Los programas de gestión son una prioridad para cualquier empresa actual, sobre todo si se va iniciando con un emprendimiento. Aunque las tecnologías nos ofrecen herramientas que pueden facilitar el trabajo diario, ¿sabemos qué son estos programas o para qué funcionan?
Sigue leyendo para descubrir cómo estos programas pueden beneficiar tu día a día al facturar, organizar y distribuir. Además, te daremos herramientas para identificar cuál es el que se puede adaptar más a tus necesidades.
Una empresa tiene muchos actores importantes y todos están haciendo su labor al mismo tiempo. En un programa de gestión podemos ver de manera simple y rápida cuántos equipos están haciendo su trabajo, qué se hizo y en esencia ver el resultado final en cuestión de clics.
Vayamos con un ejemplo: vas a facturar una compra que significa un aumento en tu inventario.
Con un programa de gestión, cuentas con un equipo que está al tanto de la facturación y que monitorea el inventario. Una acción tan sencilla como esta podría verse reflejada en cuestión de segundos.
Extra: si no cuentas con un equipo destinado a esto, el beneficio principal es que puedes automatizar estas tareas y el propio programa refleja los datos que hayas cargado.
Las posibilidades son infinitas con estos software de gestión y queremos que conozcas todos los beneficios para que puedas aprovecharlos en tu negocio.
¿Qué son los programas de gestión?
Un programa de gestión empresarial es una herramienta tecnológica que permite a cualquier emprendedor, autónomo o compañía tener soluciones integrales y específicas a los problemas más comunes de las empresas, tanto chicas como grandes.
La actividad empresarial involucra muchas áreas, desde recursos humanos, ya sea que hablemos de la contratación de nuevo personal, la organización de salarios, días de vacaciones, etc. hasta el monitoreo de cuánto se ha gastado y cuánto se ha ganado. Todas esas ramas generalmente están manejadas por personas distintas que desconocen qué hacen los demás.
Afortunadamente cada año se lanzan más herramientas de este tipo, ya que las necesidades de los emprendedores van cambiando rápidamente con la llegada de nuevas tecnologías. Por ejemplo, la Inteligencia Artificial ha traído un boom tecnológico a muchas áreas y ha hecho fundamental que tengamos un chatbot en nuestros sitios web. Algo que probablemente hace 5 años no era tan esencial al entrar a la página de cualquier empresa.
Esto hace que los programas de gestión cobren más relevancia conforme vemos avanzar a las nuevas tecnologías, y con ello, nos encontramos una oferta amplia e integral de herramientas tecnológicas.
Te contamos algunas de las facilidades más importantes que estas herramientas.
Gestión de tu contabilidad y facturación
Desde una sola plataforma, ahí verás los datos de tus clientes, pagos, facturas, impuestos y más, lo que facilitará la tarea y eliminará los típicos errores humanos que pueden cometerse al hacer todo manual.
Asignación de tareas
¡A tus colaboradores! Ya sea que cuentes con un equipo pequeño o grande, ahí mismo en la plataforma se pueden asignar roles para actividades específicas que facilitan que todo el equipo haga su trabajo de manera ordenada para un mismo fin.
Conexión con plataformas
De comercio electrónico o banca electrónica, por lo que podrás fácilmente anclar tu tienda en línea y tus métodos de pago a las soluciones más comunes. Esto significa que tus clientes no tendrán que salir de tu sitio web para realizar una compra, lo cual simplifica la experiencia de usuario.
Gestión completa de inventario en línea
Si tienes un inventario en constante cambio este tipo de funcionalidades harán que todo se refleje de manera instantánea y sea transparente para los involucrados en manejar esta área de tu empresa.
Beneficios de contar con un programa de gestión
Aquí compartiremos los beneficios principales y generales que un programa de gestión gratuito puede traer para tu emprendimiento. Pero creemos que antes de tomar la decisión de utilizar uno, debes tener muy claro cuáles son las cosas que buscas en este momento.
Por ejemplo, si ya cuentas con un departamento de inventario, es probable que la funcionalidad solo sea de relevancia informativa para ti, aunque, por otro lado, podrías hacer que esta área tenga un nivel de detalle mayor.
🚀 #AlegraTip: si buscas empezar a facturar electrónicamente, el mejor consejo que te podemos dar es iniciar de la mano de una herramienta tecnológica que te simplificará mucho del trabajo y aligerará la carga que puede ser iniciar tu propio emprendimiento.
Aquí vamos con los beneficios generales que estos programas traen:
- Mayor organización. Es decir, al registrar tanto datos de inventario como datos de clientes ya solo necesitarás de una simple búsqueda cuando necesites revisar información sensible para generar facturas, pedidos, recibos, etc. Muchas empresas acostumbran tener todo este tipo de información escrita, por lo cual esto llega a cambiarles la vida al no solo ahorrar en papel que no es necesario, sino al tener el repositorio de datos siempre actualizado.
- Mayor visibilidad, ya que este tipo de herramientas brindan reportes y gráficos detallados frecuentemente. Puedes programar que estos reportes lleguen de manera diaria, semanal, mensual o con la frecuencia que mejor te convenga. Al tener datos que nos indiquen cómo ha aumentado la economía de la organización o bien, que demuestren que ha habido una baja en inventario y se requiere de más por las altas ventas, tenemos herramientas sólidas para tomar decisiones, por ello, consideramos que esta visibilidad trae consigo beneficios a largo plazo al facilitar la toma de decisión con base en datos.
La automatización es sin duda el beneficio fundamental por el cual buscamos estas herramientas para nuestro negocio. Antes de contar con una, probablemente todo lo manejabas en excel, recordando fechas y teniendo los datos exactos anotados en un lugar para copiar y pegar cada que necesitabas hacer una transacción. Con la automatización esto se acaba ya que al programar tareas con datos específicos estos se hacen recurrentemente sin que tú los tengas que realizar manualmente, ¡es una maravilla! Ejemplo: ahora que alguien compre algo de tu tienda, el inventario se actualiza solo identificando que ese artículo ya no está.
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¿Existen programas de gestión gratuitos para pymes españolas?
Por fortuna, existen muchos programas de gestión de empresas en la actualidad y pueden utilizarse como un programa de gestión gratis. Es decir, la mayoría de ellos cuentan con amplias funcionalidades en su versión de paga pero eso no significa que no podamos aprovecharlos al máximo en su versión gratuita.
Estos programas manejan en su versión gratuita lo más básico para empezar: automatización, visibilidad de reportes y facturación.
Sin duda, esto es lo más esencial si vamos a empezar… aunque te daremos un 🚀 #AlegraTip
Recomendamos que empieces utilizando la versión gratuita del programa que más te haya convencido primero, para que en caso que quieras hacer el upgrade a su versión de paga, ya estés seguro que ese programa cumple con lo que estás buscando. Así mismo, si al utilizar una versión gratuita ves que el programa no se acomoda a las necesidades de tu negocio, puedes dejarla de usar en cualquier momento y probar con otro programa de gestión gratuito.
Algunos de los programas de gestión más utilizados y gratuitos para Pymes en España son:
Nuestro programa ofrece un sinfín de funcionalidades para emprendedores, entre ellas está el crear tu tienda online desde la plataforma, la gestión completa de tu facturación y la administración de tu documentación. ¡Aprovecha los primeros 15 días gratis!
Este programa es un CRM completo que permite gestionar equipos, facturación, inventario y calendario. La mayoría de sus funcionalidades se pueden aprovechar en la versión de paga, sin embargo, recomendamos utilizar la versión gratuita para revisar si esto se adapta a las necesidades de tu negocio.
Este programa de gestión es uno de los más dinámicos ya que es adaptable a lo que necesites, es decir, cuenta con múltiples plantillas que podrás editar dependiendo de lo que estés buscando. Está enfocado en la facturación, por lo que tendrás todos los servicios de facturación desde la versión gratuita.
Este es uno de los programas más completos para el seguimiento de proyectos, tanto chicos como grandes. Aquí puedes administrar todas las tareas de un proyecto o de una compañía en concreto, asignarlas, darles seguimiento y a su vez, llevar un registro y control de todo lo relacionado a la facturación.
Este es un CRM sencillo, ágil, intuitivo y muy completo ideal para esa empresa nueva o el autónomo que empieza a manejar sus finanzas por primera vez. Aquí podrás manejar todo lo relacionado a tus finanzas, cobros, pagarés, etc.
¿Cómo adaptar mi empresa a la facturación electrónica?
Desde el 2023 las empresas en España están al tanto de que la facturación electrónica es una obligación gracias a la nueva Ley Antifraude. Te recomendamos leer el artículo en donde abordamos todo sobre esta ley para que conozcas cómo es que impulsa el que usemos programas de gestión confiables.
Recordemos que el facturar de manera electrónica tiene un enorme beneficio al ser una acción automatizada que elimina el error humano; sin embargo, te recomendamos poner atención en lo siguiente si buscas adaptarte a la facturación electrónica:
- Toma en cuenta que el programa de gestión que utilices debe de estar en orden con Hacienda, muchos de ellos cuentan con esta información visible en sus sitios web.
- Detecta si el programa de gestión cuenta con opciones de facturación en distintas divisas, esto en caso de que factures en otra divisa aparte del euro.
- Si cuentas con un departamento amplio de facturación, busca que los programas de gestión tengan herramientas que complementen lo que ya tienes, por ejemplo, hay algunos que permiten la identificación de tickets con cámara, algo así sería un beneficio adicional para tu emprendimiento.
El mejor programa de gestión para pymes es el que se adapta a las necesidades de tu propia organización, por ello, es necesario hacer el análisis de lo que tenemos, lo que necesitamos y así, empezar a buscar lo que empate con nuestra Pyme, por ejemplo, hagamos una lista de lo siguiente:
- ¿Cuántos empleados tenemos?
- ¿Cuántos equipos tengo y cuáles me faltan?
- ¿Cuánto tiempo tarda una persona en acabar una tarea?
- ¿Cómo se comunican los equipos entre ellos?
- ¿Qué buscan mis clientes?
- ¿Qué esperan los clientes que ya tengo?
Te aseguramos que al tener claro lo anterior, tendrás una idea de qué tipo de programa se adaptaría mejor a tus necesidades 😉
En Alegra sabemos que la gestión de una compañía en estos tiempos ya va de la mano de la tecnología y está en constante cambio, así que te recomendamos visitar nuestro Blog para que estés al tanto de todas las tendencias en tecnologías para la contabilidad.
👀 ¿Aún tienes dudas de cómo empezar a adentrarte al mundo de la gestión empresarial en línea?
Por fortuna puedes probar 15 días gratuitos en nuestro programa de gestión para que conozcas todas las funcionalidades desde ahora y vayas de la mano de un experto. Ya te las comentamos arriba pero estamos seguros de que puede ser un buen inicio. Alegra puede ayudar en anclar tu tienda en línea a la plataforma, a gestionar la facturación en unos cuantos clics, a automatizar los pagos ¡y mucho más!
¿Te animas? 😀
