Lo primero que tenemos que saber es que todas las personas que generen empleo en Colombia deben hacer el proceso de liquidación de nómina a todos sus empleados. Además, a partir de la resolución 000013 de 2021, se deberá hacer un paso complementario que será la emisión de la nómina electrónica.
En este artículo aprenderás en qué consiste el proceso de liquidación de la nómina y el nuevo proceso complementario exigido por la DIAN, que consiste en la emisión de la nómina electrónica ¡Empecemos!
¿Qué conceptos se deben tener en cuenta para la liquidación de nómina electrónica?
Antes de pensar en realizar una liquidación de nómina, es importante que el empleador o el contador a quien se le delegue esta función, tenga claro lo siguiente:
- Datos del empleado al que se le realizará el pago.
- ¿Cuál es el salario base mensual que se paga al empleado?
- ¿Cuántos días trabajó el empleado?
- ¿El empleado tiene derecho al auxilio de transporte?
- ¿El empleado ha trabajado horas extras?
- ¿En la liquidación de empleado se debe tener en cuenta el recargo nocturno?
- ¿El empleado tiene ingresos no constitutivos de salario?
Después de tener identificados estos conceptos podemos iniciar el proceso de liquidación de nómina electrónica.
¿En qué consiste el proceso de liquidación de nómina?
La liquidación de nómina electrónica es un proceso que consiste en una serie de cálculos y deducciones que se le realizan al salario de un empleado, con el fin de obtener un valor total a pagar cada quincena o mes, según la periodicidad de pago de la compañía.
Veamos entonces que deberá pagar el empleador y qué se le deducirá al empleado:
Empleado
Los empleados de una compañía estarán expuestos a deducciones al momento de hacer la liquidación de la nómina, siendo estas la siguientes:
- 4% de salud.
- 4% de pensión.
Existen otras deducciones como:
- Libranzas.
- Embargos judiciales.
- Cuotas por sindicatos.
- Créditos con el empleador.
- Aportes al fondo de solidaridad pensional.
Empleador
El salario devengado
Los conceptos que harán parte del salario devengado serán:
- Salario básico.
- Comisiones.
- Horas extras.
- Auxilio de transporte (los empleados que ganen más de dos salarios mínimos no tendrán derecho al auxilio de transporte)
Otros conceptos que hacen parte del salario devengado son:
- Recargos nocturnos y dominicales.
- Viáticos.
Seguridad social
Cuando un empleado se vincula a una compañía debe tener garantías por parte del empleador en caso de que le suceda algo en términos de salud, un accidente de trabajo o en el momento del retiro laboral de este.
Los pagos de la seguridad social en Colombia que se tienen en cuenta en el proceso de la liquidación de la nómina electrónica son los siguientes:
- 12% aportes para pensión.
- 8.5% salud.
- 0.522% Administradoras de Riesgos Laborales (ARL). El porcentaje dependerá del tipo de riesgo de la actividad que realice el empleado.
Tasa de cotización ARL Colombia
Clase de riesgo – Valor inicial
I – 0.522%
II – 1.044%
III – 2.436%
IV – 4.350%
Aportes parafiscales
Recuerda que la Ley 1607 de 2012 propone beneficios para los trabajadores que devenguen menos de 10 SMMLV, Salud, Sena e ICBF, que quedará en cero pesos para el empleador.
Es decir, si tienes un empleado que gana 1 SMMLV o hasta 10 SMMLV, podrás disfrutar de la exoneración de pago en los aportes parafiscales.
Los aportes parafiscales son aportes de carácter obligatorio, que contribuyen al sostenimiento del SENA, ICBF y Caja de Compensación. Los porcentajes aplicados en la liquidación de la nómina son los siguientes:
- 2% Sena
- 3% ICBF
- 4% Caja de compensación.
Prestaciones sociales
Las prestaciones sociales es uno de los conceptos que logra diferenciar un contrato laboral de un contrato por prestación de servicios, donde las personas que trabajan bajo esa última modalidad no tienen derecho a prestaciones sociales.
Sin embargo, en el proceso de liquidación de nómina de una persona cuya vinculación con su empleador es bajo contrato laboral, podrá disfrutar de:
- Cesantías: Es una especie de “ahorro obligado” ya que es algo que se le guardará al empleado hasta el momento de que finalice la relación laboral con el empleador. Esta prestación equivale a un mes de salario por un año trabajado.
- Intereses sobre las cesantías: Es el rendimiento sobre el valor de las cesantías acumuladas al 31 de diciembre y corresponde al 12 %. Este monto se debe entregar directamente a los trabajadores antes del 31 de enero del año siguiente.
- Prima de servicios: Este también será un pago equivalente a un mes de salario por un año trabajado, pero a diferencia de las cesantías, dicho pago se realizará dos veces en el año. Antes del 31 de junio y la primera quincena de diciembre.
- Vacaciones: Es un derecho que tiene todo empleado, un descanso de 15 días pagados por la empresa, por un año trabajado.
Provisión Prestaciones sociales mensuales:
- 8.33% Cesantías.
- 1% Intereses sobre las cesantías.
- 8.33% Prima de servicios.
- 4.17 % Vacaciones.
¡Y listo! Si has llegado hasta aquí, tienes todos los conceptos necesarios para iniciar un proceso de liquidación de nómina. En este punto ya estás preparado para conocer el último paso, la emisión de la nómina electrónica.
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¿Qué es la nómina electrónica y cómo se emite?
Cuando hablamos de nómina electrónica, podríamos decir que es un proceso complementario al proceso de liquidación de nómina.
Antes, la información de esos pagos o abonos a los empleados, no era presentada de forma electrónica. La norma cambiará en el sentido que el reporte a la DIAN se hará durante los primeros 10 días calendario del mes siguiente.
Ahora, con la nómina electrónica será necesario informar todos los pagos y abonos relacionados con la nómina de los empleados ante la DIAN a través de un formato XML, cuya representación gráfica sería en PDF.
Justamente, uno de los beneficios de la generación del documento de soporte de pago de nómina electrónica, es que permitirá a las empresas tomar los pagos realizados a los empleados con una relación laboral o legal reglamentaria, como costos o deducciones en el impuesto de renta e impuesto descontable en IVA (cuando aplique).
Artículo recomendado: Conoce las opciones para emitir Nómina Electrónica | Alternativas disponibles
¿Cuándo debo empezar a emitir la nómina electrónica?
De acuerdo a la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021 que modifica a la antigua Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, la generación de Nómina Electrónica es obligatoria y debe hacerse dentro de los plazos estipulados por la DIAN:
- Empresas entre 1 y 10 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de diciembre de 2021.
- Empresas entre 11 y hasta 100 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de noviembre de 2021.
- Empresas entre 101 y 250 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de octubre de 2021.
- Empresas con más de 250 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de septiembre de 2021.
*Mediante la Resolución No. 000028 del 28 de febrero de 2022, las empresas con 1 a 10 empleados pueden realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, así: Los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, los diez primeros días hábiles del mes de mayo de 2022. Y los meses de marzo, abril y mayo de 2022 los diez primeros días hábiles del mes de junio de 2022.
*La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, estableció que los sujetos NO obligados a expedir factura electrónica que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, deberán realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica correspondiente al mes de junio de 2022, durante los 10 primeros días hábiles del mes de julio de 2022.
Esperamos que esta información haya sido de gran utilidad para tu proceso de liquidación de nómina, que hayas aprendido la diferencia entre liquidación de nómina y emisión de nómina electrónica. Si quieres seguir aprendiendo de estos temas, no olvides suscribirte a nuestro boletín y visitar nuestro blog con frecuencia, te esperamos en el siguiente post.
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