Retención en la fuente por servicios 2025: ¿está tu empresa al día?

La retención en la fuente por servicios es un pilar del sistema tributario colombiano que afecta directamente a las pequeñas y medianas empresas. Este mecanismo permite al Estado recaudar anticipadamente parte del impuesto sobre la renta a través de deducciones en los pagos por servicios prestados. En este artículo, exploraremos qué es, cómo funciona, las tarifas para 2025, y cómo las pymes pueden cumplir con esta obligación de manera efectiva.

¿Qué es la retención en la fuente por servicios?

La retención en la fuente por servicios es un mecanismo mediante el cual se deduce un porcentaje del pago realizado a un prestador de servicios, el cual se destina a la DIAN como anticipo del impuesto sobre la renta. Este sistema asegura un flujo constante de recursos para el gobierno y facilita a los contribuyentes el cumplimiento fiscal gradual. Por ejemplo, al pagar por servicios de limpieza o consultoría, la empresa retiene un porcentaje y lo reporta a la DIAN.

Tipos de Servicios

Los servicios se clasifican según el nivel de especialización:

• Servicios generales: actividades donde predominan habilidades técnicas o manuales, como limpieza, pintura o reparaciones eléctricas.
• Servicios profesionales (honorarios): actividades que requieren especialización intelectual, como consultoría legal, contable o de ingeniería.

¿Cuándo se aplica la retención en la fuente por Servicios?

La retención se aplica al realizar un pago por servicios que cumpla con las siguientes condiciones:

• El pago iguala o supera la base mínima establecida, que para servicios generales en 2025 es de 4 UVT ($199,196, según el valor de UVT de $49,799).
• Para honorarios y comisiones, la retención puede aplicarse desde el primer peso, dependiendo del tipo de servicio.
• El pagador es un agente retenedor, como una empresa o persona jurídica, y el prestador es contribuyente del impuesto sobre la renta.

Ejemplo Práctico

Si una pyme paga $1,000,000 por servicios de limpieza (servicio general) a un prestador declarante, debe retener el 4% si el pago supera los $199,196.

¿Cuánto es la Retención en la Fuente por Servicios?

Las tarifas de retención varían según el tipo de servicio y la condición del prestador (declarante o no declarante de renta). A continuación, se presentan las tarifas principales para 2025:

• Servicios generales:
  • Declarantes: 4%
  • No declarantes: 6%
• Honorarios y comisiones:
  • No declarantes: 10%
  • Declarantes con ingresos superiores a 3,300 UVT ($164,336,700): 11%
• Otros servicios:
  • Servicios de transporte de carga: 1%
  • Servicios de salud (IPS): 2%
  • Servicios de hoteles y restaurantes: 3.5%

Declarantes vs. No declarantes

• Declarantes: personas o entidades obligadas a presentar declaración de renta, generalmente con tarifas más bajas.
• No declarantes:personas no obligadas a declarar renta, sujetas a tarifas más altas. Para no declarantes, la tarifa puede reducirse al 4% si los ingresos por contratos o pagos de un mismo agente superan 3,300 UVT en el año.

Tabla de Retención en la Fuente por Servicios 2025

Basada en un UVT de $49,799, la siguiente tabla resume las tarifas y bases mínimas para algunos servicios en 2025 .

¿Cómo se calcula la retención en la fuente para diferentes tipos de servicios?

El cálculo de la retención es sencillo, pero requiere identificar el tipo de servicio y la condición del prestador. Sigue estos pasos:

1. Verifica la base mínima: asegúrate de que el pago supere el umbral (por ejemplo, 4 UVT para servicios generales).
2. Identifica la tarifa: determina si el prestador es declarante o no declarante y el tipo de servicio.
3. Aplica la fórmula: Retención = Valor del pago × Tarifa (%).

Ejemplos de Cálculo

• Servicio general (declarante): pago de $1,000,000 por limpieza.
  • Retención = $1,000,000 × 4% = $40,000
  • Pago neto al prestador = $960,000
• Honorarios (no declarante): pago de $500,000 por consultoría legal.
  • Retención = $500,000 × 10% = $50,000
  • Pago neto al prestador = $450,000
• Servicio de transporte de carga: pago de $300,000.
  • Retención = $300,000 × 1% = $3,000
  • Pago neto al prestador = $297,000

¿Qué documentos se necesitan para aplicar la retención en la fuente?

Para cumplir con las obligaciones de retención, las pymes deben:

1. Emitir un certificado de retención: este documento detalla el valor retenido y se entrega al prestador (DIAN).
2. Registrar contablemente: las retenciones se registran como un pasivo para el pagador (cuenta 236525) y como un activo para el prestador (cuenta 135515).
3. Presentar declaraciones: los agentes retenedores deben reportar las retenciones a la DIAN mediante el Formulario 350, según el calendario tributario.
4. Conservar soportes: facturas, contratos y comprobantes de pago deben archivarse para auditorías.

¿Qué sucede si no se aplica correctamente la retención en la fuente?

El incumplimiento de las obligaciones de retención puede tener graves consecuencias:

• Sanciones económicas: multas por no retener o reportar correctamente.
• Responsabilidad fiscal: el pagador puede ser obligado a cubrir el impuesto no retenido.
• Sanciones penales: en casos extremos, como no consignar los valores retenidos, se pueden imponer penas de prisión de 3 a 6 años y multas hasta el doble del monto no consignado.

¿Cuáles son las diferencias entre retención en la fuente para declarantes y no declarantes?

Las diferencias principales son:

• Tarifas: Los declarantes suelen tener tarifas más bajas (por ejemplo, 4% vs. 6% en servicios generales).
• Base de aplicación: Para algunos servicios, como honorarios, los declarantes con ingresos altos (>3,300 UVT) enfrentan tarifas más altas (11% vs. 10%).
• Obligaciones fiscales: Los declarantes deben incluir las retenciones en su declaración de renta, mientras que los no declarantes no tienen esta obligación, pero las retenciones actúan como un pago final de impuestos en muchos casos.

Ejemplo Comparativo

• Servicio general ($1,000,000):
  • Declarante: Retención = $40,000 (4%)
  • No declarante: Retención = $60,000 (6%)
• Honorarios ($500,000):
  • Declarante (>3,300 UVT): Retención = $55,000 (11%)
  • No declarante: Retención = $50,000 (10%)

¿Qué servicios están exentos de retención en la Fuente en Colombia?

Aunque la mayoría de los servicios están sujetos a retención si superan la base mínima, existen excepciones:

• Pagos exentos por disposiciones especiales: algunos pagos a entidades sin ánimo de lucro o bajo normativas específicas pueden estar exentos.
• Servicios no gravados: por ejemplo, ciertos servicios prestados en el extranjero pueden no estar sujetos a retención de IVA.
• Pagos por debajo de la base mínima: para servicios generales, los pagos inferiores a 4 UVT ($199,196) no requieren retención.

Comprender las tarifas, bases mínimas y procedimientos para 2025 es crucial para cumplir con las obligaciones fiscales y evitar sanciones para tu pyme. Al mantener registros precisos, emitir certificados de retención y consultar fuentes confiables, puedes gestionar este mecanismo de manera eficiente en tu empresa. Asegúrate de contar con un software contable para manejar tus impuestos sin errores.