¡Tico, aquí hay una actualización ! 😉La facturación electrónica en Costa Rica ahora se rige bajo la versión 4.4. Con esta implementación, las empresas deben adaptarse a nuevos requisitos y procesos. Esto representa la actualización obligatoria del sistema de facturación digital en Costa Rica, vigente desde septiembre de 2025, que optimiza la validación fiscal y la trazabilidad de transacciones.
¿Ya sabe como adaptarse a los nuevos requisitos técnicos para evitar sanciones y garantizar la validez de sus comprobantes? Aquí le explicamos todo el proceso completo, desde la emisión hasta la contingencia, Tribu-CR, ATV y Llave Criptográfica 👇.
¿Cómo funciona la factura electrónica en Costa Rica?
Para crear una factura electrónica en Costa Rica se sigue un proceso que asegura la autenticidad mediante validación en tiempo real por Hacienda.
👉 Básicamente, se genera el documento en XML, se firma digitalmente y se envía vía ATV para su aprobación antes de entregar al cliente. Aquí el paso a paso.
1. Emisión y firma del XML
Lo primero es generar el archivo XML, que contiene toda la información fiscal del documento, además de datos precisos como código CAByS, clave numérica y condiciones de venta.
Este archivo se firma digitalmente con la llave criptográfica o firma digital, garantizando la integridad y autenticidad del mismo. El XML debe incluir los datos esenciales como el número de factura (numeración consecutiva), el monto, el emisor y el receptor, entre otros.
2. Validación en Hacienda (ATV)
¡Aquí uno de los pasos más importantes! La factura, se envía al sistema de la Administración Tributaria Virtual (ATV), que es el sistema de validación oficial de Hacienda.
El ATV verifica que la factura cumpla con los requisitos establecidos por la normativa fiscal, revisando estructura, campos obligatorios y cumplimiento con versión 4.4. Si todo es correcto, el sistema proporciona un número de autorización que valida la transacción.
3. Confirmación y respuesta de la DGT
Después de que Hacienda valida la factura, se emite una respuesta confirmando la aceptación del documento. Si la factura es aceptada, la DGT enviará un mensaje de confirmación que se debe guardar para los registros.
Si la factura no cumple con algún requisito, se enviará un mensaje de rechazo, lo que implicará la corrección y reenvío del documento.
4. Entrega al cliente final
Una vez que la factura electrónica ha sido validada y confirmada por Hacienda, se envía automáticamente al correo electrónico del cliente.
El archivo XML y su respectivo comprobante de aceptación deben ser entregados al cliente, quien debe guardarlos como parte de su historial de transacciones fiscales.
Requisitos técnicos de la versión 4.4
Importante: la versión 4.4 es obligatoria desde el 1 de septiembre de 2025, para mayor precisión en IVA y fiscalización. Debe actualizar su software para incluir nuevos campos y comprobantes como el REP.
Con la llegada de la versión 4.4 de la factura electrónica, se han establecido nuevos requisitos técnicos que deben ser cumplidos por los contribuyentes para asegurar el cumplimiento con las normativas fiscales 👇.
Código CAByS y actividad económica
Se necesita incluir el código único CAByS por ítem y el código de actividad económica del receptor, usando CIIU 4 desde octubre 2025. Esto clasifica bienes/servicios y facilita cruces de datos por Hacienda.
Nuevo Recibo Electrónico de Pago (REP)
Implementación del Recibo Electrónico de Pago (REP), que será obligatorio para pagos parciales a crédito o entidades públicas, reportando IVA al cobrar, no al vender. Obligatorio en ventas con IVA diferido, con desglose de combos individuales.
Este nuevo recibo proporciona mayor trazabilidad y seguridad en los pagos electrónicos realizados, mejorando el control fiscal sobre las transacciones.
Cambios en condiciones de venta y exoneraciones
La versión 4.4 también establece 11 códigos de descuentos (volumen, estacional), nuevos pagos como SINPE Móvil/PayPal, y exoneraciones con institución, porcentaje y artículo legal.
Soporta hasta 4 correos e identificaciones como «extranjero no domiciliado». Estos cambios están diseñados para mejorar la transparencia y simplificar el proceso de facturación, asegurando que todas las exoneraciones fiscales sean debidamente registradas y autorizadas por Hacienda.
Requisitos previos para facturar ante Hacienda y Tribu-CR
Antes de empezar a emitir facturas electrónicas, es necesario cumplir con ciertos requisitos previos establecidos por la DGT y el sistema Tribu-CR.
Inscripción en el ATV (Administración Tributaria Virtual)
Para facturar electrónicamente en Costa Rica, debe inscribirse en el sistema ATV, que es la plataforma oficial de Hacienda. En este sistema se gestionan todas las transacciones fiscales electrónicas, y es donde debe enviar sus facturas para su validación.
Generación de la llave criptográfica y contraseña de producción
El siguiente paso es generar la llave criptográfica, que será utilizada para firmar digitalmente sus documentos electrónicos. Además, deberá crear una contraseña que le permitirá operar en el sistema ATV de manera segura.
Instalación del certificado digital (o firma digital)
Para garantizar la autenticidad de las facturas electrónicas, es obligatorio contar con un certificado digital, que es una firma electrónica vinculada a la persona o entidad que emite la factura.
Este certificado debe estar instalado en el sistema para que las facturas puedan ser firmadas y validadas correctamente.
🚀#TipAlegra: con Alegra, este proceso es automático y fácil de hacer.
Tipos de comprobantes electrónicos: ¿cuál debo usar?
En Costa Rica, existen diferentes tipos de comprobantes electrónicos que se utilizan dependiendo del tipo de transacción que se realice:
| Tipo | Uso Principal | Obligatorio para | Duración Almacenamiento |
| Factura electrónica | Ventas bienes/servicios con datos receptor | Empresas, independientes | 5 años |
| Tiquete electrónico | Consumidores finales punto de venta | Comercios minoristas | 5 años |
| Nota Crédito/Débito | Correcciones, aumentos facturas | Todos emisores | Vinculada a original |
| Factura de Compra | Compras a no electrónicos o exterior (IVA auto) | Compradores régimen simplificado | 5 años |
| REP | Pagos parciales/crédito públicos | Ventas IVA diferido | 5 años |
Diferencia entre factura electrónica y tiquete electrónico
| Detalles | Uso | |
| Factura Electrónica | Requiere información completa del receptor (nombre, identificación, etc.). | Transacciones formales, ventas con respaldo fiscal. |
| Tiquete Electrónico | Usa un ID genérico para el receptor, sin necesidad de respaldo fiscal detallado. | Ventas rápidas, generalmente en el comercio minorista. |
Notas de crédito y débito
Las notas de crédito y débito son utilizadas para ajustar o corregir las facturas emitidas previamente.
👉 Si se cometió un error en la factura, una nota de crédito puede anularla, y una nota de débito puede corregir montos o información.
Factura de compra
Este tipo de factura es para los contribuyentes del Régimen Simplificado, que pueden emitir facturas con menos requisitos administrativos y tributarios.
¿Cómo emitir una factura 4.4 con Alegra?
Emitir una factura electrónica versión 4.4 con Alegra es sencillo y rápido. Solo tiene que seguir estos pasos 👇.
- Ingrese a su cuenta de Alegra.
- Seleccione la opción para crear una nueva factura.
- Seleccione los datos del cliente y los productos o servicios.
- Verifique que la información sea correcta y que cumpla con los requisitos de la versión 4.4.
- Haga clic en «Emitir Factura». Alegra se encargará de generar el archivo XML y enviarlo a Hacienda para su validación.
¡Todo listo! Es fácil, rápido y cumple con las disposiciones de la DGI.
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Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si el sistema de Hacienda (ATV) está caído? (Contingencia)
Si el sistema de Hacienda (ATV) está caído, se activan procedimientos de contingencia. En este caso, puede seguir emitiendo facturas de forma local y cargarlas al sistema cuando esté disponible.
Alegra tiene disposición de facturas de contingencia, que se envían directamente a Hacienda en cuanto el sistema se restablece.
¿Estoy obligado a facturar electrónicamente si soy pyme?
¡Sí! Las pymes también están obligadas a adoptar la facturación electrónica en Costa Rica a partir de la implementación de la versión 4.4.
¿Cómo anular una factura electrónica aceptada?
Para anular una factura electrónica aceptada, debe generar una Nota de Crédito. Esto lo puede hacer fácilmente con Alegra y enviarla a Hacienda para para su validación.
Ahora que ya sabe la importancia de implementar la actualización de esta normativa, le puede interesar nuestra Guía de cierre contable y fiscal en Costa Rica 2025. ¡Descárguela ahora mismo! 👇
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