Cómo elegir el mejor software administrativo contable en México

software administrativo contable

El crecimiento financiero está en la capacidad de conectar tu negocio con el mundo en tiempo real y de forma digital. ¿La mejor manera de hacerlo? Con un software administrativo contable. Aquí te decimos por qué:

  1. Tu equipo estará en sintonía durante todos los procesos.
  2. Tendrás control organizado y visible de las normativas del SAT.
  3. Podrás planificar cómo y cuándo solicitar préstamos o aumentar tu crédito bancario.
  4. Invertirás muy poco a comparación de las ganancias que generarás.
  5. Realizarás estudios precisos y transparentes de la situación financiera de tu compañía.

Además de muchas otras razones que exploraremos a continuación, cubriendo cada detalle de qué es y cómo utilizar estratégicamente un software administrativo contable, ¡adelante!

1. ¿Qué es un software administrativo contable?

Se trata de un programa digital especializado para gestionar, sistematizar y optimizar la operación fiscal de las Pequeñas y Medianas empresas (PyMes). Tiene la capacidad de manejar volúmenes muy elevados de información en un disco duro o en la nube. 

Esta diferencia es fundamental, ya que manejar información de manera física representa costos mayores, ocupación de espacios innecesarios y dificultades de uso práctico, que a su vez implica una probabilidad alta de errores humanos.

Software administrativo contable

2. ¿Qué gestiona un software de administración y contabilidad?

Aunque cada programa tiene sus ventajas, en general se ocupan de las tareas principales de contabilidad de una empresa:

1. Facturación

Está siempre actualizado con los requisitos del SAT, así que se puede llevar de manera centralizada la facturación, tanto CFDI 3.3 como 4.0, ventas, complementos de pago y más. También puede consultarse y usarse desde cualquier dispositivo con Internet.

2. Inventario

El movimiento del inventario se modifica en tiempo real. Los mejores softwares manejan la posibilidad de tener control de puntos de venta, clientes, catálogos, productos y servicios. Otros incluso manejan inventarios segmentados, dependiendo de si existen varias bodegas o almacenes.

3. Cumplimiento fiscal

Automatización de recordatorios, fechas límite e impuestos. También llevan cuentas por cobrar y pagar, con sus respectivos controles de entrada y salida monetaria.

Software administrativo contable en México

3. ¿Qué acciones realiza un software administrativo contable?

El ahorro de tiempo y procesos es drástico. Las personas que usan estos softwares pasan de ser operativos a ser líderes de sus áreas. Alcanzan una visión global de la empresa, con lo que consiguen detectar los puntos débiles y las pequeñas áreas de oportunidad escondidas. 

Sin duda, los principales beneficiados son los contadores y administradores de todas las PyMes que usan estos sistemas. Estos expertos utilizan a cabalidad todas las funciones para velar por la estabilidad del negocio y apostar a futuro por incrementar la productividad

Otros beneficios son:

  • En el caso de los softwares en la nube, accesibilidad ilimitada, 24/7, desde cualquier dispositivo con Internet. 
  • Mejor comunicación con el cliente, debido a la disponibilidad absoluta a su base de datos.
  • Crecimiento codo a codo con la PyMe, sin necesidad de pagar extra por más clientes o información.

Sistema de contabilidad y administración

4. ¿Qué tipos de software administrativo contable existen?

Existen dos tipos de software de administración y contabilidad que parecieran iguales hasta cierto punto, pero sin duda uno es superior. Te explicamos:

1. Clásico, convencional, de escritorio o en disco duro

Es un programa instalable en cualquier computadora. Este software funciona en una sola terminal, con el almacenamiento limitado del disco duro. Aunque cumple con la mayoría de las características que mencionamos anteriormente, es importante recalcar que tiene desventajas muy preocupantes:

  • Siempre existe la posibilidad de que algún percance ocurra en la computadora y pierda la información.
  • Los datos se pueden contaminar de virus, que podrían ser transferidos a las computadoras de clientes por medio de USB.
  • La frecuencia de los respaldos de la información deben ser en extremo constantes, y nada asegura que esos respaldos sean seguros, no se borren o pierdan.
  • No cuenta con actualizaciones automáticas sobre normativas o nuevas funcionalidades fiscales que implemente el SAT.
  • Es imposible de revisar en tiempo real si la computadora donde se instaló el programa no está a la mano.
  • La información queda centralizada, provocando que el resto del equipo dependa de una sola persona, no esté al tanto de todas las operaciones y disminuya la eficiencia general.

2. En la nube

Esta herramienta digital lo tiene todo. Sin exageración, cumple con absolutamente todo lo que necesita una PyMe a nivel administrativo y contable. La razón es sencilla: nunca deja de mejorar, actualizarse y adaptarse

Software de administración y contabilidad en la nube

Un software administrativo y contable en la nube es el aliado más poderoso de las PyMes. Además de abarcar las características listadas previamente, garantiza:

  • Ahorro tanto en espacio físico como en las finanzas de la empresa. La adquisición de de un software digital o en la nube es prácticamente una inversión pequeña que recompensa globalmente a la PyMe.
  • Velocidad de operación entre departamentos, clientes, proyectos, proveedores y el fisco.
  • Prevención de pérdida de información, nuevas regulaciones fiscales e innovación en tecnologías.
  • Seguridad de la información, sin virus.
  • Escalabilidad a la par de la PyMe.

¿Cómo elegir el mejor software administrativo contable de México?

Los emprendimientos y PyMes en México son los principales motores económicos del país. Cada vez más empresas se formalizan y se integran al comercio electrónico, y ninguna de ellas se escapa del Servicio de Administración Tributaria (SAT)

Entre tantas obligaciones fiscales, una empresa podría estar perdiendo tiempo en seguir el ritmo, en vez de concentrarse en crecer y optimizar sus procesos internos. Aquí es cuando el software de contabilidad y administración entra en juego. 

Lo más importante de tomar la decisión de elegir un sistema de este tipo es aceptar que no se trata de un lujo, sino una necesidad fundamental

Contabilidad y administración

A partir de esto, se debe apuntar al éxito. Pensar que se requiere un software básico y simple porque tu emprendimiento apenas despegará, es lo mismo que decir que realmente no esperas lograr una estabilidad o autonomía financiera.

De hecho, los softwares “básicos” o para “principiantes” probablemente se tratan de programas de baja calidad, diseño y operatividad. Esto es lo último que merece y requiere tu empresa: sé cuidadoso.

Busca un software administrativo contable que ofrezca la oportunidad de retar a tu equipo para mejorar y buscar utilizar todas sus herramientas. Ese es el mejor consejo de Alegra, y te lo decimos con la confianza de tener eso que necesitas:

Alegra Otros softwares
  • Somos un software de contabilidad y administración hecho y pensado para personas de habla hispana.
  • En 2019, teníamos 7,000 PyMes suscritas; en 2022, tenemos +45,000. 
  • En 2017, teníamos 20 personas que trabajaban en Alegra; en 2022 tenemos +350 personas trabajando de manera remota desde casi 20 países.
  • Contamos con versiones para 9 países: México, Colombia, Panamá, Perú, República Dominicana, Costa Rica, Chile, España, USA.
  • El crecimiento exponencial de nuestro software es evidencia de nuestra calidad, confianza e innovación.
  •  Son adaptaciones de las versiones de habla inglesa originales; la traducción no siempre es buena.
  • El mercado mexicano no es su prioridad ni de sus favoritos, por lo que se concentrarán en actualizar y mejorar primero otras versiones.
  • Llevan años en el nicho sin un crecimiento exponencial que demuestre que están evolucionando.
  • Siguen pensando en contadores y administradores de antaño, no en las nuevas generaciones.
  • Su servicio al cliente no es tan excelente.

Vence al SAT, rómpela como nadie en México, ¡te retamos a que aceptes este desafío para tu empresa!

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