¿Has escuchado sobre un albarán o guía de remisión? Este tipo de documentos son esenciales al hacer una compra o venta y si ya te encuentras dentro de un emprendimiento es necesario conocer todos los tipos de documentos que se llegan a manejar.
El albarán puede resultar confuso debido a la variedad de sus tipos y la ambigüedad sobre su validez. Sin embargo, no tienes de qué preocuparte, en este artículo te explicamos para qué sirve, cómo es y todo lo que necesitas saber al respecto.
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¿Qué es albarán?
El albarán es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido. El receptor debe firmarlo al recibir el producto y así se confirma la transacción, por lo regular, vienen con poca información y es una especie de ticket pequeño.
¿Para qué sirve un albarán?
El albarán sirve principalmente para que:
- Los compradores tengan evidencia de su compra y puedan comparar lo que pagaron con la factura.
- El vendedor pruebe haber entregado la mercancía solicitada para proceder a realizar la factura.
Características de un albarán
A continuación mencionaremos las características más importantes de un albarán en España, es decir, los datos que debe contener:
- Número del albarán, ya que al igual que remisiones, facturas o notas, este debe estar numerado.
- Descripción completa de la mercancía entregada.
- Datos del comprador y del vendedor.
- Lugar y fecha de entrega.
- Firma del receptor.
¿Quién emite el albarán?
El albarán lo emite el vendedor del producto, mercancía o servicio y es un documento que se debe entregar cuando el cliente recibe su compra, ya sea en las instalaciones del que ofrece el producto o en el domicilio del cliente.
Diferencia entre pedido y albarán
Existen muchas similitudes entre un pedido, un albarán, una factura,pero también algunas diferencias como:
- El pedido es ese documento o solicitud que viene de parte del comprador. Este puede ser un simple documento, una nota o bien, el contrato en donde se especifique lo que el comprador necesita del vendedor.
- El albarán, por su parte, puede fungir como un albarán de entrega o un albarán de compra y es la prueba de que la transacción se hizo, fue pagada y funge como prueba de que el comprador recibió la mercancía en tiempo y forma.
Tipos de albarán
En España contamos con varios tipos de albarán y es necesario conocerlos para no caer en confusiones, aquí te los compartimos:
- Albarán valorado: en este tipo incluimos el precio individual del producto entregado, los impuestos cargados y cualquier clase de descuento que se haya aplicado; sin embargo, aquí no necesariamente se debe acompañar de una factura. Por ello, este albarán no tiene ningún tipo de valor tributario, es solo un documento informativo.
- Albarán sin valorar: a diferencia del valorado, este documento no contiene los datos monetarios de todo el costo del producto, las deducciones de impuestos o descuentos aplicados. El albarán sin valorar se entrega con una factura, por ello, este funge como un documento mercantil que avala que se recibió el producto y, al estar acompañado de la factura, tiene un valor distinto, ya que con él se puede exigir el pago de la factura, aunque sigue sin ser un documento fiscal.
¿Albarán o factura?
Aunque parezca que son documentos muy similares, realmente no es así.
Aquí te van las diferencias entre un albarán y una factura:
- La factura es un documento 100% válido ante Hacienda y representa un comprobante fiscal de una compra.
- El albarán solo tiene un valor informativo y no es un comprobante fiscal de una compra.
El albarán de recepción es un gran complemento, pero recuerda que no sustituye a una factura, ya que no es un documento que acredita fiscalmente la compra. Por ello, aprovechamos para recomendarte Alegra, con nuestro software puedes gestionar digitalmente todas tus facturas, notas y más. ¡Aquí la organización está a la orden del día!
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