Colombia: requisitos para facturar con un sistema POS

Actualmente, los sistemas POS son bastante utilizados por grandes, medianas y pequeñas empresas para agilizar sus procesos de compra y facturación en los puntos de venta. Sin embargo, hay varios requisitos que deben cumplir los sistemas POS para poder ser utilizados en el país.

Antes de comenzar a facturar a través de un sistema POS, primero se debe manifestar la decisión  ante la DIAN. Esto se realiza a través del formulario 13-02, en el que se indica la modalidad de facturación a utilizar en el punto de venta.

¿Qué dice la legislación Colombiana acerca de los sistemas POS?

Dentro de algunas resoluciones se mencionan los requisitos que deben cumplir los sistemas POS, así como el de los comprobantes emitidos a través de ellos.

El artículo 13 de la Resolución 00055 de 2016 establece que un sistema POS es el conjunto de hardware y software que interactúa permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta. Algunas como la emisión de tiquetes, facturas, comprobantes, notas créditos y notas débitos.

En relación a la facturación electrónica y los sistemas POS, el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 19 de 2016 comentan que la facturación por el punto de venta está excluida de la facturación electrónica. Se puede aplicar facturación a través de un sistema POS en las tiendas y facturación electrónica en las demás operaciones de la compañía. Sin embargo, se requerirá de una autorización de numeración para POS emitida por la DIAN.

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Requisitos de los documentos emitidos a través de un sistema POS

Según el artículo 6 del Decreto 1165 de 1996, todo documento emitido a través de una máquina registradora con sistema POS debe cumplir con las siguientes características:

1. Razón social y NIT del que presta el servicio.
2. Número consecutivo de la factura.
3. Fecha de la factura.
4. Descripción de los productos vendidos.
5. Valor de la transacción.
6. Debe tener impresa el número de resolución ante la DIAN.

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Reglamentación técnica de control a las ventas a través de máquinas registradoras POS

El artículo 14 de la Resolución 00055 de 2016 indica que las personas o entidades que utilicen para el registro de sus ventas máquinas registradoras POS o facturación por computador, deberán identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.

De igual forma, menciona que se deberán imprimir al final del día un comprobante de informe diario con la siguiente información:

• Nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio.

• Número de identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documento equivalente o la factura.

• Fecha del comprobante.

• Registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada máquina o computador.

• Discriminación de las ventas de bienes o prestación de servicios por cada departamento, identificando las operaciones exentas, excluidas o gravadas con sus respectivos valores de IVA o impuesto al consumo.

• Discriminación por máquina, computador o terminal, especificando el número de transacciones atendidas y valor de las ventas de bienes o servicios prestados por cada una de ellas.

• Totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el valor de la operación por cada uno de ellos.

• Valor total de lo registrado.

• Inventario de las máquinas o computadores con su serial, indicando ubicación geográfica.

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• Facturación desde el POS tanto online como offline.
• Posibilidad de crear bodegas o almacenes.
• Manejo del inventario en tiempo real.
• Inclusión de atributos adicionales, como lector de código de barras, tablets e impresoras bluetooth.
• Posibilidad de generar facturas en formato tirilla que se adecúen a los requisitos de la ley.
• Reporte diario de ventas, donde se detallan las transacciones realizadas durante el día.

Hoy por hoy, Alegra es una opción a considerar cuando se trata de elegir un sistema POS, debido a que cuenta con las características mencionadas anteriormente y se adapta a la legislación.

El sistema POS de Alegra se encuentra en la nube y permite que sus usuarios puedan utilizarlo de forma rápida y fácil. De igual forma, todos los reportes generados por el sistema alimentan los datos contables de la empresa, por lo que no se tendrán que digitar nuevamente para realizar los procesos contables a fin de mes. También, puedes conocer más sobre POS electrónico obligatorio.

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