
| Seguro de Riesgos Laborales (SRL) | 1.14% |
| INFOTEP | 1.00% |
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¿Cómo se hacen las nóminas paso a paso?
El proceso de nómina en una empresa se compone de 8 fases claras y fáciles de seguir 👇.
- Determina salarios y prestaciones: evalúa roles y asegura salarios justos según responsabilidades y desempeño.
- Define las políticas de pago: clarifica cálculo de salario, beneficios y deducciones legales para evitar confusiones.
- Establece la fecha de pago: estos pueden ser semanales, quincenales o mensuales.
- Registra las incidencias: considera faltas y permisos no pagados que afectan el salario mensual y las deducciones.
- Considera los pagos y descuentos: como bonificaciones, préstamos, y otras deducciones habituales en la nómina.
- Calcula la nómina: como los ingresos basados en días trabajados, préstamos, seguridad social, y bonificaciones.
- Documenta la nómina: completa y presenta la documentación requerida por entidades como el SFS y fondos de pensiones.
- Paga y cierra la nómina: puede ser mediante efectivo, cheque o transferencia y corrige errores inmediatamente. Guarda registros y realiza declaraciones mensuales y anuales.
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¿Qué cuenta contable es la nómina?
En contabilidad, la cuenta contable de la nómina es la 640, la cual registra los sueldos y salarios, incluyendo las remuneraciones fijas y eventuales pagadas a los trabajadores.
¿Cuándo se debe presentar la nómina?
La información de nómina de empleados se debe enviar a TSS desde el tercer día hábil del mes a reportar (Ej. 03-Enero) hasta el tercer día hábil del mes siguiente (Ej. 03-Febrero) en el archivo de Autodeterminación con las informaciones de nómina a TSS2.
Herramientas para mejorar el proceso de nómina
Si buscas optimizar el proceso de nómina en una empresa, la mejor forma es mediante un software de gestión de nómina en la nube, como Alegra. Este facilita la automatización de cálculos, registros y pagos de nóminas de manera rápida y eficiente.
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