Como contador o empresario es seguro que llevas las funciones legales de una empresa. Por lo tanto, estarás consciente de que la seguridad social es uno de los aspectos más importantes que se le deben de garantizar a las y los trabajadores. La mejor manera de hacerlo es cumpliendo con la obligación de realizar los aportes parafiscales de cada uno de ellos.
Si aún no tienes muy claro el proceso de fiscalización UGPP, es necesario que primero comprendas qué es, cómo funciona y cómo evitar sanciones de su parte.
¿Qué es la UGPP?
La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales —UGPP— es la entidad que tiene la facultad de realizar procesos de fiscalización en las empresas. ¿Por qué? Así determina omisiones, inexactitudes o moras en el pago de la seguridad social.
Para realizar este proceso de fiscalización comparan la información contenida en la nómina, seguridad social y contabilidad.
Dependiendo de los hallazgos y de los tiempos definidos para que la empresa soporte alguna situación especial:
- Determinan el pago de lo adeudado, más los respectivos intereses de mora.
- Establecen una sanción que oscila entre el 5% y el 200% del total de la deuda.
¿Cómo es el proceso de fiscalización de la UGPP?
Este proceso consiste en la solicitud de información que permita verificar que la liquidación de aportes sea:
- Adecuada
- Completa
- Oportuna
Al sistema de seguridad social y parafiscales.
Dicha información se le solicita a empleadores y trabajadores independientes.
Se realiza en 5 etapas:
Requerimiento de información
La UGPP realiza la fiscalización a través de un procedimiento administrativo de determinación que consiste en la solicitud de información.
Esto puede iniciar por cruce de información con la DIAN, por denuncias de terceros o por cualquier situación que pueda indicar la omisión, inexactitud o evasión de los aportes a seguridad social.
🚀TipAlegra: te recomendamos que toda esta información la contestes por escrito.
La información que puede solicitar la UGPP es la siguiente:
- Nóminas mensuales de salarios.
- Soportes que acrediten condiciones de expatriados, pensionados y aprendices SENA.
- Auxiliares de las cuentas contables de servicios y diversos.
- Balances de prueba.
- Auxiliares de las cuentas contables relacionadas con la causación y pago de la nómina.
- Libro mayor de balances.
🚀TipAlegra: ¡Pilas! Ten presente que esta información se debe enviar con un tiempo no mayor a 3 meses desde la notificación de la UGPP.
Aviso persuasivo
Esta etapa no es obligatoria. Consiste en que antes de iniciar el proceso de determinación de la obligación, la UGPP envía un aviso al aportante invitándolo a realizar sus aportes de manera voluntaria.
Requerimiento para declarar y o corregir
En esta etapa la UGPP analiza la información. Dado el caso de que la entidad encuentre alguna inexactitud, mora o evasión en los aportes, entonces determina las sanciones a pagar. Esta declaración puede ser aceptada o no por la empresa.
La empresa tiene un tiempo de 3 meses para dar respuesta aceptando total o parcialmente los cargos.
Liquidación oficial
Si la empresa acepta el requerimiento para declarar o corregir, se da por terminado el proceso aplicando las sanciones respectivas.
De lo contrario, con las nuevas pruebas aportadas por la empresa, la UGPP procederá con una nueva liquidación y determinación de obligaciones.
Contra ese acto puede el aportante presentar un recurso de reconsideración dentro de los 2 meses siguientes a la notificación de la liquidación.
🚀TipAlegra: se recomienda que se realice siempre que se tengan razones para presentar el recurso.
Proceso coactivo
Finalmente, si después de analizado el recurso de reconsideración, la UGPP determina que persisten las obligaciones, deja en firme la liquidación.
Si la empresa no paga, continúa con el proceso coactivo y podrá embargar bienes para obtener el pago de dichos aportes.
Cuando ya se encuentre la liquidación oficial y el aportante aún considera que los valores cobrados por la UGPP no son ciertos o son otros distintos:
- La empresa puede iniciar una acción judicial en contra de los actos administrativos ante la jurisdicción de lo contencioso-administrativo.
- Será un juez de la República quien analice el caso y disponga si efectivamente se deben pagar esas obligaciones.
Debes saber que dicho trámite tarda mucho tiempo y no significa que se deban levantar los embargos que efectuó la UGPP, salvo que el juez lo determine.
👉 Tienen 5 años para realizar requerimientos
Es importante tener claro que la facultad de fiscalizar de la UGPP, cuenta con un tiempo de caducidad o prescripción de 5 años.
Esto implica que la entidad tiene un plazo de 5 años para iniciar su fiscalización e investigación, contados a partir de la fecha en que el aportante debió aportar correcta y oportunamente.
Por lo tanto, la UGPP en este momento tiene la facultad de iniciar fiscalización con periodos de 2017 hacia adelante.
¿Cuáles son las sanciones de la UGPP?
La UGPP puede imponer sanciones en caso de que las empresas o personas naturales no cumplan con las contribuciones correspondientes.
Los casos en los que se puede imponer sanciones son los siguientes:
- Por omisión de la afiliación y falta de pago de los aportes al Sistema de Protección Social. Aplicará por cada fracción o mes de retraso.
- Por inexactitud en los aportes presentados. Aunque la UGPP permite que el aportante corrija su autoliquidación, debe asumir una sanción del 5% del valor mayor a pagar entre la declaración corregida y la declaración inicial.
- Por omisión de la información. Si la UGPP solicita a las empresas o personas naturales algún tipo de información necesaria que no fuere entregada dentro de las fechas establecidas, habrá una sanción de 5 UVT por cada día de retraso en la entrega de dicha información.
- Por incumplimiento de estándares de cobro. A las administradoras del Sistema de Protección Social que incumplan con las normas para el cobro de contribuciones parafiscales se le podrán interponer sanciones hasta de 200 UVT.
¿Cómo evitar las sanciones de la UGPP en mi empresa?
El manejo correcto de la nómina es fundamental para tu empresa. No solo para el pago de tus empleados, sino también porque te evita inconvenientes con la UGPP.
Para evitar sanciones debes cumplir con:
- Afiliación y pagos de los aportes al sistema de seguridad social y parafiscales.
- Realizar el procedimiento mensualmente.
- Comprensión de que la UGPP tiene la facultad para investigarte si no cumples.
Aspectos importantes para evitar sanciones:
- Afilia al trabajador al sistema de seguridad social.
- Reporta un IBC correcto.
- Evita caer en mora.
- Utiliza el correcto tipo o subtipo de cotizante.
🚀TipAlegra: al momento de realizar los aportes debes reportar de manera correcta el tipo de cotizante. Por ejemplo, reportar el cargo como tal y no como aprendices o practicantes si no es así realmente, para efectos de no pagar determinados aportes al sistema.
En conclusión:
La mejor forma de evitar problemas con la UGPP es cumpliendo con tus obligaciones como empleador, afiliando y realizando los aportes laborales de tus trabajadores.
El objetivo de la UGPP es reducir la evasión de los aportes parafiscales a su vez generando una cultura de pago a través de acciones de sensibilización y fiscalización.
¿Tienes más dudas? Escribe para que te apoyemos. ✨
