¿Alguna vez le ha pasado que se queda sin mercancía? Llevar un control detallado de activos es primordial para las ventas y gestión de productos. Por ello, entender qué es un inventario es fundamental, ya que representa un registro detallado de los bienes disponibles.
¡Tenga paz! Aquí le explicamos qué es un inventario, sus tipos, beneficios, ejemplos y pasos para hacerlo 👇.
¿Qué es un inventario?
Un inventario es un registro detallado y ordenado de todos los bienes y materiales que posee una empresa. Incluye materias primas, artículos en proceso, mercancía terminada y otros recursos esenciales para las operaciones diarias.
Mantener este listado actualizado facilita la gestión administrativa, de compras y ventas.
¿Cuál es la finalidad de realizar un inventario?
El objetivo principal de un inventario es proporcionar una visión clara y precisa de los recursos disponibles, permitiendo a la empresa gestionar de manera efectiva su producción y ventas.
Tener esta información disponible facilita el cierre fiscal, además de evitar sanciones por incumplimiento en procesos.
Otros beneficios de este registro son 👀.
- Optimización de recursos: ayuda a evitar la sobrecompra o escasez de mercancías.
- Mejora en la planificación: facilita la planificación de producción y compras futuras.
- Evaluación financiera: proporciona datos esenciales para evaluar el costo de los bienes vendidos y el valor de los activos.
🚀TipAlegra: ¿qué es hacer inventario en una empresa? Es el proceso de contar, clasificar y registrar los artículos y materiales disponibles, manteniendo un control adecuado del stock.
¿Qué es un stock de inventario?
Se refiere a la cantidad total de bienes y materiales que una empresa tiene disponibles para la venta o producción.
Características de los inventarios
Estos reportes deben ser precisos, actualizados y fácilmente accesibles. Algunas de las características clave incluyen:
- Periodicidad, la frecuencia con la que se realiza el inventario, como mensual, trimestral o anual.
- Exactitud y precisión en la contabilización de los bienes.
- Claridad para identificar las existencias, producciones y ventas.
¿Cuáles son las partes del inventario?
El registro se compone de 👇.
- Capital activo: bienes y recursos que posee la entidad.
- Capital pasivo: deudas y obligaciones de la entidad.
- Capital líquido: resultado neto de restar el capital pasivo del capital activo, reflejando la posición financiera real de la entidad.
Además de llevar la información más importante de cada artículo.
12 tipos de inventarios
Cada reporte se adapta a las necesidades específicas de su empresa.
| Descripción | Ejemplo | |
| Inventario periódico | Conteo de mercancías en almacén o tiendas, en determinados tiempos para detectar errores y robos. | Recuento y registro manual de mercancía. |
| Inventario perpetuo | Seguimiento en tiempo real de existencias mediante software. | Uso de un sistema POS o ERP en una tienda. |
| Inventario cíclico | Recuentos periódicos de partes del inventario en lugar de un conteo anual completo. | Revisión mensual de productos en una tienda de ropa. |
| De seguridad | Mantener artículos adicionales para prevenir escasez durante la demanda o problemas en la cadena de suministro. | Almacenamiento extra de alimentos en un supermercado. |
| En tránsito | Mercancía en camino desde el proveedor hasta el almacén. No se considera inventario físico hasta su recepción. | Productos importados en camino hacia el almacén. |
| Obsoleto | Artículos que no se venden y pierden valor. Deben ser identificados y gestionados rápidamente. | Equipos tecnológicos desactualizados en una tienda. |
| Productos terminados | Bienes listos para la venta. | Vehículos en una concesionaria de autos. |
| Materias primas | Materiales utilizados para la fabricación de artículos. | Madera y clavos en una fábrica de muebles. |
| Productos en proceso | Mercancía en fase de fabricación. | Coches en ensamblaje en una fábrica automotriz. |
| Suministros | Utensilios y materiales para operaciones diarias del negocio. | Papel y bolígrafos en una oficina. |
| Materiales de embalaje | Materiales para empaquetar y enviar bienes. | Cajas y etiquetas en una tienda en línea. |
| De devolución | Productos devueltos que deben ser evaluados para su reventa. | Ropa que regresa a una tienda minorista. |
Gestionar su stock permanente le ayudará con los procesos contables, como auditoría financiera, balances y reportes precisos, para tomar decisiones estratégicas en su negocio.
5 pasos para crear un inventario
Aquí le dejamos los pasos esenciales para realizar un inventario.
- Identificación de bienes: enliste los artículos y materiales disponibles.
- Clasificación: organice los productos por categorías y tipos.
- Registro: documente las cantidades, ubicaciones y valores de cada artículo.
- Valoración: asigne los valores monetarios a los bienes utilizando métodos contables adecuados.
- Revisión y actualización: revise y actualice los registros regularmente para mantener su precisión.
¿El inventario es activo o pasivo?
Se clasifica como un activo en los estados financieros o balance general de una empresa. Representa los recursos que la empresa posee y que pueden ser convertidos en efectivo a través de la venta de artículos.
Ejemplo de inventario
¿Ya hizo su inventario? Si aún le quedan dudas, aquí le mostramos cómo se ve este reporte. Cada método tiene sus propias características y aplicaciones prácticas, desde contar físicamente los productos hasta utilizar sistemas automatizados para un seguimiento en tiempo real.
Ejemplo de inventario periódico
Este es un recuento físico de las existencias al final de cada mes, año o semana.
| Producto | Cantidad inicial | Compras semana 1 | Cantidad final |
| Vasos | 100 unidades | 50 unidades | 50 unidades |
| Tazas | 200 unidades | 180 unidades | 20 unidades |
| Cucharas | 300 unidades | 150 unidades | 150 unidades |
Ejemplo de inventario perpetuo
Para hacer este reporte, se utilizan sistemas automatizados para rastrear continuamente las entradas y salidas de mercancía.
| Producto | Cantidad inicial | Ventas día 1 | Sobrante |
| Playeras | 150 unidades | 80 | 70 unidades |
| Pantalones | 300 unidades | 100 | 200 unidades |
| Suéter | 500 unidades | 150 | 350 unidades |
Ejemplo de inventario permanente
Este se centra en la valoración constante de los activos.
| Producto | Cantidad actual | Costo unitario | Valor total |
| Vasos | 100 unidades | $10 | $1,000 |
| Tazas | 200 unidades | $15 | $3,000 |
| Cucharas | 150 unidades | $20 | $3,000 |
Si está buscando una manera más eficiente y precisa de gestionar su inventario, la mejor solución es Alegra. Un software de gestión y facturación que cuenta con un sistema POS, para facilitar el seguimiento en tiempo real de sus productos.
Esta es una opción en la nube ideal, puede ingresar desde cualquier lugar porque no requiere de instalaciones en un computador. Mantenga su información segura y sin riesgos de que se pueda perder o borrar como ocurre usualmente en programas que requieren descargarse como Excel.
Integre la gestión de inventarios con sus procesos de ventas y compras, automatice el control de existencias y obtenga informes detallados de su stock.
Buenos Días
Quiero conocer costos para un punto con régimen simplificado.
Gracias
Hola Mónica, para conocer los precios visita http://www.alegra.com/precios o también puedes encontrar una propuesta comercial en http://cdn2.alegra.com/website/cotizaciones/cotizacion_colombia.pdf.
Si tienes más dudas puedes escribirnos a http://www.alegra.com/123, nuestro equipo de soporte resolverá cualquier inquietud que tengas.
¡Saludos!
Como podría trabajar con Alegra entradas y salidas de productos de un almacén. Me gustaría trabajarla con una pistola que lea códigos y al mismo tiempo registrando el movimiento de la mercancia.
¡Hola!
Te cuento que en Alegra puedes manejar un inventario de tus productos, que aumenta al registrar facturas de compra y disminuye con las facturas de venta, además puedes agregar a tus productos el código de barras para facturar con la pistola desde el punto de venta. Te invitamos a consultar esta ayuda para saber más:
https://ayudas.alegra.com/ayuda-general/inventarios/agrega-el-codigo-de-barras-a-tus-productos-de-venta
Hola
Quisiera saber si se puede controlar en inventario de varias bodegas y consolidarlo con la bodega principal y si permite hacer traslados entre ellas.
¡Hola! Claro que si, puedes manejar tu inventario en diferentes bodegas y hacer los traslados que consideres necesarios. En esta ayuda puedes conseguir la información que nos indicas:
https://ayudas.alegra.com/ayuda-general/inventarios/gestiona-tu-inventario-en-diferentes-bodegas-o-almacenes
Si tienes más dudas o inquietudes, puedes escribirnos a [email protected], estaremos muy atentos para ayudarte.
Hola¡
Quisiera saber si en el inventario que maneja Alegra se puede hacer uno para cafés, es decir, que por cada producto que yo venda se descuente la cantidad de gramos que utilice por cada materia prima.
¡Hola! En este caso te recomendamos crear tanto la materia prima como el producto terminado en el inventario y a través de un ajuste de inventario disminuir la materia prima utilizada en el producto final, estamos trabajando para mejorar este método y esperamos muy pronto tener noticias sobre el avance. Para más información escríbenos a [email protected] y resolveremos tus dudas con el mayor de los gustos.
hola,quiero saber si puedo llevar el control de una fabrica de zapatos ,desde la compra de materiales hasta el producto final
¡Hola, Silvana!
La recomendación que le damos a todos nuestros usuarios es que usen Alegra para productos terminados y disponibles para la venta, ya que nuestro software no cuenta con módulo de producción por los momentos.
Si es posible llevar el control de inventario pero esto a través de ajustes contables y manejando varias bodegas, causando reprocesos en la información.
¡Esperamos que te hayamos aclarado todas tus dudas!
Voy a empezar a llevar una empresa con el programa de ustedes ya je mañana si varios cosas pero no he podido montar el Puc
¡Hola, Luz!
Mil gracias por tu pregunta.
Para configurar tu plan de cuentas, debes ingresar al menú Contabilidad-Catálogo de cuentas y allí crear las cuentas que necesites.
Acá te dejamos una guía de lo que te encontrarás en este menú: https://ayuda.alegra.com/clasifica-tu-informaci%C3%B3n-en-diferentes-cuentas-contables
¡Esperamos que puedas realizarlo!