La adopción de comprobantes electrónicos en Costa Rica ha mejorado la eficiencia en la gestión tributaria. Facilitando el cumplimiento de obligaciones fiscales ante el Ministerio de Hacienda para los contribuyentes.
Aquí le explicamos todo acerca de la digitalización de los comprobantes y cómo este proceso ha consolidado un avance para la economía del país 👇.
¿Qué son comprobantes electrónicos?
Son documentos digitales que sustituyen a los comprobantes tradicionales en papel, válidos para cualquier transacción.
Los comprobantes electrónicos tienen la misma validez legal y tributaria que los documentos físicos y deben cumplir con los requisitos establecidos por las autoridades fiscales para garantizar su autenticidad e integridad.
¿Qué tipos de comprobantes electrónicos existen?
En Costa Rica, se reconocen varios tipos de comprobantes electrónicos, entre los cuales se incluyen:
- Factura electrónica general: documento autorizado por el Ministerio de Hacienda que respalda la venta de bienes o prestaciones de servicios.
- Factura electrónica de compra: comprobante que emite el comprador de un bien o servicio para respaldar la compra realizada. Esto sucede en el caso de que el contribuyente que venda no este obligado a la emisión de comprobantes electrónicos.
- Factura electrónica de exportación: documento expedido para la exportación de mercancías como para la prestación de servicios o venta de bienes intangibles que se realicen desde el territorio nacional hacia el exterior.
- Notas de crédito y débito: comprobantes autorizados que permiten anular o modificar los efectos contables de la factura electrónica o tiquete electrónico, sin alterar la información del documento origen.
- Tiquete electrónico: documento que se entrega al instante de la compraventa o prestación del servicio. Está autorizado únicamente para operaciones con consumidores finales, el cual no puede ser usado para justificación de gastos o créditos.
🚀#TipAlegra: toma en cuenta que todos los comprobantes electrónicos deben estar autorizados con el mensaje de Hacienda, de lo contrario no podrán ser empleados como medio de respaldo de los créditos fiscales ni como gastos deducibles.
¿Quién está obligado a emitir comprobantes electrónicos?
En Costa Rica la emisión aplica a la mayoría de los contribuyentes que son 👇:
- Personas físicas y jurídicas que realizan actividades económicas.
- Profesionales liberales.
- Comerciantes.
- Prestadores de servicios.
- Empresas de todos los sectores económicos.
Para poder emitir comprobantes electrónicos o factura electrónica en Costa Rica, se requiere:
- Integración de una firma digital para personas físicas y el sello electrónico del Banco Central de Costa Rica para las jurídicas.
- Llave criptográfica del Ministerio de Hacienda, para personas físicas y jurídicas, que tiene validez únicamente para fines tributarios.
- Las facturas electrónicas se deben archivar por un periodo de 5 años conforme con el artículo 109 del código de procedimiento y normativa tributaria.
¿Qué son los comprobantes fiscales electrónicos?
Son documentos digitales en formato XML que respaldan la venta de productos y servicios. El XML (Extensible Markup Language/Lenguaje de Marcas Extensibles) es un formato universal que permite el intercambio de información de las transacciones entre diferentes plataformas.
Las características de estos comprobantes son:
| Formato XML | Formato estándar utilizado para su emisión y recepción. |
| Firma Digital | Garantiza la autenticidad y la integridad del documento. |
| Validez legal | Tienen la misma validez que los comprobantes en papel. |
| Conservación | Deben ser archivados por un período de cinco años. |
¿Quiénes están eximidos de emitir comprobantes electrónicos?
La ley de comprobantes electrónicos menciona algunas excepciones en la obligación para emitirlos en Costa Rica:
- Personas inscritas en el Régimen Simplificado.
- Contribuyentes con ventas ocasionales: transacciones que no forman parte del giro habitual del negocio.
Además de instituciones públicas y entidades exentas por ley:
- Caja Costarricense del Seguro Social.
- Universidades estatales.
- Consejo Nacional de Vialidad.
- Corte Suprema de Justicia.
- Banco Central de Costa Rica.
- Junta de Protección Social.
- Tribunal Supremo de Elecciones.
- Instituto Nacional de Aprendizaje.
- Asociaciones solidaristas.
- Consejo Nacional de Producción.
- Ministerios del Poder Ejecutivo.
Reglamento de comprobantes electrónicos para efectos tributarios
En este reglamento se establecen las normas y procedimientos que deben seguir los contribuyentes para la emisión, transmisión y almacenamiento de comprobantes electrónicos:
| Emisión y recepción | Todos los contribuyentes deben emitir y recibir comprobantes electrónicos utilizando sistemas autorizados. |
| Formato | Los comprobantes deben emitirse en formato XML y PDF. |
| Numeración y clave numérica | El sistema de emisión debe asignar numeración consecutiva y una clave numérica única a cada comprobante. |
| Firma Digital | Deben estar firmados digitalmente para garantizar autenticidad e integridad. |
| Conservación de documentos | Los comprobantes deben ser archivados por cinco años, tanto por el emisor como por el receptor. |
| Comprobantes provisionales | Uso permitido en caso de fallos técnicos, deben ser reemplazados en un plazo de dos días hábiles. |
| Intercambio | Deben ser transmitidos al receptor y a la administración tributaria de manera segura. |
¿Qué es un firmador de comprobantes electrónicos y para qué sirve?
Un firmador de comprobantes electrónicos es una herramienta o software como Alegra que permite aplicar una firma digital a los comprobantes electrónicos.
La firma digital asegura la autenticidad y la integridad del documento, garantizando que no ha sido alterado desde su emisión.
¿Qué son los comprobantes provisionales?
Los comprobantes provisionales son documentos temporales que se utilizan en situaciones donde no es posible emitir un comprobante electrónico en el momento de la transacción.
Estos comprobantes deben ser reemplazados por los comprobantes electrónicos definitivos en un plazo determinado.
Situaciones para emitir un comprobante provisional
| Fallos técnicos | Problemas con el sistema de facturación electrónica. |
| Conectividad | Falta de acceso a internet en el momento de la transacción. |
| Emergencias | Situaciones imprevistas que impiden la emisión inmediata del comprobante. |
¡Pero tenga Paz! La buena noticia es que existe un sistema facturador como Alegra, donde puede emitir sus comprobantes electrónicos de manera fácil, rápida y autorizados ante Hacienda.
Como dato adicional, se integra con el software de facturación, administración y contabilidad, todo en un solo lugar.
