El sistema de inventario es un proceso importante y básico para todo tipo de empresa que necesite gestionar bienes. Normalmente, el éxito de los emprendimientos recae en su nivel de organización y control.
De esta forma, las compañías pueden calcular la cantidad de productos que necesitan para prestar un servicio, asegurar su distribución en los plazos acordados e, incluso, superar los cambios imprevistos en la demanda.
Si quieres tomar el control de tu almacén y hacer crecer tu negocio, ¡este artículo es para ti! No esperes más y sigue leyendo.
¿Qué es un sistema de inventario y cómo se clasifican?
Un sistema de inventario es una herramienta de gestión empresarial, que sirve para registrar la cantidad de mercancía existente dentro de un negocio, así como también para determinar el costo de los productos vendidos. Gracias a ella, es posible saber:
- Cuánta mercancía se dispone en un determinado momento.
- Qué productos están próximos a acabarse.
- Los niveles de rotación de la mercancía.
- Qué productos están próximos a caducar.
Tipos de sistemas de inventarios
Los tipos de sistemas de inventario varían dependiendo de su aplicación y clasificación, aquí te compartimos algunos de ellos:
- Inventario de materias primas
Lo conforman todos aquellos materiales con los cuales los productos son elaborados, pero que aún no han sido procesados.
- Inventario de productos en proceso de fabricación
Este tipo de inventario incluye los bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales. Los productos se encuentran en proceso de manufactura y se cuantifican de acuerdo a la mano de obra, cantidad de materiales y gastos de fabricación.
- Inventario de productos terminados
Aquí se integran aquellos bienes que han sido adquiridos por empresas industriales o manufactureras. Esta clase de productos son transformados para ser comercializados como productos elaborados.
- Inventario de suministros de fábrica
Está constituido por los materiales con los que se elaboran los productos; sin embargo, estos no pueden ser cuantificados de manera precisa.
- Inventario de mercancías
Está conformado por aquellos bienes de los que la empresa es dueña. Normalmente, se trata de productos que son comprados para luego venderlos, sin ser sometidos a ningún tipo de modificación
¡Además, existen otros tipos de inventarios! Y se determinan según el momento en que se realizan:
- Inventario inicial: se lleva a cabo antes de comenzar una acción o periodo contable.
- Inventario final: este tipo de inventario culmina una operación o ejercicio contable.
También se pueden clasificar por la frecuencia en la que se efectúan:
- Inventario periódico o cíclico: se realiza periódicamente, por ejemplo: cada semana, mes o bimestre.
- Inventario permanente: contabiliza en tiempo real las variaciones de existencias, en resumidas palabras es el monitoreo en continuo.
Ventajas de contar con un sistema de inventario
Tener un sistema de inventario para tu empresa trae consigo muchos beneficios, entre los cuales están:
- Organización y administración efectiva del almacén.
- Menos obsolescencia de inventarios.
- Compras más eficientes.
- Conocimiento y control de los costos del inventario.
- Aumento del control en la demanda.
- Mejor planeación del flujo de caja.
- Disminución de pérdidas por fechas de caducidad.
- Mejor valoración de activos.
- Reducción en los riesgos de robo y pérdidas.
- Disminución en los costos de almacenamiento.
👀 ¡Que no se te pase! Aprende todo lo que necesitas saber para aprovechar esta herramienta en tu negocio en el curso gratuito: Gestión eficiente de almacenes e inventarios. Disponible en Alegra Academy.
¿Cómo funciona un sistema de inventario?
Como mencionamos, existen distintos tipos de sistema de inventario y estos cuentan con variantes en sus funciones. En este caso te contaremos sobre los dos tipos más comunes: el inventario periódico y el permanente.
Inventario periódico
Busca conocer los niveles de stock disponible durante un periodo de tiempo específico. En este caso, con el fin de trabajar correctamente, la fecha del conteo se debe establecer previamente. Normalmente, se suele hacer esta actividad en momentos de menor actividad empresarial, con el propósito de evitar interferencias con otras tareas.
En general, el proceso consta de recorrer el almacén contando y anotando los productos. Además, se puede aprovechar para verificar visualmente el estado de los mismos.
💡#AlegraDato: este tipo de inventario tiene algunos inconvenientes. Al ser una tarea manual, requiere muchas horas de trabajo y cabe una gran posibilidad de cometer errores. Además, no permite que la empresa conozca el estado del stock en tiempo real.
Inventario permanente
En el caso del sistema de inventario permanente, la mercancía está actualizada en tiempo real. De esta forma, las empresas controlan el stock de sus productos en todo momento. Aquí, las compañías recurren a la tecnología con ayuda de un software de gestión de almacenes, los cuales ayudan al empresario a:
- Registrar los artículos en tiempo real.
- Monitorizar los movimientos de mercancía.
- Enviar instrucciones a los operarios sobre los productos.
- Identificar la mercancía eficientemente.
👉 Aprende a crear tus productos de inventario o servicios para facturar en Alegra.
Maneja e importa tu inventario con Alegra, en minutos 👇.
¿Qué es un sistema de control de inventario?
Se entiende como control de sistema de inventario al proceso de administración de las mercancías registradas en el almacén. Para ello, existen distintas estrategias y métodos que le permiten a las empresas contar con un buen desempeño al momento de ejecutar un control de inventario.
Esta es una actividad sumamente importante para contar con un almacenamiento de producto óptimo, lo cual ayuda por ejemplo, a evitar, las compras dobles de productos.
¿Qué actividades realiza el control de sistema de inventario?
Entre las tareas que se llevan a cabo durante el control del sistema de inventario, están:
- Categorizar y dividir las diferentes partes del almacén, según sus regiones.
- Establecer los excesos y carencias dentro del almacén.
- Determinar el tipo de control de inventario que se puede hacer, este puede ser diario, semanal, mensual o anual.
Toma el control de tu negocio con un sistema de inventario
Para dar ese salto que necesita tu negocio, debes buscar un sistema de inventario que te permita:
- Crear productos fácilmente donde sea que te encuentres, solo con acceso a Internet.
- Acceder a tu inventario en tiempo real, gracias a que está en la nube.
- Cumplir con las normativas y regulaciones fiscales.
- Importar masivamente tus productos desde un archivo de Excel.
- Contar con soporte especializado cuando lo necesites.
- Impulsar el crecimiento de tu empresa organizadamente.
Alegra es un sistema de inventario y facturación diseñado especialmente para las pequeñas y medianas empresas. Con este software administrativo y contable podrás crear productos y llevar el control de la cantidad disponible en tiempo real.
Aprende a controlar tu inventario con la App Móvil de Alegra 👇.
También podría interesarte: ¿Cuál es el tratamiento contable de los sobrantes y faltantes de inventarios al cierre del período?
¡Ya estás listo para que tu empresa suba al siguiente nivel con un sistema de inventario creado especialmente para tu negocio! Únete a las más de 18.000 pymes que ya usan Alegra para organizar su inventario. Da el primer paso y prueba 15 días gratis de nuestro software de inventario y facturación electrónica.
