Uno de los mayores retos a los que se enfrentan las empresas en Perú, es la administración de la información masiva que se produce diariamente en sus compañías, por eso hoy te hablaremos de una herramienta que te permita gestionar dicha información de forma fácil y eficiente: Un software administrativo en la nube.
Diferencias entre un software contable en la nube y un software administrativo
Antes de profundizar en este tema, es importante recordar que el software contable en la nube es diferente a un software administrativo en la nube, veamos sus diferencias:
Software contable en la nube: Una de las particularidades de este servicio en la nube, es que permite al emprendedor tener el control absoluto de la información de su compañía y compartirla con el contador a través de la asignación de un “rol contador”.
Además, esta herramienta facilita y automatiza procesos manuales al contador, y se centra más en registros, facturación de actividades económicas e impuestos.
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Software administrativo en la nube: Cuando hablamos de esta herramienta, nos centramos más en el control y gestión de procesos dentro de una empresa relacionados con clientes, proveedores y colaboradores.
Ahora que ya tenemos claro las principales diferencias entre estos dos conceptos, podemos seguir descubriendo más de este apasionante tema.
Funciones que podrás realizar con un Software administrativo en la nube:
- Tener control de forma fácil y segura de las facturas electrónicas que se generen en tu empresa.
- Generar, enviar y administrar las boletas electrónicas en un solo lugar.
- Gestionar, controlar y personalizar cada ítem de tu inventario.
- Conciliar las cuentas bancarias.
- Gestionar el estado de cuenta con tu clientes y proveedores.
- Control de los gastos en los que incurre la empresa.
- Conservar de forma organizada la información de tus colaboradores.
⭐ Beneficios de usar un Software administrativo en la nube
Cuando descubres todas las funciones que puedes realizar con un software administrativo en la nube e implementar buenas prácticas para su correcto uso, es muy posible que tu empresa pueda disfrutar de todos los beneficios de usarlo. Entre esos beneficios podemos encontrar los siguientes:
⭐ Generar reportes inteligentes
Con un software en la nube como Alegra, podrás disponer de información relevante en tiempo real para analizar tu negocio, información como:
- Ventas.
- Mejores clientes.
- Productos más vendidos.
- Flujo de efectivo.
- Balance general.
- Estado de resultados.
- Rotación de cartera.
- Lo que debes.
- Lo que te deben.
- Seguimiento del pago de tus Impuestos.
⭐ Mejorar la productividad en tu empresa
Uno de los conceptos más mencionados en esta era digital es “mejorar la experiencia del usuario” y en tu caso esos usuarios vendrían siendo tus proveedores, clientes y colaboradores. Así, cuando usas un software administrativo en la nube, podrás automatizar y optimizar procesos de venta, realizar envíos del estado de cuenta a tus clientes en cuestión de minutos, consultar información en tiempo real de tu compañía, lo que se traduce en mejorar la experiencia de tus usuarios y la productividad de tu empresa.
⭐ Toma de decisiones inteligentes
Cuando trabajas con un software administrativo en la nube, siempre dispones de información en tiempo real de todas la áreas de tu compañía, lo que en definitiva te permite acceder a esta información en cualquier momento, y tomar decisiones inteligentes como: realizar promociones en momentos oportunos, actualizar tu inventario de forma anticipada, es decir, antes de que se acaben determinados ítems, entre otros.
⭐ Gestiona tu empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento
Cuando trabajas con softwares en la nube, no dependes de un dispositivo o un lugar en específico para tener acceso a la información de tu compañía, en este caso sólo deberás hacer uso de Internet y de tus credenciales (usuario y contraseña).
⭐ Seguridad
Uno de los recursos más importantes de las empresas de esta generación son los datos, por eso la tecnología en la nube nace como una alternativa no solo de agilizar y optimizar procesos de las compañías, sino también de mantener la información segura y en la nube.
⭐ Reduces costos
Para usar un software administrativo tradicional, por lo general primero debes adquirir una licencia de pago anual y disponer de un ordenador con buena capacidad de almacenamiento, para posteriormente instalar dicha licencia. Además, otro de los limitantes es que solo podrás conocer la información de tu compañía desde el lugar y ordenador donde está alojado este software.
Uno de los beneficios de usar un software administrativo en la nube es que no se requiere de una licencia y puedes pagarlo de forma mensual a través de una suscripción, disponer de él desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que hace reduzcas no solo tiempo y sino también costos, recursos que puedes emplear para otro tipo de acciones que hagan crecer tu negocio.
⭐ Amigable con el medio ambiente
Evitar el uso de documentos en papel y almacenamiento en lugares físico, es posible cuando usas un software administrativo en la nube, ya que generas facturas electrónicas, boletas electrónicas, exportar documentos o reportes en excel o PDF, sin tener la necesidad de recurrir a ningún documento en papel.
4 pasos para seleccionar un software administrativo en la nube en Perú
Al momento de elegir un software administrativo en la nube será importante tener en cuenta estos 4 puntos:
Alegra, sistema de administración en la nube – Perú
⭐ Que cumpla con la SUNAT
Identifica que además de que el software contable en la nube te permita controlar y gestionar la parte interna de tu empresa, también cumpla con todos los estándares de la SUNAT, que son entes externos que ya tiene establecidas una serie de normativas que hacen que las empresas en Perú operen bajo todos lo términos legales.
⭐ Identifica que este software te permite emitir comprobantes de pago electrónicos en Perú
Al igual que muchos países en Latinoamérica, Perú es un país que apuesta a la transformación digital de las empresas a través de la generación de comprobantes electrónicos como facturas electrónicas y boletas electrónicas, documentos que a partir de septiembre del 2021 serán obligatorios para muchas empresas.
⭐ Encuentra un software en la nube fácil de usar y con asistencia técnica
No hay nada más práctico que un software intuitivo, fácil de usar y que te ofrezca asistencia técnica cuando lo necesites.
⭐ Que puedas compartir la información con tu contador
Aunque como emprendedores nos dediquemos a la parte administrativa y no se nos dificulte usar nuestro software en la nube, siempre será recomendable asesorarse de un experto en impuestos y gestión en nuestra empresa. Para los usuarios de Alegra, existe por ejemplo la opción de Alegra contador, una herramienta que permite al contador tener acceso a tu información con sus propios acceso, pero solo cuando tu envías una invitación como contador.
Esperamos que esta información te haya sido de utilidad y deseamos que sigas preocupándote por temas tan interesantes e importantes como el control y la gestión de empresa. Además si te has quedado con ganas de probar un software administrativo en la nube te dejamos la opción de que crees un cuenta gratis en Alegra y disfrutes de todas sus funcionalidades durante 15 días ¿Te animas?
