¿Alguna vez le ha pasado que las cuentas de la caja física no coinciden con las de los registros contables? 😱 ¡Tenga paz! Para eso existe el arqueo de caja, un proceso que le puede ayudar a detectar errores y analizar si existe un descuadre.
Cuando hablamos de llevar el control del efectivo en cualquier negocio, el arqueo de caja es una tarea clave. ¿Por qué es tan importante este proceso? ¿Cómo puede hacer un arqueo que le permita identificar discrepancias en los ingresos y egresos? ¡Lo invitamos a descubrirlo 👇!
¿Qué es el arqueo de caja?
El arqueo de caja es el proceso de verificar y cuadrar el dinero en efectivo en la caja registradora de su negocio. Es decir, cuando hace arqueo de caja debe contar el dinero que queda en caja al final del día (o turno) y compararlo con el total de ingresos y egresos registrados en el sistema.
La importancia del arqueo de caja radica en la transparencia de las operaciones, también ayuda a identificar errores y permite un control efectivo sobre la caja, los registros e incluso el estado de resultados.
¿Cómo hacer arqueos de caja?
Un arqueo de caja es como hacer una conciliación bancaria, pero contrastando la información contable del sistema con el efectivo real de la caja.
Le explicamos los pasos que debe seguir para el arqueo de caja registro contable 👇.
- Reúna todos los comprobantes: mantenga las copias y originales de los tickets de ventas, facturas y recibos del día.
- Cuente el efectivo: separe los billetes y monedas en denominaciones. Anote cada total para tener una suma detallada.
- Registre el saldo inicial y final: ¡Atención aquí! Es importante llevar un registro inicial de la caja, si comenzó en ceros o ya con flujo de efectivo. Esto le permitirá calcular cualquier diferencia con precisión.
- Calcule el total de ingresos y egresos: revisa sus registros para confirmar la cantidad de dinero que ingresó y salió de la caja.
- Cuadre la caja: ¡Tenga paz! Parece un paso difícil, pero usando las herramientas adecuadas, podrá cuadrar el efectivo actual con el registro de ingresos y egresos. Si hay diferencias, revise los errores.
- Elabore un acta de arqueo: es decir, una constancia del proceso y los resultados para respaldo contable.
¡Lo tiene listo, Tico! Hacer un arqueo de caja puede parecer abrumador, pero en realidad es más fácil de lo que piensa.
¿Cuáles son los tipos de arqueos de caja?
Según el nivel de control que desee y necesite implementar en su negocio, puede aplicar los siguientes tipos de arqueo de caja. 
¿Qué pasa si me sobra dinero en caja?
¡No piense en pura vida! 😅Encontrar dinero sobrante en caja no garantiza más ganancias. Al contrario, esto puede ocurrir por diferentes factores, por ejemplo un error en el cálculo del cambio o en el registro de ventas.
Si esto sucede, le recomendamos:
- Revisar los comprobantes de venta y los registros.
- Consultar con los encargados de caja, e identificar en qué turno puedo haber pasado el error para corregirlo.
- Registre la discrepancia y su causa en el acta de arqueo de caja, para mantener la trazabilidad de los movimientos.
¿Qué es cuadrar una caja?
Cuadrar la caja es que, tanto el dinero físico en la caja como el de los registros contables, coincidan. Para cuadrar, simplemente compare el saldo de efectivo con el total de ingresos y egresos registrados en el día. Si los números coinciden, la caja está “cuadrada”.
¿Cómo calcular el arqueo de caja?
Pongamos un ejemplo de cálculo de arqueo de caja. Inicia el turno en caja con ₡1,000 durante el día, sus ventas suman ₡5,000. Y quizá le tocó utilizar ₡1,500 del dinero de caja para pagar a algún proveedor, esto se considera un egreso.
¡Ahora, siga estos pasos!
- Sume el saldo inicial de la caja con las ventas del día:
₡1,000 + ₡5,000 = ₡6,000
- Reste los egresos:
₡6,000 – ₡1,500 = ₡4,500
- Compare este cálculo con el efectivo real en la caja y el registro contable.
Si ambos activos circunstantes coinciden, el arqueo es correcto y la caja está cuadrada 😄.
¿Qué es un arqueo de caja y ejemplos?
Si aún tiene dudas, aquí las despejamos. Un arqueo de caja es básicamente una auditoría rápida de los fondos en efectivo de un negocio.
Aquí le mostramos otro ejemplo de como se hace un arqueo de caja en Excel.
| Saldo inicial | Ingreso total | Egresos o pagos | Total de caja |
| ₡ 2,000 | ₡ 8,000 | ₡ 2,000 | ₡ 8,000 |
- ₡ 2,000 + ₡ 8,000 = ₡ 10,000
- ₡ 10,000 – ₡ 2,000 = ₡ 8,000
¿Qué se revisa en un arqueo de caja?
En el formato de arqueo de caja siempre debe considerar estos elementos:
- Efectivo, es decir, todo el dinero en la caja.
- Comprobantes de pago, para respaldar cada ingreso o egreso.
- Saldo inicial y final para cuadrar la caja.
- Movimientos de ventas y gastos, estos registros siempre deben estar listos.
¿Cómo se realiza un cierre de caja?
¡Atención aquí! No confunda el arqueo de caja con el cierre de caja, son conceptos diferentes. El cierre de caja siempre debe hacerse al cerrar un turno para verificar el saldo final y dejar constancia de que el dinero en caja coincide con los registros contables.
Por lo tanto, el cierre de caja se realiza revisando los movimientos realizados en el día, calculando ingresos y egresos, registrando todo en la cuenta contable y dejando un saldo cero para la próxima apertura de caja.
¿Cómo se cuadra una caja chica?
Primero, es importante entender que la caja chica es una pequeña reserva de efectivo para gastos menores del día a día.
Y también es importante cuadrarla, lo más común es que se realice de la siguiente manera:
- Defina el monto fijo inicial y regístrelo.
- Anote cada gasto realizado con comprobantes o facturas.
- Revise los movimientos diarios y suma los gastos al total, confirmando que el saldo de caja chica sea correcto.
- Reintegre el monto inicial cuando sea necesario, para garantizar siempre un saldo adecuado.
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