Un comprobante electrónico es un documento en formato XML autorizado por la Administración Tributaria de Costa Rica – El Ministerio de Hacienda – que respalda la venta de productos o servicios.
El formato XML (Extensible Markup Language/Lenguaje de Marcas Extensibles). Es una de las características más notorias de este nuevo modelo de comprobantes electrónicos, este es un formato universal que permite el intercambio de información entre las diferentes plataformas existentes.
Tipos de comprobantes electrónicos en Costa Rica
- Factura electrónica general: Comprobante electrónico autorizado por el Ministerio de Hacienda que respalda la venta de bienes y la prestación de servicios.
- Factura electrónica de compra: Documento electrónico que emite el comprador de un bien o servicio para respaldar una compra realizada. Esto sucede en el caso de que el contribuyente que venda o preste el servicio no este obligado a la emisión de comprobantes electrónicos.
- Factura electrónica de exportación: Comprobante electrónico que debe ser utilizado tanto para la exportación de mercancías como para la prestación de servicios o venta de bienes intangibles que se realicen desde el territorio nacional hacia el exterior.
- Notas de crédito y débito electrónicas: Comprobantes electrónicos autorizados por la Administración Tributaria que permiten anular o modificar los efectos contables de la factura electrónica o tiquete electrónico, sin alterar la información del documento origen.
- Tiquete electrónico: Documento electrónico que deberá ser entregado o transmitido en el mismo acto de la compraventa o prestación del servicio, esta autorizado únicamente para operaciones con consumidores finales, el cual no puede ser usado para justificación de gastos o créditos.
Debes tener en cuenta que todos los comprobantes electrónicos deben contar con el mensaje de aceptación por parte del Ministerio de Hacienda, de lo contrario no podrán ser empleados como medio de respaldo de los créditos fiscales ni como gastos deducibles.
El proceso funciona de la siguiente manera:
- El contribuyente envía un XML a Hacienda de una factura para validación y recepción del mensaje.
- Hacienda recibe la factura y tiene hasta 3 horas para realizar la validación y enviar un acuse de recibo de aceptación o rechazo. Este mensaje acompañará el envío de la factura al receptor.
- El receptor deberá aceptar o rechazar la factura con un nuevo mensaje.
En este proceso existen dos mensajes claves que viajarán junto con los comprobantes electrónicos:
- Mensaje Hacienda: Este mensaje lo da el Ministerio de Hacienda como respuesta al emisor electrónico de la factura indicando la aprobación o rechazo de está.
- Mensaje receptor: Mensaje que envía el receptor de la factura electrónica al Ministerio de Hacienda aceptando o rechazando la factura.
Debes tener claro que todos los comprobantes electrónicos y documentos asociados deben contar con el mensaje de aceptación por parte del Ministerio de Hacienda, de lo contrario no podrán ser utilizados como medio de respaldo de los créditos fiscales ni como gastos deducibles.
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Requisitos para ser emisor de comprobantes electrónicos en Costa Rica
Para poder emitir comprobantes electrónicos, el contribuyente debe darse de alta con la Dirección General de Tributación DGT y contar con un mecanismo de seguridad para firmar los comprobantes electrónicos y evitar la falsificación de los mismos, garantizando así su integridad y autenticidad. Para esto debes tener en cuenta que:
- La factura electrónica en Costa Rica, requiere una integración de una firma digital para personas físicas y el sello electrónico del Banco Central de Costa Rica para las jurídicas.
- La llave criptográfica del Ministerio de Hacienda, para personas físicas y jurídicas, tiene validez únicamente para fines tributarios.
- Las facturas se deben archivar por un periodo de 5 años conforme con el artículo 109 del código de procedimiento y normativa tributaria. El archivo es obligatorio tanto para el emisor como para el receptor.
Para emitir tus comprobantes electrónicos debes tener en cuenta que cumplan con los siguientes componentes:
- Identificación del contribuyente.
- Numeración consecutiva.
- Clave numérica.
- Condiciones de la venta o servicio.
- Medio de pago.
- Descuentos con la identificación de su naturaleza y montos.
- Valor total de la factura en su moneda nacional.
Comprobantes provisionales
En caso de que no puedas usar el sistema para la emisión de comprobantes o que el sistema de Ministerio de Hacienda de Costa Rica no este disponible, se debe optar por usar comprobantes provisionales, los cuales son pre-impresos y emitidos por una imprenta que esté debidamente autorizada por la Dirección General de Tributación de Costa Rica.
Los comprobantes provisionales deben tener toda la información requerida para la generación del comprobante electrónico. Además, el comprobante pre-impreso debe contar en la parte superior con el mensaje de “comprobante provisional” y en la parte inferior con el mensaje “Este comprobante provisional no puede ser utilizado para el respaldo de créditos fiscales ni como gastos deducibles”
Limitantes de los comprobantes provisionales
Los comprobantes provisionales por contingencia no sustituyen los comprobantes electrónicos, por lo tanto, no podrán ser empleados como respaldo de la contabilidad, como resultado, no serán permitidos para respaldo de créditos fiscales ni como gastos deducibles.
Debes tener en cuenta que tendrás dos días hábiles para emitir los comprobantes electrónicos correspondientes, los cuales deberán hacer referencia al comprobante provisional.
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