¿Ha llegado el día de cuadrar los impuestos en tu empresa, pero el área contable se ha retrasado y no tiene los reportes actualizados? ¡Es la señal para adquirir un sistema contable! Aquí te vamos a decir todo lo que necesitas para saber cómo elegir el mejor sistema que organice tu contabilidad en República Dominicana🚀🇩🇴.
¿Qué es un sistema contable?
Es un programa que permite simplificar y sistematizar la gestión contable de un empresario o profesional en Contabilidad, implementando algoritmos, aplicaciones, fórmulas y comandos.
En otras palabras, es un aliado que busca automatizar el sinfín de tareas técnicas dentro del área contable. Este se encarga de reunir toda la información financiera de una empresa para entender cómo está la situación económica actual de la misma.
¿Cuándo se crearon los sistemas de contabilidad?
Vamos a lo que vinimos 🤓, y es que a lo largo de la historia, la contabilidad se destaca como una disciplina esencial para abordar la gestión de bienes y recursos. En la actualidad, los sistemas contables cumplen funciones cruciales más allá de las obligaciones fiscales, organizando y modelando las actividades diarias.
Te contaremos un poco cómo fue evolucionando esta herramienta:
| Antecedentes | – El dinero y la moneda impulsaron la necesidad de registrar actividades, dando origen a sistemas contables rudimentarios como el ábaco.- Con la creación del dinero, el ábaco y libros contables manuales se utilizaron para manejar grandes cantidades de información numérica. |
| Sistemas contables modernos | – Estos programas se benefician de capacidades tecnológicas, incorporando el software informático en entornos electrónicos.- Se encargan de registrar y gestionar operaciones financieras, transferencias, emisión de facturas, entre otros.- Aunque los primeros desarrollos eran limitados, la llegada del internet permitió herramientas más avanzadas, almacenamiento de datos, estadísticas y accesibilidad en tiempo real. |
| Desarrollo tecnológico | – Empresas han optimizado herramientas contables, ofreciendo software especializados que cumplen tareas, almacenan información y permiten el acceso remoto.- En la actualidad, estos programas son fluidos, confiables y eficaces, facilitando la toma de decisiones mediante la estandarización de procesos y la presentación organizada de información financiera. |
Estos son algunos cambios que se han empleado gracias a la contabilidad inteligente 👇.
¿Cuáles son los elementos de un sistema contable?
Todo sistema contable cuenta con componentes básicos para facilitar al máximo la recopilación de datos, para una mayor comprensión por parte del contador y, a su vez, del empresario.
Entre los más comunes tenemos:
- Actividad financiera: registro de las actividades y acciones diarias de la empresa.
- Organización de la información: gestión y clasificación de todos los movimientos contables como: entradas de dinero, mercancías o materias primas.
Esto nos permite conocer y dar seguimiento al balance de la empresa, como: si se está o no sujeto a impuestos, si existen clientes de dudoso cobro o si hay anticipos de productos que se deban pagar después.
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¿Para qué sirve un sistema de contabilidad?
Un sistema contable cuenta con distintas funciones que un empresario necesita para llegar a ser exitoso. Aquí te compartimos algunas de ellas:
- Se apega a los lineamientos de la autoridad fiscal: logrando acelerar procesos y sacar mayor provecho al sistema, cumpliendo los lineamientos y directrices legales de tu país.
- Es simple: ya que centraliza y automatiza la información de una manera fácil de interpretar y manejar.
- Procesos contables rápidos y en tiempo real: te permite emitir y recepcionar facturas las 24 horas al día, los 7 días a la semana.
- Mayor organización: te ayuda a establecer límites, prever necesidades futuras, dar seguimiento a ingresos y gastos, así como también organizar óptimamente los departamentos, proyectos y centros de costos.
- Actualización constante: te brinda información al día sobre los impuestos, gravámenes, categorías, regímenes fiscales y más en Republica Dominicana.
¿Te parece genial? Y eso que aún no conoces las funciones contables que Alegra tiene para ti. Échale un ojo a este video 👇.
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Ventajas y desventajas del sistema contable
Ya conoces mucho más sobre los sistemas contables, pero te dejamos la vaina más fácil con este cuadro comparativo 👇.
| Aspecto | Ventajas de un sistema contable | Desventajas de un sistema contable |
| Exactitud | Proporciona registros precisos. | Pueden ocurrir errores debido a entradas incorrectas. |
| Toma de decisiones | Facilita la toma de decisiones basadas en datos financieros. | Si la persona encargada desconoce cómo leer la información, puede tomar decisiones erradas. |
| Cumplimiento legal | Ayuda a cumplir con requisitos legales y fiscales. | Requiere actualización constante para cambios normativos. |
| Rendición de cuentas | Permite una rendición de cuentas transparente y clara. | Puede haber malentendidos si la información no es clara. |
| Eficiencia operativa | Automatiza procesos, mejorando la eficiencia. | Se debe pagar por los costos iniciales. |
| Seguimiento financiero | Permite un seguimiento detallado de la situación financiera. | La complejidad de la información puede aumentar con el tamaño de la entidad. |
| Auditoría y verificación | Facilita auditorías internas y externas. | Riesgo de fraudes si no se implementan controles adecuados. |
Como ves, un sistema contable puede llegar a ser una gran herramienta para tu negocio. ¡De ahí la importancia de encontrar el ideal para ti!
¿Qué tipos de sistemas de contabilidad existen?
Llegó el momento de que sepas diferenciar entre los sistemas de contabilidad que hay. Ponle ojo y toma nota ✍.
Sistema de facturación
Un sistema de facturación te permite generar facturas de compra para tus clientes. Esto se puede hacer mediante dos opciones: la nube o con instalación directa en el computador.
Además, dependiendo del software que utilices, podrás generar cotizaciones y emitir facturas electrónicas, las cuales son una obligación exigida por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII).
Usualmente, algunos sistemas de facturación también te ofrecen la posibilidad de poder controlar tu inventario y generar tus facturas según la disponibilidad que registra tu stock.
Adicional a esto, podemos encontrar sistemas de facturación que incluyen la función POS o punto de venta. ¿No lo sabías? Aquí podrás aprender todo lo que debes saber sobre un sistema POS.
Recapitulando, estas son las opciones más comunes en sistemas de facturación:
- Sistema de facturación.
- Sistema de facturación + Facturación electrónica.
- Sistema de facturación + Inventarios.
- Sistema de facturación + POS.
- Sistema de facturación con todas estas funcionalidades.
Sistema contable
A diferencia de los sistemas de facturación, un software o sistema contable es aquel que te permite llevar la contabilidad de tu negocio, te ayuda a gestionar tus libros contables, estados financieros y te ofrece reportes en tiempo real para conocer el estado de tu salud financiera.
Este también se puede encontrar de forma tradicional (por instalación) o en la nube.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Un ERP o sistema de planificación de recursos empresariales, es un software que le permite a tu negocio centralizar toda su información en un mismo lugar, como:
- Procesos de producción.
- Distribución.
- Contabilidad
- Recursos humanos.
Y por si te lo preguntabas, sí, estos también pueden operar en la nube o mediante instalación directa en computadoras.
Sistema para la gestión de nómina
Existen algunos software como los sistemas de gestión de nómina que solo se especializan en ayudarte a gestionar la nómina de tus empleados, calcular sus ingresos y deducciones, cesantías y demás.
Excel u hojas de cálculo
A pesar de que no es un software netamente del tipo contable, muchas empresas aún lo usan.
A través de un Excel o las hojas de cálculo de Google es posible llevar un registro de la contabilidad de una empresa e incluso generar facturas de venta. Sin embargo, no es lo más recomendable debido a la gran dificultad que puede representar y lo mucho que puede llegar a retrasar los procesos de una empresa.
¿Quieres saber cómo automatizar más los procesos contables? Descubre todas las funciones que Alegra tiene para tu empresa.
Proveedores de sistemas contables
En la actualidad existen muchas empresas que se encargan de brindar servicios de contabilidad inteligente, cada uno con características y precios distintos. Sin embargo, son pocos los que ofrecen una solución integral que cubra todas las necesidades del área contable.
Lo ideal es que busques entre las opciones que existen y elijas el que mejor se acople a tus necesidades. Considera que te ofrezca los siguientes servicios:
| Servicio | Descripción |
| Registro de Transacciones | Capacidad para registrar todas las transacciones financieras, como compras, ventas, ingresos y gastos. |
| Gestión de Cuentas por Cobrar y Pagar | Herramientas para seguimiento de cuentas por cobrar y pagar, incluyendo emisión de facturas y seguimiento de pagos pendientes. |
| Elaboración de Estados Financieros | Generación automática de estados financieros clave como balance general, estado de resultados y flujo de efectivo. |
| Control de Inventario | Funciones para gestionar el inventario, incluyendo seguimiento de stock y valoración. |
| Gestión de Nómina | Procesamiento de la nómina, incluyendo cálculos de salarios, deducciones, impuestos y emisión de recibos de pago. |
| Cumplimiento de Obligaciones Fiscales | Herramientas para cálculo y presentación de informes fiscales, incluyendo IVA y retenciones. |
| Integración Bancaria | Sincronización con cuentas bancarias para facilitar la conciliación bancaria y seguimiento de flujos de efectivo. |
| Análisis y Reportes Financieros | Funcionalidades para generar reportes y análisis financieros detallados. |
| Seguridad y Respaldo de Datos | Sistemas de seguridad para protección de información financiera y opciones de respaldo de datos. |
| Acceso Remoto y Multiusuario | Posibilidad de acceder al sistema desde diferentes ubicaciones y por varios usuarios con distintos niveles de permisos. |
¿Qué ofrece Alegra como sistema contable?
Alegra es un sistema de contabilidad y facturación en la nube que brinda lo mejor de cada sistema contable. Con nosotros puedes integrar todas las áreas de tu negocio:
- Ventas.
- Contabilidad.
- Facturación electrónica.
- Contactos.
- Bancos.
- Almacenes.
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