La clave del éxito: elige el sistema de contabilidad correctosistema de contabilidad

Las mejores empresas son las que siempre buscan optimizar sus procesos y despegar sus ingresos. ¿Cómo lo hacen? Definitivamente con un software de contabilidad.

Hay un sinfín de tipos de sistemas de contabilidad,  algunos enfocados en procesos específicos y otros que ofrecen una experiencia completa. Hallar el correcto puede ser una tarea confusa y hasta tediosa. ¡Pero tranquilo! Aquí te contaremos todo lo que necesitas saber para llevar tu negocio hasta las nubes. 🚀

¿Qué es un sistema de contabilidad?

Es un programa que permite simplificar y sistematizar la gestión contable de un emprendedor o contador, implementando algoritmos, aplicaciones, fórmulas y comandos.

Características de un sistema de contabilidad

  • Se apega a los lineamientos de la autoridad fiscal: esto te permitirá acelerar procesos y sacar mayor provecho al sistema, cumpliendo los lineamientos y directrices legales de tu país. 
  • Es simple: ya que centraliza y automatiza la información de una manera fácil de interpretar y manejar.
  • Procesos contables rápidos y en tiempo real: te permite emitir y recepcionar facturas las 24 horas al día, los 7 días a la semana.
  • Mayor organización: te ayuda a establecer límites, prever necesidades futuras, dar seguimiento a ingresos y gastos, así como también organizar óptimamente los departamentos, proyectos y centros de costos.
  • Actualización constante: información al día sobre los impuestos, gravámenes, categorías, regímenes fiscales y más.

Conoce las funciones contables que Alegra tiene para ti 👇

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Tipos de sistema de contabilidad

Sistema de facturación

Los sistemas de facturación son aquellos que te permiten generar facturas de compra para tus clientes. Esto se puede hacer mediante dos opciones: la nube o con instalación directa en el computador.

Además, dependiendo del software que utilices, podrás generar cotizaciones y emitir facturas electrónicas, las cuales son una obligación exigida por la DIAN. 

Usualmente, algunos sistemas de facturación también te ofrecen la posibilidad de poder controlar tu inventario y generar tus facturas según la disponibilidad que registra tu stock.

Adicional a esto, podemos encontrar sistemas de facturación que incluyen la función POS o punto de venta. ¿No lo sabías? 😱 Aquí podrás aprender todo lo que debes saber sobre un sistema POS.

Recapitulando, estas son las opciones más comunes en sistemas de facturación:

  • Sistema de facturación.
  • Sistema de facturación + facturación electrónica.
  • Sistema de facturación + inventarios.
  • Sistema de facturación + POS.
  • Sistema de facturación con todas estas funcionalidades.

Sistema contable

A diferencia de los sistemas de facturación, un software o sistema contable es aquel que te permite llevar la contabilidad de tu negocio, te ayuda a gestionar tus libros contables, estados financieros y te ofrece reportes en tiempo real para conocer el estado de tu salud financiera. 

Este también se puede encontrar de forma tradicional (por instalación) o en la nube. (¿Te decimos un secreto? Alegra opera 100% en línea🤫). 

ERP (Enterprise Resource Planning)

Un ERP o sistema de planificación de recursos empresariales es un software que le permite a tu negocio centralizar toda su información en un mismo lugar, como:

  • Procesos de producción.
  • Distribución.
  • Contabilidad 
  • Recursos humanos.

Y por si te lo preguntabas, sí, estos también pueden operar en la nube o mediante instalación directa en ordenadores. 

Sistema para la gestión de nómina

Existen algunos software como los sistemas de gestión de nómina que solo se especializan en ayudarte a gestionar la nómina de tus empleados, calcular sus ingresos y deducciones, cesantías y demás.

Si quieres un sistema que te ayude a liquidar la nómina y pagarle a tus empleados de forma automática y sin errores, entonces un software de gestión de nómina es ideal para ti.

Aquí es importante mencionar la obligación que tienes como empleador de presentar Nómina Electrónica, un concepto muy diferente a liquidar la nómina de tus empleados. Pero tranquilo, aquí te contamos la diferencia entre liquidar la nómina y presentar la Nómina Electrónica.

Si necesitas más ayuda, aquí te enseñamos el paso a paso para emitir tu nómina electrónica😎👇

Excel u hojas de cálculo

A pesar de que no es un software netamente del tipo contable, decidimos incluirlo dentro de este artículo debido  a que muchas empresas aún lo usan.

En Excel o a través  de hojas de cálculo de Google es posible llevar un registro de la contabilidad de una empresa e incluso generar facturas de venta. Sin embargo, no es lo más recomendable debido a la gran dificultad que puede representar y lo mucho que puede llegar a retrasar los procesos de una empresa.

🤓 ¿Quieres saber cómo automatizar más los procesos contables? Descubre todas las funciones que Alegra tiene para ti como contador.

¿Y qué ofrece Alegra?

Alegra es un sistema de contabilidad y facturación en la nube que ofrece lo mejor de cada sistema contable, con el que puedes integrar todas las partes de tu negocio:

  • Ventas.
  • Contabilidad.
  • Facturación electrónica.
  • Contactos.
  • Bancos.
  • Almacenes.
  • Nómina electrónica.

¡Y mucho más!

😱 Incluso, con Alegra puedes obtener reportes automáticos e inteligentes con el detalle de toda tu información.

Para que puedas descubrirlo por ti mismo, te invitamos a crear una cuenta gratis y disfrutar de nuestro período de prueba de 15 días. ¡Hazlo y nos dices qué te parece!

Luis Maraví
Luis Maraví

Comunicador y periodista que ama la contabilidad, los retos y las películas de superhéroes. Lo que más valoro es una buena conversación sobre negocios y emprendimiento.