Guía definitiva: Preguntas frecuentes acerca de la Emisión de la nómina electrónica

 

En artículos anteriores ya hemos hablado de algunos temas generales de la nómina electrónica, así que es posible que después de conocer estos conceptos básicos te surjan dudas adicionales de un sector, o de la situación de una empresa en particular, relacionadas con el proceso de emisión de la nómina electrónica.

Por este motivo hemos decidido recopilar las preguntas más frecuentes de nuestros usuarios y emprendedores en un solo lugar ¿Listos para empezar? 

emisión de la nómina electrónica

Índice

▶️ ¿Las personas que se contraten por prestación de servicios estarán obligados a emitir la nómina electrónica? 

La norma nos explica que la obligación de emitir nómina electrónica se dará con las personas con quienes se tenga una contratación laboral. 

Por ello, si el modelo de contratación es por prestación de servicios, no se deberá emitir la nómina electrónica. En este caso se deberá generar un documento soporte, usado para la adquisición de bienes y servicios con un no obligado a declarar IVA.

▶️ ¿Se debe emitir nómina electrónica por parte de una persona natural que contrate servicios domésticos?

Si la intención de la persona natural es llevarlo como costos y deducciones en la declaración de renta, lo ideal es que se emita la nómina electrónica. Además, deberás analizar que tan relacionada está tu actividad económica con la prestación de servicios domésticos.

 

Ejemplo: Si eres contador público y tienes una persona que te ayuda a limpiar tu oficina y estás obligado a declarar renta, si deberás implementar la nómina electrónica.

▶️ ¿La nómina electrónica se emite los 10 primeros días hábiles o calendario?

La nómina electrónica deberá emitirse los 10 primeros días calendario del mes siguiente al que realice el pago 

💡 Conoce los calendarios de implementación de la nómina electrónica 

▶️ ¿Debo comprar un certificado digital para la emisión de nómina electrónica?

Dependerá de que medio uses para la emisión de la nómina electrónica, en el caso de las empresas que lo hacen a través de Alegra, no tendrán que preocuparse por el certificado ya que nosotros nos encargamos de firmarlos y transmitirlos ante la DIAN.

Ahora, si el usuario quiere que él figure como quien los firmó, también puede comprar el certificado, así contrate a Alegra.

 

Mira este LIVE: Nómina Electrónica en Colombia: La guía que estabas buscando

 


Consulta aquí nuestros planes de Nómina Electrónica.

▶️ ¿Las ESAL Entidades Sin Ánimo de Lucro están obligadas a emitir nómina electrónica?

Aquí lo que tenemos que analizar es que aunque las ESAL están acogidas a un régimen especial, siguen estando obligadas a presentar la declaración de renta, y por consiguiente deberán generar nómina electrónica de todos esos empleados con los cuales se tenga una relación laboral.

Así mismo, según el artículo 6 de la resolución 0013, dichos pagos realizados a los empleados podrán ser tomados como costos y deducciones en la declaración de renta.

▶️ Una empresa que tenga como único empleado el dueño de ésta, ¿deberá emitir nómina electrónica?

Siempre que exista un contrato laboral entre la empresa y el dueño, o la empresa y otro colaborador, se deberá emitir la nómina electrónica.

▶️ ¿En la nómina electrónica se deben soportar los pagos de vacaciones, cesantías, intereses de cesantías…?

Todos los pagos que se efectúen a los empleados durante un mes, deben estar reportados en la nómina electrónica. Para ello, se deberá seguir los estándares que la DIAN publicó, que es justamente el proceso en el que te apoyará un proveedor tecnológico como Alegra.

▶️ ¿Quiénes no están obligados a emitir la nómina electrónica?

Serán todas aquellas personas que:

 

  • No sean responsables del impuesto de renta y complementarios.
  • No sean responsables del IVA.
  • No tenga a ninguna persona vinculada en su empresa bajo contratación laboral.

▶️ ¿Se debe emitir la nómina electrónica por cada empleado?

Una empresa obligada a emitir la nómina electrónica, deberá emitir la nómina electrónica a cada uno de los empleados que tenga a su cargo.

Por ejemplo, si tienes 8 empleados a tu cargo, deberás emitir una nómina electrónica por cada uno, los primeros 10 días calendario del mes siguiente.

▶️ ¿Qué debo hacer si cometo un error en la emisión de la nómina electrónica?

En el caso de que cometas un error en la emisión de la nómina electrónica, deberás corregir específicamente la nómina del empleado con el que tuviste el error, es decir, no es necesario que emitas las de todos tus empleados nuevamente, y la forma de hacerlo será a través de una nota de ajuste.  

💡 Conoce las características de la nómina electrónica 


▶️¿El mismo archivo generado para la DIAN, sirve para la liquidación de los parafiscales?

Observemos las principales diferencias entre la liquidación de la nómina electrónica y la emisión de la nómina electrónica con el siguiente cuadro comparativo:

Liquidación de Nómina Nómina Electrónica
Tiene una relación directa empleador-empleado. Tiene una relación directa empleador-DIAN.
Su periodicidad está dispuesta por la empresa a través de un contrato laboral. Puede ser semanal, quincenal o mensual. Su periodicidad es de forma mensual y debe hacerse dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente

▶️ ¿Cómo te ayuda un proveedor tecnológico en el proceso de emisión de la nómina electrónica?

Un proveedor tecnológico como Alegra se encarga de traducir al usuario (emprendedor) los estándares que solicita la DIAN para la emisión de la nómina electrónica. Esto permite que lo único que deba hacer el usuario sea seleccionar el mes, el año que desea reportar, seleccionar los empleados y dar clic en el botón emitir.

 

Mira este vídeo NÓMINA ELECTRÓNICA – Paso a paso para emitir tu nómina ante la DIAN

 

 

▶️ ¿Qué debo hacer cuando el pago a los empleados es variable?

Independientemente de que el pago a un empleado sea variable o se haga en diferentes momentos (cada diez días o cada quince días), la información que se reportará será el recopilado de pago de un mes.  

▶️ ¿Cuál sería el proceso de implementación para alguien que lleve la contabilidad en libros o en Excel?

Para personas que quieran dar el paso de trabajar con contabilidad en la nube, pueden crear un cuenta en Alegra y disfrutar de todas la funcionalidades durante 15 días totalmente gratis, un tiempo en el que podrás pasar tu información a nuestro al software, y posteriormente disfrutar de la funcionalidad de emisión de la nómina electrónica.

▶️ ¿Cuáles opciones tengo para emitir la nómina electrónica?

Actualmente existen 2 maneras de emitir la nómina electrónica en Colombia:

Desarrollo propio: Cuando en tu equipo de trabajo exista alguien dedicado al mundo del desarrollo y tenga experiencia con el proceso de implementación de estos sistemas.

A través de un proveedor tecnológico: Es importante que el proveedor tecnológico tenga experiencia con procesos de implementación de este tipo, como el caso de Alegra que también te permite facturar electrónicamente y que además es un software contable en la nube donde podrás tener centralizada toda la información de tu empresa.

▶️ ¿Cuáles son los motivos por los que la DIAN me puede rechazar la emisión de una nómina electrónica?

Uno de los motivos son las inconsistencias reportadas en tus comprobantes electrónicos de nómina, como que la diferencia entre lo devengado y las deducciones no sean igual al valor total reportado. 

Justamente un proveedor tecnológico como Alegra te ayuda en el proceso de comprobar que no existan este tipo de inconsistencias, y así como cada una de la demás exigencia de la DIAN.

▶️ ¿Cómo se reportan los pagos por quincena cuando se emite la nómina electrónica?

Al igual que explicamos en puntos anteriores, el reporte será mensual, así que lo que deberás hacer es sumar los diferentes pagos realizados a los empleados, calcular el valor total del pago realizado al empleado, para posteriormente emitir una única nómina electrónica

▶️ Si un pensionado presta servicios como independiente a una empresa, ¿la empresa debe emitir nómina electrónica?

La empresa no tendría que emitir nómina electrónica si el pensionado trabaja por prestación de servicios, debido a que no existe una relación contractual entre las dos partes.


Aprende más sobre la Nómina electrónica con Alegra:

Esperamos que hayas aprendido un montón con esta guía de nómina electrónica, y te animes a cumplir con esta nueva obligación de la mano de expertos y proveedores tecnológicos como Alegra.