Las mejores empresas son las que siempre buscan optimizar sus procesos y despegar sus ingresos. ¿Cómo lo hacen? Definitivamente con un software contable.
Hay un sinfín de tipos de sistemas de contabilidad, algunos enfocados en procesos específicos y otros que ofrecen una experiencia completa. Hallar el correcto puede ser una tarea confusa y hasta tediosa. ¡Pero tranquilo! Aquí te contaremos todo lo que necesitas saber para llevar tu negocio hasta las nubes. 🚀
¿Qué es un sistema de contabilidad?
Es un programa que permite simplificar y sistematizar la gestión contable de un emprendedor o contador, implementando algoritmos, aplicaciones, fórmulas y comandos.
En otras palabras, es un aliado que busca automatizar el sinfín de tareas técnicas dentro del área contable. Este se encarga de reunir toda la información contable y financiera de una empresa para poder entender el estado económico actual del mismo.
¿Cómo está compuesto el sistema contable?
Todo sistema contable cuenta con elementos básicos para facilitar al máximo la recopilación de datos, disponiéndolos claramente para una mayor comprensión por parte del emprendedor o contador.
Entre los elementos más comunes tenemos:
- Actividad financiera: registro de las actividades y acciones diarias de la empresa.
- Organización de la información: gestión y clasificación de todos los movimientos contables como: entradas de dinero, mercancías o materias primas.
Esto nos permite conocer y dar seguimiento al balance de la empresa, como: si se está o no sujeto a impuestos, si existen clientes de dudoso cobro o si hay anticipos de productos que se deban pagar después.
¿Para qué sirve un sistema de contabilidad?
Un sistema contable cuenta con distintas funciones que un empresario necesita para llegar a ser exitoso. Aquí te compartimos algunas de ellas:
- Se apega a los lineamientos de la autoridad fiscal: logrando acelerar procesos y sacar mayor provecho al sistema, cumpliendo los lineamientos y directrices legales de tu país.
- Es simple: ya que centraliza y automatiza la información de una manera fácil de interpretar y manejar.
- Procesos contables rápidos y en tiempo real: te permite emitir y recepcionar facturas las 24 horas al día, los 7 días a la semana.
- Mayor organización: te ayuda a establecer límites, prever necesidades futuras, dar seguimiento a ingresos y gastos, así como también organizar óptimamente los departamentos, proyectos y centros de costos.
- Actualización constante: te brinda información al día sobre los impuestos, gravámenes, categorías, regímenes fiscales y más.
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¿Cuáles son los sistemas de contabilidad que existen?
Tipos de sistemas de contabilidad
Sistema de facturación
Un sistema de facturación te permite generar facturas de compra para tus clientes. Esto se puede hacer mediante dos opciones: la nube o con instalación directa en el computador.
Además, dependiendo del software que utilices, podrás generar cotizaciones y emitir factura electrónica, las cuales son una obligación exigida por el ente fiscal de tu país.
Usualmente, algunos sistemas de facturación también te ofrecen la posibilidad de poder controlar tu inventario y generar tus facturas según la disponibilidad que registra tu stock.
Adicional a esto, podemos encontrar sistemas de facturación que incluyen la función POS o punto de venta. ¿No lo sabías? 😱 Aquí podrás aprender todo lo que debes saber sobre un sistema POS.
Recapitulando, estas son las opciones más comunes en sistemas de facturación:
- Sistema de facturación.
- Sistema de facturación + Facturación electrónica.
- Sistema de facturación + Inventarios.
- Sistema de facturación + POS.
- Sistema de facturación con todas estas funcionalidades.
Sistema contable
A diferencia de los sistemas de facturación, un software o sistema contable es aquel que te permite llevar la contabilidad de tu negocio, te ayuda a gestionar tus libros contables, estados financieros y te ofrece reportes en tiempo real para conocer el estado de tu salud financiera.
Este también se puede encontrar de forma tradicional (por instalación) o en la nube.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Un ERP o sistema de planificación de recursos empresariales es un software que le permite a tu negocio centralizar toda su información en un mismo lugar, como:
- Procesos de producción.
- Distribución.
- Contabilidad
- Recursos humanos.
Y por si te lo preguntabas, sí, estos también pueden operar en la nube o mediante instalación directa en computadoras.
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Sistema para la gestión de nómina
Existen algunos software como los sistemas de gestión de nómina que solo se especializan en ayudarte a gestionar la nómina de tus empleados, calcular sus ingresos y deducciones, cesantías y demás.
Si quieres un sistema que te ayude a liquidar la nómina y pagarle a tus empleados de forma automática y sin errores, entonces un software de gestión de nómina es ideal para ti.
Aquí es importante mencionar la obligación que tienes como empleador de presentar nómina electrónica, un concepto muy diferente a liquidar la nómina de tus empleados. Pero tranquilo, aquí te contamos la diferencia entre liquidar la nómina y presentar la nómina electrónica.
Si necesitas más ayuda, te compartimos el paso a paso para emitir tu nómina electrónica😎👇
Excel u hojas de cálculo
A pesar de que no es netamente un tipo de software contable, decidimos incluirlo dentro de este artículo debido a que muchas empresas aún lo usan.
A través de un Excel o las hojas de cálculo de Google es posible llevar un registro de la contabilidad de una empresa e incluso generar facturas de venta. Sin embargo, no es lo más recomendable debido a la gran dificultad que puede representar y lo mucho que puede llegar a retrasar los procesos de una empresa.
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¿Qué ofrece Alegra como sistema de contabilidad?
Alegra es un sistema de contabilidad y facturación electrónica en la nube que ofrece lo mejor de cada sistema contable. Con nosotros puedes integrar todas las áreas de tu negocio:
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- Contabilidad.
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- Contactos.
- Bancos.
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