Conocer los diferentes modelos de factura en Colombia es fundamental si quieres gestionar adecuadamente tu negocio.
Debes saber que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), permite cuatro modalidades de facturación: facturación pre-impresa, facturación por computador, facturación electrónica y facturación POS, las cuales puedes gestionar desde un programa contable o un sistema administrativo.
1. Formato de factura en papel o pre-impresa:
Principalmente, este modelo de facturación es sin duda el más conocido y funciona mediante los famosos talonarios membreteados y timbrados, los cuales tienen impresos los datos de la empresa como el NIT, dirección, el número de la factura y la razón social de la compañía.
Este tipo de facturación se encuentra regida por el Estatuto tributario, en los artículos 617 y 618.
2. Formato de facturación por computador:
Las facturas por computador se caracterizan por su expedición electrónica (computador) con entrega física. De este formato debe tenerse en cuenta que las empresas no están obligadas a conservar una copia física de la factura.
Este tipo de facturación se encuentra regida por el Estatuto tributario, el artículo 617.
Una pregunta frecuente que surge al respecto de este formato de facturación es, si se puede realizar la facturación en Excel. Sobre ello debes tener en cuenta que:
– Excel no es un Software de facturación y si lo vas a usar para ello, es esencial agregar la función de Visual Basic, para que facilite el cumplimiento de todos los requisitos de tipo técnico que exige la DIAN.
– Se puede usar Excel para generar facturas según la DIAN solo si este cumple con los requisitos exigidos por la ley. Conoce más al respecto en las resoluciones de la DIAN 14465 (2007) y 3878 (1996).
– Solicita en línea tu resolución de facturación a la DIAN.
– Si necesitas un sistema que cumpla con los requisitos para facturar por computador ingresa a www.alegra.com, Alegra cumple con estos.
3. Formato de facturación electrónica:
Otro de lo modelos de factura en Colombia es la facturación electrónica. Este es un formato similar al anterior pero se diferencia por la forma de su entrega, la factura en este caso se expide por medio electrónico, se entrega y se almacena de la misma forma. Además, el software contable o programa administrativo usado para esta facturación debe tener certificación ISO 9001:2008
Conoce más en la resolución 14465 de 2007. Así mismo debes tener claro que para usar este formato se requiere informar a la DIAN.
También, puedes conocer más sobre 
Buzón electrónico, funcionalidad que te permite aceptar o rechazar directamente tus documentos electrónicos.
4. Formato de facturación POS:
Esta es una modalidad en la que hardware y software interactúan para la generación de la factura. Para el control fiscal se exige imprimir al final del día un comprobante de informe diario de ventas por cada servidor.
La normatividad para la máquina registradora (para la facturación POS) se encuentra en el artículo 616-1 del Estatuto tributario, artículo 6 del Decreto 1165 de 1996, artículo 7 de la Resolución 3878 de 1996, artículo 5 de la Resolución 5709 de 1996 y el artículo 4 Decreto 522 de 2003.
También, puedes leer más aquí sobre 👉 POS electrónico obligatorio mayor a 5 uvt.
Si necesitas emitir comprobantes electrónicos válidos ante la DIAN, crea una cuenta en Alegra y disfruta de 15 días gratis de nuestro Software de Facturación Electrónica.
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Buen Dia
Tengo una consulta, actualmente estoy en proceso de crear una empresa de servicios de asesoría y consultoria en sistemas de gestion de seguridad y salud en el trabajo, por ello ya hice el tramite de crear ante cámara de comercio de Villavicencio, ya tengo NIT, ya hice apertura de cuenta banaria, ya cree mi firma digital ante la dian y ayer finalice el proceso de autorización para facturar (todo esto sin contar con ayuda de contador a excepción del balance inicial) por ello y hasta no contar con recursos no podre pagar los servicios de contador.
Por esta razón solicito a ustedes ya que en la dian no me brindaron información, sobre si adicional al IVA debo incluir algún otro impuesto en las actividades de asesoría, consultoria y auditoria a sistemas de gestion, que realice en Villavicencio, Bogota y otras ciudades, ya que no me queda claro si debo tener en cuenta el ICA y cuanto es.
Muchas Gracias por su colaboración.
Hola, Jhonny
Gracias por contar con nosotros, en Alegra puedes crear los impuestos y retenciones necesarios para el manejo de tu información.
Entendemos tu posición actual frente al contador, en este caso te invitamos a consultar el estatuto tributario http://www.estatutotributario.com/ y con respecto al ICA este varía de acuerdo al municipio donde te encuentres, por ello lo ideal es que valides con un contador o una empresa de asesorías contables, además porque los negocios son diferentes y pueden variar en la implementación de los impuestos, no es necesario contratarlos permanentemente, podrías pagar por una asesoría por horas para que te indiquen qué tarifas debes aplicar y cuál sería la ideal que te apliquen al momento de prestar tus servicios. Es importante que te asesores inicialmente para que tengas al inicio todo claro, no es necesario una inversión grande para este tema.
Escríbenos en alegra.com/123 si tienes alguna duda, nuestro equipo de soporte está siempre listo para ayudarte.
Qué tengas una feliz tarde.
Saludos.
buenas tardes jhony si acabas de crear tu empresa al igual que yo, creo que debistes crearla como regimen simplicado, esto, entiendo que tiene hasta 3500 uvt para factura 111 millones de pesos aproximadamente, esto quiere decir que hasta ese monto no eres responsable de declarar ningun tipo de impuesto, me corrigen si no es asi
Hola Carlos
Muchas gracias por la información, es correcto tu comentario. Si la empresa de Jhonny pertenece al régimen simplificado no debe superar los 3.500 UVT, es decir $111.507.000 en la prestación de su servicios anualmente, para conocer más información sobre este régimen puedes consultar el Artículo 499 del Estatuto tributario.
Jhonny quisiéramos saber ¿a qué régimen pertenece tu empresa?, porque nos cuentas que finalizaste el proceso de autorización para facturar y que debes aplicar IVA en tus actividades de asesoría, por eso tomamos como referencia que perteneces al regimén común. ¿Es esto correcto?
Escríbenos en alegra.com/123 para brindarte una ayuda personalizada, nuestro equipo de soporte está siempre listo para ayudarte.
Buen dia, lastimosamente hasta hoy vuelvo a ver este blog, les cuento que efectivamente cree la empresa, genere 4 facturas en el 2017 las cuales me trajeron mas problemas, porque por la ausencia de conocimiento en el tema y una mala asesoria me han hecho pagar mas de 2 millones de pesos en sanciones, no he llegado ni a la factura numero 10, asi que deje de trabajar con la empresa, actualmente lo hago de manera personal y me evito tantos lios, si quisiera reactivar la empresa y facturar por alli pero el tema de facturacion electronica y el no contar con una buena asesoria contable de bajo costo me han detenido.
¡Buenos días Jhonny! Lamentamos mucho que hayas tenido esta experiencia. Te contamos que una de las ventajas de nuestro software es que cuentas con asesoría gratuita y permanente para aprender a manejar nuestro sistema y para cualquier duda que tengas, solo debes contactarte con nuestro equipo de soporte acá: https://www.alegra.com/colombia/contacto
En cuanto a facturación electrónica además de brindarte asesoría también te ofrecemos la firma digital totalmente gratis para que las facturas electrónicas que emitas desde nuestra aplicación, cumplan con todos los requisitos exigidos por la DIAN y no deberás incurrir en costos para adquirir un certificado de firma digital propio. Además aprovechamos para invitarte a que te conectes mañana con nuestro Alegra Live, en donde estaremos aclarando todas las dudas referentes a la facturación electrónica. Será este jueves 12 de marzo a las 3:00 p.m. (Col) te compartimos el enlace desde donde puedes conectarte: https://www.youtube.com/watch?v=D6ZxJY60FaY&feature=youtu.be
Cualquier duda adicional que tengas puedes contarnos por acá, o por nuestros otros canales y con mucho gusto te ayudaremos a resolverla. ¡Un saludo!
Buenas noches, de antemano gracias por su amabilidad
Quisiera consultarles como es el proceso para cambia mi actual tipo de facturación (papel), hacía facturas por computador y así usar Alegra.
Gracias
¡Hola, Roberto!
Gracias por escribirnos, si perteneces al régimen común lo único que necesitas para facturar con Alegra es la resolución de facturación por computador. Puedes utilizar Alegra perfectamente si cuentas con esta resolución, encuentra más en http://ayuda.alegra.com/hc/es/articles/205801869
Puedes tramitarla incluso por Internet, visita la siguiente ayuda y conoce cómo hacerlo: http://ayuda.alegra.com/hc/es/articles/213463263
¡Qué tengas un excelente día!
Saludos,
Buena tarde.
Por favor me informan si por ley u obligación los restaurantes deben facturar pos.
O si puede hacerse con factura en papel preimpresa.
Hola Constanza
Esperamos que te encuentres muy bien.
Te cuento que la obligación de facturar depende del tipo de sociedad que tengas constituida, si perteneces al régimen simplificado puedes elegir entre generar una factura de venta o una cuenta de cobro en Alegra y utilizar cualquiera de nuestros formatos disponibles o puedes hacerlas en formatos preimpresos de manera independiente y si perteneces al régimen común es necesario solicitar resolución de facturación por computador para que las facturas impresas en Alegra sean válidas. Te comparto el siguiente enlace para mayor información: http://ayuda.alegra.com/hc/es/articles/205801869.
Te recomendamos que te asesores con tu contador para que validen de acuerdo a tu tipo de empresa y el régimen al que pertenece que obligaciones tienen.
Te invitamos a crear una cuenta en https://app.alegra.com/user/register/country/colombia para que realices las pruebas necesarias y conozcas los beneficios del sistema. Tendrás un período de prueba de 30 días, además puedes probar nuestro módulo de facturación ágil tipo POS, el cual te puede ser muy útil para gestionar tus facturas de venta y sus pagos.
Para utilizarlo ingresa en el siguiente enlace http://pos.alegra.com/ con los datos de tu cuenta.
Saludos,
Buenas, yo acabo de abrir mi empresa de servicios de transporte de carga (no soy empresa de transporte), por lo tanto algunas empresas me retienen el 1% y otras por no estar avalado por el ministerio me retienen el 4%, quisiera una asesoría, teniendo en cuenta que estoy empezando y hasta el momento estoy haciendo las facturas por excel pero no se si debo incluir la casilla de retención en las facturas o de que manera omitirla y solo colocar el valor bruto y que sea cada empresa la que me descuente por retención. no se si es posible; de igual manera me gustaria conocer los costos de la asesoria sobretodo en el tema contable y si hay un programa economico que me permita manejar todo de manera mas organizada para evitar problemas con la dian.
gracias,
Hola Yenifer
Gracias por escribirnos 🙂
Claro que sí es posible, tu decides si agregas la retención sugerida en la factura de venta en el momento de emitirla o la puedes agregar cuando recibas el pago. Alegra cuenta con ambas opciones y son validas.
Encuentra más en http://ayuda.alegra.com/hc/es/articles/206479805-Retenciones-sugeridas-visibles-en-facturas-de-venta
Si deseas más información y una asesoría más personalizada puedes escribirnos desde http://www.alegra.com/123 y nuestro equipo de soporte te ayudará en el menor tiempo posible, ten en cuenta nuestro soporte es gratuito e ilimitado.
Con Alegra puedes llevar la información de tu nuevo negocio de una manera ágil y sencilla, el sistema está optimizado para la normatividad colombiana y con todos los requisitos de la DIAN.
Te invitamos a crear una cuenta en https://app.alegra.com/user/register/country/colombia para que realices las pruebas necesarias y conozcas los beneficios del sistema. Tendrás un período de prueba de 30 días, después podrás elegir uno de los planes disponibles, ver más en http://www.alegra.com/precios
Saludos,
buena noche tengo dudas si yo vendo varios artículos de bisutería a un régimen común que tipo de factura debo presentar si soy régimen simplificado?
Hola, Gracias por escribirnos 🙂
Te cuento que para las personas del régimen simplificado tenemos la posibilidad de emitir cuentas de cobro o facturas de venta.
En tu caso te recomendamos utilizar cuentas de cobro porque no estás obligado a facturar, si deseas hacer facturas de venta debes tramitar la resolución de facturación por computador y tus facturas emitidas en Alegra serán válidas ante la DIAN.
Encuentra más información en http://ayuda.alegra.com/hc/es/articles/206446005-Configura-tu-r%C3%A9gimen-y-documento-de-facturaci%C3%B3n
En Alegra puedes empezar a emitir tus cuentas de cobro o facturas venta de una manera muy fácil, te invitamos a crear una cuenta en https://app.alegra.com/user/register/country/colombia, para que realices las pruebas necesarias y conozcas los beneficios del sistema. Tendrás un período de prueba de 30 días.
¡Feliz día!
Cordial saludo..Tengo un local en el cual presto servicio técnico en mantenimiento y reparación de celulares. Mi pregunta ¿ cual seria el modelo de factura o recibo para entregar a mis clientes y que estén de acuerdo a la normatividad y ley colombiana ? agradezco su atencion y colaboración.
Hola, Wilson
Te cuento que en ese caso todo depende del régimen al que pertenezcas, si perteneces al régimen simplificado puedes emitir cuentas de cobro y si perteneces al régimen común debes emitir facturas de venta. Alegra cuenta con ambas opciones, te invitamos a crear una cuenta en https://app.alegra.com/user/register/country/colombia para que empieces a facturar de manera gratuita y conozcas los beneficios del sistema. Tendrás un período de prueba de 30 días.
Alegra está optimizado para la normatividad colombiana y con todos los requisitos de la DIAN, ver más en http://ayuda.alegra.com/hc/es/articles/205801869-Las-facturas-generadas-en-Alegra-son-v%C3%A1lidas-ante-la-DIAN-Colombia
Feliz día.
Hola buenos días,
Vivo en Colombia actualmente y obtuve el RUT el mes pasado aquí. Una empresa privada de Quito, Ecuador quiere contratarme para realizar una conferencia y taller con sus empleados.
¿Qué tipo de factura debo enviarles desde Colombia? Esta sería la primera oferta internacional.
También le interesa como parte de la responsabilidad social de la empresa, por estos servicios para que puedan desgravar impuestos. Me pueden ayudar con esto? gracias.
Hola, Steven
Te cuento que le puedes emitir una factura venta normal, con la resolución que manejes y la moneda en la que se generó la transacción, debido a que es una venta de un servicio al exterior la factura no relaciona impuestos de IVA, según el Art. 481 del Estatuto Tributario literal C.
Si tienes inquietudes adicionales no dudes en escribirnos desde http://www.alegra.com/123 y con todo gusto te ayudamos.
Que tengas un excelente día.
Hola, tengo casi la misma pregunta y no entiendo bien la respuesta. ¿Emites la cuenta de cobro con el valor total y que retenciones le aplicas? gracias.
¡Hola, Sandra! Gracias por escribirnos, por favor escríbenos a [email protected] para conocer mejor tu caso y ayudarte a resolver tus inquietudes.
Hola, muy buenas.
Mi nombre es Yeison Martínez. Soy estudiante del Instituto de Sistemas del Valle del área de Ensamblaje y Mantenimiento de Computadoras.
Estoy en plan de realizar una empresa que brinde esos servicios, y de la Universidad me han pedido generar tres documentos: Facturación, cotización y Comprobante de pago.
Será que desde Alegra me podrían ayudar a generar estos documentos que vayan de acuerdo a las exigencias de la Ley Colombiana.
Y bueno, la verdad no conozco muy bien el tema de Régimen Común y Régimen Simplificado. Así que no sé a cuál de los dos pertenezco. Actualmente trabajo como Independiente prestando los servicios de Mantenimiento de Aula Digital en colegios.
Muchas gracias por la atención Alegra.
Hola, Yeison
Claro que sí, en Alegra puedes generar todos los documentos que necesitas. Al ser independiente tu perteneces al régimen simplificado, te recomendamos realizar cuentas de cobro, las cuales son validas para tu régimen en Colombia.
En el siguiente enlace encuentra un manual para empezar a utilizar Alegra http://www.alegra.com/colombia/manual.pdf
Si tienes inquietudes no dudes en escribirnos desde el botón de soporte o desde http://www.alegra.com/123 y con todo gusto te ayudamos.
Feliz día 🙂
Sres cordial saludo.
Les escribe Juan Carlos Bonilla, he creado una empresa de comunicación tipo SAS. Ya tengo todos los documentos respectivos para comenzar a funcionar. Mi única duda es qué tipo de factura es la más adecuada para una SAS, ya que deseo poner en marcha mi negocio lo más rápido posible.
Gracias por la respuesta.
Hola, Juan Carlos
Te recomendamos que generes tus facturas por computador, lo puedes hacer con Alegra.
Te invitamos a crear una cuenta en https://app.alegra.com/user/register/country/colombia para que crees tus facturas de manera gratuita por 30 días.
Encuentra más en http://ayuda.alegra.com/hc/es/articles/205801869
Si aún no tienes resolución por computador puedes tramitarla, visita la siguiente ayuda y conoce cómo hacerlo: http://ayuda.alegra.com/hc/es/articles/213463263
Feliz semana 🙂
Buen día, hago parte de un proyecto del gobierno para el apoyo a la creación de empresas las cuales debemos crear bajo el régimen común, revisando los comentarios con respecto a este régimen me queda la duda si, teniendo en cuenta que el nuevo decreto 2242 de la reforma tributaria toda persona natural o jurídica responsable del iva e impuesto a las ventas y en general todo el régimen común debe migrar a facturación electrónica. ¿ La solución de factura por computador que alegra brinda sirve y es lo mismo para dar cumplimiento a la norma tanto Micro Empresas Como Medianas, Pymes y Grandes Contribuyentes. Muchas Gracias quedo atento.
Hola, Alexander
Sí, en este momento puedes generar tus facturas en Alegra con la resolución por computador, cumpliendo con toda la normativida. Estamos realizando las ultimas pruebas para habilitar el modelo de facturación electrónica y cuando lo desees podrás migrarte de forma voluntaria a facturar de manera electrónica con nosotros.
Puedes ver más en https://ayuda.alegra.com/hc/es/articles/211568506
Feliz día.
Buenas noches, tengo una compañía inmobiliaria donde nuestro negocio es el corretaje inmobiliario, compra y venta de inmuebles para nuestros clientes, actualmente facturamos con papel, pero pienso utilizar Alegra y se que debo solicitar resolución para facturar por computador. Mi pregunta es debo cancelar la resolución de factura de papel y solicitar la de computador o puedo conservar las dos.
Hola, Juan Esteban
No hay problema, puedes conservar ambas resoluciones, solo te recomendamos agregarle un prefijo a la resolución por computador para que la puedas identificar fácilmente.
Feliz día =)
Buenas noches, tengo un estudio de diseño de interiores, y dependiendo del proyecto facturamos con IVA o con AIU, en Alegra no veo la forma de poder facturar con AIU, es posible?
¡Hola, Maria! Gracias por escribirnos, si es posible facturar con AIU, por favor escribe a nuestro equipo de soporte a http://www.alegra.com/123 ellos te mostrarán cómo hacerlo paso a paso y resolverán tus inquietudes con el mayor de los gustos.
Hola buenos días,
es posible el corretaje de factura electrónica?
¡Hola! En Alegra ya contamos con facturación electrónica y en el momento en que cumplas con los requisitos para ser facturador electrónico podrás expedir tus facturas directamente desde tu cuenta de Alegra a través de nuestro proveedor tecnológico aliado Cadena S.A que está autorizado por la DIAN, sin contratos y sin clausulas de permanencia.
Te invitamos a crear una cuenta con nosotros en https://app.alegra.com/user/register/country/colombia para que pruebes sin ningún compromiso como funciona nuestra aplicación. Y si tienes inquietudes adicionales no dudes ene scribirnos de nuevo desde http://www.alegra.com/123
Buenas tardes,
Soy arquitecta y estoy realizando prestación de servicios para una empresa española. ¿Alguien sabe como tengo que emitir la cuenta de cobro para esta empresa? Soy independiente en regimen natural.
¿Que retenciones me tiene que hacer la empresa española, si es que tiene que hacerme alguna?
Mi asesora me propone que me paguen todo y yo misma pague aquí esas retenciones (ica y fuente y saber si hay alguna más).
¿Alguien puede ayudarme? No consigo aclarame. Gracias!!!
¡Hola, Sandra! Gracias por escribirnos, por favor compártenos tus dudas por [email protected] y nuestro equipo de soporte te ayudará a solucionarlas con el mayor de los gustos.
Buenas tardes,
Pregunta: (es muy aparte pero quería saber si me puedes colaborar) a la hora de que se ha vencido la resolución pero aun quedan talonarios nuevos se pide habilitar, consecuente se hace un sello con resolución y datos nuevos mi pregunta es los sellos los hemos hecho de la siguiente manera ( AUTORIZACIÓN NUMERACIÓN DE FACTURACIÓN NÚMERO DE RESOLUCIÓN, FECHA RANGO HABILITADO O AUTORIZADO SEGÚN EL CASO Y VIGENCIA DE LA MISMA) Quiero saber si ese es el orden debido a que, varios contadores consultados no están de acuerdo entre si y a la hora de que dicho sello quede mal, estaríamos haciendo un mal a nuestro cliente tambien esta misma información la aplico para cuando son facturas nuevas o aque hay que hacerles el cambio desde el año anterior hasta la fecha.
Gracias, espero me puedas ayudar con esta duda
¡Hola, mile! Te cuento que en este caso la invitación que podríamos darte sería validar directamente con el contador de tu empresa el orden que deberás utilizar para los sellos que mandarás a hacer, aunque si incluyes toda la información que nos comentas estaría correcto. Igualmente desde Alegra podemos recomendarte el siguiente orden: Autorización de facturación (tipo de resolución), Número de autorización, Fecha de habilitación, Rango de consecutivos autorizados.
Por ejemplo: Resolución de facturación por computador N°. 22000002222 de 2017/01/01 Rango del 1 al 100
buenos días, hace poco formalice ante la cámara de comercio y ante la Dian una asociación de operadores turísticos y transporte fluvial de pasajeros, voy a usar la factura de papel porque aun no se si mis montos me obliguen a pasar a la factura electrónica.mi duda es si en la prestación de servicio, de transporte y servicio de restaurante y guianza turística , que es el servicio que voy a ofrecer deba cobrar iva y realizar retenciones en la fuente. mil gracias por su ayuda.
en el Rut me dieron la responsabilidad 05-07-14-42
¡Hola! Muchas gracias por escribirnos, lamentamos la demora ¿Lograste resolver la duda? de no ser así por favor escríbenos directamente por [email protected], nuestro equipo te ayudará con el mayor de los gustos.
Que pasa cuando un cliente exige una factura membreteada si la empresa solo ingresa facturas electronicas
¡Hola, María!
Cuando se empieza con el modelo de facturación electrónica, no se pueden emitir con otro tipo de resolución las siguientes facturas.
Hola, María
Cuando se empieza con el modelo de facturación electrónica, no se pueden emitir con otro tipo de resolución las siguientes facturas.
Hola María
Cuando se empieza con el modelo de facturación electrónica no se pueden emitir con otro tipo de resolución las siguientes facturas