Costa Rica: Te explicamos cómo usar tu buzón de comprobantes electrónicos en Alegra
Crear una factura con la información correcta es importante, pero también lo es confirmarla, es por ello que en Alegra hemos incluido una nueva herramienta que permitirá a los emprendedores de Costa Rica aceptar todos los documentos electrónicos de sus proveedores.
Con esta nueva función las empresas ya no tendrán que recurrir a programas externos para aceptar o rechazar sus comprobantes, ya que ahora podrán realizar este proceso directamente en nuestro sistema y estar al día con el pago de sus impuestos.
Paso a paso: cómo recibir documentos electrónicos en Alegra:
¿Cómo creo el buzón de recepción para mis comprobantes?
Lo primero que debes hacer antes de aceptar una factura, es configurar un buzón de correo para la recepción de tus comprobantes electrónicos:
- Dirígete a la sección de «configuración».
- Selecciona la opción «Empresa».
- Ingresa tu nombre de usuario en el campo «Buzón de Correo». Al finalizar tu correo tendrá ese formato: “[Nombre de usuario]@recepción.alegra.com”.
- Haz clic en «Guardar» para aplicar los cambios.
Una vez creado el buzón, ya podrás entregarles esta dirección de correo a tus proveedores para el envío de sus facturas.
¿Cómo configuro la numeración de respuestas de mis comprobantes?
Luego de crear tu buzón de recepción de comprobantes, debes indicar la numeración con la que vas aceptar tus comprobantes usando un consecutivo que se incrementa de forma automática. A continuación te mostramos como hacerlo:
- Dirígete al menú «Configuración».
- Selecciona la opción «Numeraciones», ubicada en el recuadro «Facturación».
- Indica el número con el que vas a aceptar tus próximas facturas.
- Haz clic en «Guardar» para aplicar los cambios.
¿Cómo reviso los comprobantes recibidos?
Una vez configurada la numeración de los comprobantes, podrás consultar el estado de tus comprobantes siguiendo estos pasos:
- Dirígete al menú «Gastos».
- Selecciona la opción «Recepción de comprobantes».
- Haz clic en el recuadro «Buzón de Correo» para consultar todas las facturas recibidas.
- Luego podrás visualizar la información de cada factura o aplicar filtros para realizar búsquedas.
¿Cómo acepto o rechazo los comprobantes recibidos?
Los comprobantes electrónicos que recibes en tu buzón son clasificados en la sección de Aceptación y Rechazo de Comprobantes. Actualmente existen 3 opciones para la recepción de documentos electrónicos:
Aceptación: se selecciona luego de validar que el documento tiene toda la información correcta.
Aceptación parcial: se usa cuando un comprobante necesita una corrección o tiene un error.
Rechazo: con esta opción indicas que no estás de acuerdo con la información presentada en el documento, por lo tanto la rechazas.
Para aceptar tus comprobantes debes seguir los siguientes pasos:
- Ubica en el menú la opción «Gastos».
- Selecciona la opción «Recepción de comprobantes».
- Haz clic en el recuadro «Aceptación y rechazo de comprobantes».
- Selecciona una de las siguientes opciones:
¿Tienes dudas sobre los tipos de comprobantes que puedes recibir? Te compartimos este vídeo:
Otro detalle que debes considerar, es que luego de recibir un documento electrónico tienes un plazo de un mes de días calendario más 8 días laborales para aceptarlo. Si no lo haces durante ese tiempo, ya no podrás incluir ese comprobante como gasto deducible en el pago de tus impuestos.
Con esta nueva función de Alegra ahora podrás estar al día con la recepción de todos tus comprobantes y ganar tiempo cumpliendo con tus obligaciones fiscales. Si aún no tienes una cuenta, regístrate ahora y disfruta 15 días gratis de nuestro sistema contable.
