Si en algo estamos de acuerdo contadores y empresarios es en no querer pagar sanciones ni incurrir en gastos que afectan nuestro bolsillo. ❌ Ya sea por error o estar desactualizado. Pero no te preocupes, con este artículo te librarás de este dolor.
Empecemos. 👉
La nómina electrónica es un documento digital en formato .XML que contiene la información acerca de la nómina que un empleador le paga a sus empleados.
Este archivo debe ser emitido a la DIAN para dar soporte del proceso de pago de la nómina, y debe reflejar:
- Los pagos devengados.
- Las deducciones parafiscales.
- El neto a pagar.
🚀 TipAlegra: ten presente que este comprobante es válido para ser presentado como un soporte de costos y deducciones en la declaración de impuestos.
La nómina electrónica que debe ser enviada a la DIAN y validada por esta, hace referencia más exactamente a la generación del soporte del pago de la nómina electrónica; de acuerdo a los requerimientos técnicos exigidos por la DIAN en la resolución 0013 de febrero 2021.
El proceso de habilitación de la Nómina Electrónica se llevó a cabo por grupos basados en el rango de empleados y el calendario estipulado.
🚀 TipAlegra: el documento soporte de nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste son una nueva función que ha implementado la DIAN en el año 2021. Si quieres conocer todo sobre Nómina Electrónica, ¡descarga tu guía!
¿Por qué es importante emitir nómina electrónica?”
Este proceso busca optimizar la transparencia de los trámites fiscales en Colombia. Si te equivocas en algún momento de generar la nómina electrónica, puedes realizar una Nota de ajuste al documento de soporte de pago de la Nómina Electrónica.
Con las notas de ajuste se puede:
- Reemplazar el documento y emitir otro con los datos correctos.
- Emitir una nota que elimine aquella que se mandó por error.
Beneficios de emitir nómina electrónica:
- Poder usar los costos y deducciones relacionados con nómina en la declaración de renta.
- Acceder a mejores servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
- Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportados a la DIAN.
- Eliminar trámites administrativos, facilitar la consulta y la trazabilidad.
¿Cuál es la sanción por no implementar nómina electrónica?
Te pueden imponer una sanción por no presentar la nómina electrónica a tiempo o si desconoces y procedes mal, gestionando conceptos o descuentos como los costos, rentas exentas y deducciones en la nómina.
En caso de que la DIAN encuentre anomalías con la información o gestión de tu nómina electrónica, puedes solicitar documentos o archivos para verificar la información. Así lo indica la normativa vigente.
Según el artículo 651 del estatuto tributario, al no suministrar la información correspondiente dentro de los plazos establecidos o que el contenido tenga errores, será sancionado con una multa que no supere los 15.000 UVT, la cual será fijada teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- El 5% de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida.
- El 4% de las sumas respecto de las cuales se suministró en forma errónea.
- El 3% de las sumas respecto de las cuales se suministró de forma extemporánea.
- El 0.5% cuando no sea posible establecer la base para tasarla o la información no tuviere cuantía, de los ingresos netos.
- Si no existieran ingresos, del patrimonio bruto del contribuyente o declarante, correspondiente al año inmediatamente anterior o última declaración del impuesto sobre la renta o de ingresos y patrimonios
🚀 TipAlegra: la nómina electrónica se debe presentar en los primeros 10 días del mes siguiente del pago o abono en cuenta. Si esto se infringe, da lugar a las sanciones del artículo 651 del Estatuto tributario.
👉 Si las correcciones se realizan antes del vencimiento del plazo de su presentación, no serán objeto de sanción.
Descuentos para las sanciones de Nómina Electrónica
Las sanciones a las que hace referencia el artículo 651 del Estatuto tributario pueden ser reducidas en un 50% de la suma determinada si emite antes de la notificación de la sanción por parte de la DIAN y hasta un 70% de la suma determinada si la no presentación de la información se subsana a los dos (2) meses siguientes a la notificación.
Para que los descuentos sean efectivos, en cualquiera de los casos, se debe:
- Presentar ante la oficina que está en conocimiento de la investigación.
- Dar el comprobante de aceptación de la sanción reducida, en donde se acredite que la omisión fue subsanada.
- Entregar el pago o el acuerdo de pago de esta misma.
En Alegra nos encanta darle superpoderes a las pymes; por ello, te enseñamos a contabilizar la nómina de tus empleados en un clic.
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