En la era digital actual, la firma de documentos desempeña un papel fundamental en numerosas transacciones comerciales y trámites legales. En Colombia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha implementado dos tipos de firmas electrónicas: la firma digital y la firma electrónica. Aunque ambas comparten un propósito común, es esencial comprender las diferencias clave que existen entre ellas y cómo impactan en las transacciones en Colombia.
Firma electrónica de la DIAN
La firma electrónica de la DIAN es un mecanismo que permite a ciudadanos y empresas firmar electrónicamente documentos relacionados con sus obligaciones tributarias y aduaneras. Su representación es similar a una contraseña que el usuario asigna desde la plataforma de la DIAN, con su usuario y contraseña, y es necesaria al presentar declaraciones de impuestos. Esta firma cuenta con el respaldo de la DIAN y se utiliza principalmente en el ámbito fiscal. Algunas características clave de la firma electrónica de la DIAN son las siguientes:
- Acceso público: cualquier persona puede obtener una firma electrónica de la DIAN, ya que no está restringida a un grupo específico de usuarios y es gratuita.
- Mayor agilidad: la firma electrónica de la DIAN se utiliza para agilizar los procesos de declaración y pago de impuestos, lo que facilita la gestión tributaria.
Su implementación comenzó en 2016, respaldada por la Resolución 0070 de noviembre de 2016 y posteriormente modificada con la Resolución 0022 del 3 de abril de 2019.
¿En qué casos puedes generar la firma electrónica de la DIAN?
Puedes solicitarla si eres una persona natural obligada a cumplir deberes formales en tu nombre o en nombre de terceros, como representante legal, apoderado, revisor fiscal o contador, tal como lo contempla la Resolución 12761 de 2011. También es necesaria cuando realizas operaciones aduaneras, solicitas autorización de numeración de facturación y, en general, si eres declarante del impuesto de renta o deseas presentar en línea una solicitud de devolución o compensación de un saldo a favor.
Firma digital
La firma digital es una versión electrónica de una firma manuscrita en papel. A diferencia de una simple imagen escaneada de una firma, la firma digital consiste en un conjunto de datos criptográficos, que verifican la identidad del firmante y aseguran la integridad del documento firmado. En otras palabras, la firma digital garantiza que el documento no ha sido alterado desde que se firmó.
¿Cómo funciona la firma digital?
La firma digital utiliza algoritmos criptográficos para crear una firma única para cada documento. Cuando un documento se firma digitalmente, se genera una “huella digital” única, que se adjunta en el XML de cada documento electrónico que se emita. Esta huella digital se crea mediante una clave privada que solo el firmante posee.
Además, de lo anterior, es preciso reiterar que la firma digital se incluye en los documentos electrónicos, porque es un requisito obligatorio de estos.
Ventajas de la firma digital
- Seguridad: la firma digital proporciona un alto nivel de seguridad y autenticidad para los documentos electrónicos. Es extremadamente difícil de falsificar y garantiza que el documento no ha sido manipulado.
- Ahorro de tiempo y recursos: elimina la necesidad de imprimir, firmar a mano, escanear y enviar documentos físicos, lo que ahorra tiempo y recursos tanto para individuos como para empresas.
- Acceso remoto: permite la firma de documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que es esencial en un mundo globalizado y en el trabajo a distancia.
- Medio ambiente: contribuye a la sostenibilidad, al reducir la necesidad de papel y los recursos relacionados con la impresión.
Es importante destacar que, en algunos casos, la firma digital puede implicar un costo adicional, dependiendo del proveedor utilizado. En el caso de Alegra, un sistema integral, el plan que elijas que incluya documentos electrónicos también incluye la firma digital sin costo adicional.
