Colombia: ¿ya conoces cuáles son las sanciones por no implementar la Nómina Electrónica a tiempo? Todo lo que necesitas saber

 

Te compartimos todo lo que debes saber sobre las sanciones a la nómina electrónica

La nómina electrónica es un documento digital en formato .XML que contiene la información acerca de la nómina que un empleador le paga a sus empleados. Este archivo debe ser emitido a la DIAN para dar soporte del proceso de pago de la nómina, reflejando los pagos devengados, deducciones parafiscales y el neto a pagar.

Ten presente que este comprobante es válido para ser presentado como un soporte de costos y deducciones en la declaración de impuestos.

 

🚀Dato Alegra: El documento soporte de nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste son una nueva función que ha implementado la DIAN en el año 2021. Si quieres conocer todo sobre Nómina Electrónica, ¡Descarga tu guía!

 

La nómina electrónica que debe ser enviada a la DIAN y validada por esta, hace referencia más exactamente a la generación del soporte del pago de la nómina electrónica, de acuerdo a los requerimientos técnicos exigidos por la DIAN en la resolución 0013 de febrero 2021

El proceso de habilitación de la Nómina Electrónica se llevó a cabo por grupos de acuerdo con el rango de empleados y el calendario estipulado, finalizando el tiempo máximo de emisión, ahora las empresas con 1 a 10 empleados pueden realizar la primera generación y transmisión del documento, soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, así: Los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, los diez primeros días hábiles del mes de mayo de 2022. Y los meses de marzo, abril y mayo de 2022, los diez primeros días hábiles del mes de junio de 2022.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), estableció además que los sujetos NO obligados a expedir factura electrónica que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios deberán realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica correspondiente al mes de junio de 2022 durante los primeros 10 días hábiles del mes de julio de 2022.

 

Antes de hablar de las sanciones, debes saber por qué es importante emitir nómina electrónica y sus beneficios, acá te contamos los más notables:

Este proceso busca optimizar la transparencia de los trámites fiscales en Colombia, si te equivocas en algún momento de generar la nómina electrónica, puedes realizar una Nota de ajuste al documento de soporte de pago de la Nómina Electrónica. Con las notas de ajuste se puede reemplazar el documento y emitir otro con los datos correctos o simplemente emitir una nota que elimine aquella que se mandó por error. 

Los beneficios más importantes de la Nómina Electrónica son:

    • Poder usar los costos y deducciones relacionados con nómina en la declaración de renta
    • Acceder a mejores servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas
    • Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportados a la DIAN 
    • Eliminar trámites administrativos, facilitar la consulta y la trazabilidad

Ahora sí, hablemos de las sanciones:

Puedes ser sancionado si desconoces y procedes mal, gestionando conceptos o descuentos como los costos, rentas exentas y deducciones en la nómina.

En caso de que la DIAN encuentre anomalías con la información o gestión de tu nómina electrónica, puede solicitar la información o archivos para verificar la información, así lo indica la normativa vigente.

Según el artículo 651 del estatuto tributario, al no suministrar la información correspondiente dentro de los plazos establecidos o que el contenido tenga errores, será sancionado con una multa que no supere los 15.000 UVT, la cual será fijada teniendo en cuenta los siguientes criterios: 

      1. El cinco por ciento (5%) de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida
      2. El cuatro por ciento (4%) de las sumas respecto de las cuales se suministró en forma errónea
      3. El tres por ciento (3%) de las sumas respecto de las cuales se suministró de forma extemporánea 
      4. El cero punto cinco por ciento (0.5%) cuando no sea posible establecer la base para tasarla o la información no tuviere cuantía, de los ingresos netos. Si no existieran ingresos, del patrimonio bruto del contribuyente o declarante, correspondiente al año inmediatamente anterior o última declaración del impuesto sobre la renta o de ingresos y patrimonios

 

La nómina electrónica se debe presentar en los primeros 10 días del mes siguiente del pago o abono en cuenta, por lo cual si esto se infringe dará lugar a las sanciones del artículo 651 del Estatuto tributario.

Si las correcciones se realizan antes del vencimiento del plazo de su presentación, no serán objeto de sanción.

 

Tipos de descuentos para las sanciones de Nómina Electrónica:

Las sanciones a las que hace referencia el artículo 651 del Estatuto tributario pueden ser reducidas en un 50% de la suma determinada si emite antes de la notificación de la sanción por parte de la DIAN y hasta un 70% de la suma determinada si la no presentación de la información se subsana a los dos (2) meses siguientes a la notificación. Para que los descuentos sean efectivos, en cualquiera de los casos, se debe presentar ante la oficina que está en conocimiento de la investigación, el comprobante de aceptación de la sanción reducida, en donde se acredite que la omisión fue subsanada, también el pago o el acuerdo de pago de esta misma. 

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