Emitir la nómina electrónica es obligatorio para los empresarios colombianos, este documento se emite a la DIAN para cumplir con las obligaciones tributarias.
Si no emites la nómina electrónica, podrás ser multado por hasta 15.000 UVT, es decir unos $746,985,000 COP. Este es un valor aproximado para quienes no suministren a la DIAN la información correspondiente a la nómina electrónica dentro de los plazos establecidos, de acuerdo con la resolución 013 de 2021, expedida por la entidad.
Por ello, presta atención a las fechas límites de cada mes para emitir tu nómina electrónica a la DIAN 👇
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica en Colombia es un documento digital que contiene toda la información relacionada con los pagos y deducciones que los empleadores realizan a sus empleados. Este archivo debe cumplir con los requisitos establecidos por la DIAN, además de ser reportado mensualmente.
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La obligación de implementar la nómina electrónica está orientada a garantizar un mayor control y fiscalización por parte de la DIAN sobre los pagos salariales y sus deducciones, asegurando la correcta liquidación y declaración de impuestos.
¿Quiénes deben emitir la nómina electrónica en Colombia?
Actualmente este sistema aplica para todos los contribuyentes que contraten empleados a través de un contrato de trabajo👇:
- Empleadores: personas naturales o jurídicas que realicen pagos a empleados.
- Entidades del sector público y privado: empresas, organizaciones sin ánimo de lucro, entidades gubernamentales u otras.
- Pequeñas y medianas empresas: todas las pymes que realicen pago a sus empleados.
- Grandes contribuyentes: empresas clasificadas como grandes contribuyentes también están obligadas a emitir nómina electrónica.
También se emite cuando hay un adelanto de nómina.
Fechas de emisión de nómina 2025
Estas son las fechas límites de cada mes para realizar a tiempo la emisión de nómina electrónica y evitar sanciones de nómina electrónica:
A continuación, el calendario de fechas límite para la emisión de nómina electrónica en 2025 para Colombia:
Mes de Nómina | Fecha Límite de Transmisión |
Diciembre 2024 | 16 de enero de 2025 |
Enero 2025 | 14 de febrero de 2025 |
Febrero 2025 | 14 de marzo de 2025 |
Marzo 2025 | 14 de abril de 2025 |
Abril 2025 | 15 de mayo de 2025 |
Mayo 2025 | 16 de junio de 2025 |
Junio 2025 | 14 de julio de 2025 |
Julio 2025 | 15 de agosto de 2025 |
Agosto 2025 | 12 de septiembre de 2025 |
Septiembre 2025 | 15 de octubre de 2025 |
Octubre 2025 | 18 de noviembre de 2025 |
Noviembre 2025 | 15 de diciembre de 2025 |
Diciembre 2025 | 15 de enero de 2026 |
Consideraciones importantes:
- Los plazos corresponden a los primeros 10 días hábiles de cada mes
- Se consideran días hábiles de lunes a viernes, excluyendo festivos
- El incumplimiento puede impedir la inclusión de costos de nómina en declaraciones tributaria
Requisitos para emitir la nómina electrónica
- Presentarla en días laborables, es decir, de lunes a viernes, excluyendo los sábados, domingos y días festivos correspondientes.
- El período se liquida al finalizar el mes y debe reportarse a la DIAN dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente.
- Contar con un software contable aprobado por la DIAN para nómina electrónica.
- Tener un certificado digital que garantice el uso de la firma digital dentro de la nómina.
- Enviar el archivo a la DIAN a través del Portal Tributario.
- Corregir los errores que se presenten en el documento de nómina electrónica en un periodo máximo de 3 días hábiles.
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- Eliminar o reemplazar la información de una nómina electrónica mediante notas de ajuste.
- Consultar el estado de emisión de documentos electrónicos y la respuesta de la DIAN.
- Ver el avance de emisión de nómina en tiempo real.
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