Sistema facturación electrónica en Colombia

En los últimos años Colombia ha trabajado en el proceso de digitalización de documentos en papel que soportaban la mayoría de hechos económicos de una compañía. Documentos como:

• La facturación electrónica.
• La nómina electrónica.
• El documento soporte.
• El documento equivalente.
• Entre otros.

Estos documentos electrónicos pertenecen a un sistema de facturación electrónica y para la emisión de cada uno ellos el contribuyente debe habilitarse como facturador electrónico, así no tenga que facturar electrónicamente las ventas.

Esto es algo que podría generar muchas dudas en quienes aún no tienen la responsabilidad de facturar electrónicamente las ventas, pero sí, por ejemplo, de emitir la nómina electrónica, es por ello que hemos decidido crear este artículo con puntos claves que te permitan aclarar las dudas que puedan surgir en tu proceso de implementación de cualquiera de los documentos electrónicos.

Sistema de facturación electrónica en Colombia y la facturación electrónica

El sistema de facturación electrónica en Colombia es un proceso de documentos electrónicos que no solo abarca la facturación electrónica, sino también a la nómina electrónica, el documento soporte, el documento equivalente, etc.

La facturación electrónica en sí, es la versión electrónica de las facturas en formato papel, las cuales conservan los mismos efectos legales de soportar la adquisición de un bien o servicio.

¿Cuál es la utilidad de los documentos electrónicos?

Cada documento electrónico que hace parte del sistema de facturación electrónica en Colombia cumple un objetivo particular, aquí te referenciamos los principales:

• Factura de venta y Documento equivalente: Respalda operaciones de compras y ventas de productos y servicios.
• Documento soporte en compras no efectuadas a personas no obligadas a facturar: Respalda los pagos a favor de no responsables del IVA.
• Documento soporte del pago de Nómina Electrónica: Respalda los pagos realizados a los empleados bajo contrato laboral.
• Radian, plataforma de factura electrónica de la DIAN: Respalda la emisión de facturas como título valor (factura electrónica de venta) que circulan en el territorio colombiano.

¿Cuál es el proceso de emisión de estos documentos electrónicos?

Los documentos electrónicos tienen un proceso muy similar, pueden hacerse siguiendo los pasos de un asistente virtual dentro de Alegra. Si lo eliges como proveedor tecnológico, los pasos son los siguientes:

✔️ Datos de la empresa

Para emitir una factura electrónica o un documento soporte de pago de Nómina Electrónica en Alegra, debes completar todos los datos de tu empresa según las indicaciones del asistente virtual. 

✔️ Habilitación en la DIAN

El proceso de habilitación en la DIAN puede tener pequeñas variaciones dependiendo del documento electrónico:

Para la facturación electrónica

Cuando un emprendedor tenga la obligación de emitir la factura electrónica, deberá registrarse ante la DIAN como facturador electrónico, ya que la factura pertenece a los documentos del Sistema de facturación electrónica.

Para la nómina electrónica

Cuando un empresario tenga la obligación de emitir la nómina electrónica, deberá registrarse ante la DIAN como facturador electrónico, ya que el documento soporte de pago de Nómina Electrónica pertenece a los documentos del Sistema facturación electrónica.

Aquí es importante aclarar que aunque el obligado a emitir nómina electrónica se habilite como facturador electrónico, no te obliga a emitir documentos de ese tipo, es solo un paso necesario y un requisito de la DIAN para poder habilitarte las opciones de emisión de nómina electrónica. 

✔️  Configurar modo de operación 

Consiste en indicarle a la DIAN cuál será tu proveedor tecnológico. Deberás configurar el modo de operación seleccionando a Soluciones Alegra S.A.S en el caso de haber elegido a Alegra como tu proveedor tecnológico. 

✔️ Set de pruebas

En este paso se deben enviar a la DIAN en modo de prueba algunos documentos requeridos, tanto para la emisión de la facturación electrónica como para la nómina electrónica.

En Alegra este proceso es automático, dura pocos minutos y te notificamos por correo el resultado.

Los últimos pasos serán asociar prefijos que en el caso la facturación electrónica adicionalmente se tendrá que solicitar una resolución electrónica y en el caso de la nómina electrónica, la misma empresa es autónoma para crear los consecutivos. Finalmente como emisor se deberá configurar la numeración en Alegra.

Vídeo educativo: Nómina Electrónica en Colombia: La guía que estabas buscando

Esperamos que hayas aprendido y disfrutado de tu lectura. Hoy te vas con nuevo conocimiento, herramientas y muy seguramente, con ganas de disfrutar de todos los beneficios del sistema de facturación electrónica en Colombia ¿Te animas a cumplir con tu obligación de emitir tus documentos electrónicos con ayuda de Alegra?

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