Todo buen emprendedor busca tener una gestión eficiente y segura de su negocio pero, ¿todos saben cómo lograrlo? 🤔 ¡Aquí es donde nos ayudan los sistemas de información contable! Esta herramienta será tu aliada al momento de realizar la contabilidad de tu empresa.
Sigue leyendo y conoce temas que nadie te ha contado aún sobre esta clase de software 🤫👇.
¿Qué es un sistema de información contable y para qué sirve?
Los sistemas de información contable (SIC) son herramientas computarizadas que se encargan de la recopilación, almacenamiento y procesamiento de los datos financieros y contables de una empresa.
Entre los datos que normalmente se emplean, tenemos:
- Ingresos.
- Gastos.
- Información del cliente.
- Información del empleado.
- Información fiscal.
- Órdenes de ventas.
- Informes y análisis.
- Requisiciones de compras.
- Facturas.
- Inventario.
- Nómina.
Funcionalidades de un sistema de información contable
Los sistemas de información contable cuentan con distintas funciones que ayudan dentro del registro, contención y procesamiento de los datos. De esta forma, logran potenciar a las empresas.
Entre las funciones que destacan de un SIC, tenemos👇.
- Recopilación y almacenamiento efectivos y eficientes de los datos relacionados a las actividades financieras de una organización, incluida la adquisición de datos de transacciones de documentos, el registro de transacciones y la publicación de datos en los libros de contabilidad.
- Generación de reportes totalmente útiles a la hora de la toma de decisiones. Pueden generarse informes de gestión, estados financieros, cuentas por cobrar, estado de inventario y cualquier otro dato financiero registrado.
- Relación entre áreas, permite integrar los diferentes departamentos de una empresa, por lo que cualquier área puede revisar la información de otra o generar alguna acción específica.
- Generación de presupuestos de cualquier cliente que desees, pudiéndose enviar de manera virtual.
- Gestión de sueldos, gracias a que es automatizada, se puede gestionar el pago del sueldo de los empleados desde cualquier lugar, solo accediendo al sistema con el usuario y contraseña.
- Facturación electrónica, tanto físicas como virtuales, con la posibilidad de poder enviarlas por correo electrónico a los clientes.
- Información de inventario, totalmente actualizada sobre el stock de productos disponibles y faltantes. De esta forma, permite controlar los movimientos y ofrecer datos reales.
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Objetivos de los sistemas de información contable
Para que una empresa crezca con la ayuda de un sistema de información contable, este debe cumplir con una serie de objetivo claros, entre ellos:
- Predecir los flujos de dinero.
- Brindar información precisa para tomar decisiones en temas de inversión y créditos.
- Ayudar a los gerentes de la empresa en su planificación y control.
- Evaluar a los administradores.
- Calcular impuestos que tiene que pagar la organización.
- Controlar las operaciones financieras.
- Dar datos sobre los beneficios obtenidos.
Etapas de un sistema de información contable
Las etapas de un sistema de información contable deben ejecutar tres pasos básicos relacionados con las actividades financieras, aquí te los mencionamos:
- Registro de la actividad financiera: este debe ser sistemático y relacionado a la actividad comercial diaria de la empresa.
- Clasificación de la información: la cual debe ser por grupos o categorías, dependiendo de cómo se organice el negocio.
- Resumen de la información: de tal forma que sea precisa y entendible. Por ejemplo, un informe sobre la relación completa de las transacciones de venta de la empresa.
¿Cuál es la importancia de los sistemas de información contable?
Como hemos visto, los sistemas de información contable tienen la labor de recoger, registrar y generalizar los datos financieros de una empresa, por ello, su importancia radica en la utilidad que tienen para la toma de decisiones.
Gracias a que permiten crear registros contables más fiables, se puede llevar una contabilidad más precisa. Esto hace posible prevenir los resultados negativos de la actividad económica y ejercer mejor control del mismo. De esta forma, se pueden organizar y usar los diferentes recursos financieros eficientemente y crecer con mayor rapidez.
Ventajas de los sistemas de información contable
El poder que pueden tener los sistemas de información contable son indispensables para lograr un trabajo eficiente, impecable y preciso. Entre las ventajas que trae consigo esta clase de software podemos destacar:
- La disminución de costos, ya que te permite optimizar recursos, eliminando procesos manuales que podrían traer errores costosos que derivarían a pérdidas económicas.
- Aumento de la productividad, gracias a procesos más fluidos, sin errores, con información clara, oportuna y precisa, que permite que los empleados puedan trabajar sin interrupciones ni retrasos.
- Cumplimiento de las obligaciones fiscales, debido a que estarás actualizado con las últimas disposiciones tributarias de tu país.
- Control de inventario y gestión de proveedores, tendrás información precisa y actualizada sobre los proveedores que ofrecen los mejores precios y condiciones. De esta forma, podrás optimizar tus compras y reducir costos asociados a la adquisición de materiales y suministros.
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¿Cuáles son las 5 cualidades de la información contable?
La contabilidad debe tener una serie de cualidades para que realmente sea útil para la empresa. Por ello, la información contable debe ser:
- Comprensible, clara y fácil de entender.
- Útil, pertinente y confiable.
- Oportuna, Poseer valor de realimentación y de predicción.
- Confiable, neutral, verificable y representar fielmente los hechos económicos.
- Comparable, por ello, debe prepararse sobre bases uniformes.
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