La transformación digital y el avance de la tecnología han traído consigo el cambio de diversos procesos internos y externos de las pequeñas y medianas empresas. Uno de los más importantes ha sido migrar de firmar tradicionalmente a firmar factura electrónica.
En este artículo te explicamos qué es, cómo firmar una factura electrónica, sus principales características, y por qué deberías empezar a implementarla.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica se refiere a un archivo electrónico que contiene la misma información que una factura en papel, pero con mayor seguridad y eficiencia, lo cual garantiza identificar al firmante de manera inequívoca.
¿Cuáles son los tipos de firmas electrónicas?
- Firma electrónica simple: se basa en un método de identificación del firmante. Comúnmente son utilizadas para transacciones de bajo riesgo, como confirmación de asistencia a eventos o recibido de paquetes.
⭐️ Ejemplo: la firma digitalizada, que resulta de convertir en imagen el trazo de esta.
- Firma electrónica avanzada: se basa en un certificado electrónico que identifica al firmante y garantiza la integridad del documento, pues puede detectar cualquier cambio posterior de los datos firmados. Está vinculada a la persona de manera única y a los datos a que se refiere. Es recomendada para transacciones de riesgo medio o alto.
En la firma electrónica avanzada encontramos dos tipos de firmas:
- La firma reconocida, que está sustentada en un certificado de la misma índole y generada mediante un dispositivo seguro de creación de esta.
- La firma avanzada biométrica, que en lo único que se diferencia a la anterior es que requiere la presencia física del firmante. Al ser biométrica recoge aspectos intrínsecos, como aquellos que muestran el movimiento o posición del bolígrafo.
- Firma electrónica cualificada: se basa en un certificado electrónico cualificado y un dispositivo seguro de creación de firmas. Para hacer uso de este tipo de firma es necesario tener un certificado digital expedido por medios electrónicos oficiales y una autoridad de certificación que se utiliza para verificar su autenticidad. Es recomendada para transacciones de alto riesgo, que requieren la máxima seguridad jurídica.
⭐️ Ejemplos: aplicación a plazas de trabajos públicos que salen a concurso, el pago de impuestos o la presentación de informes gubernamentales a distintas administraciones estatales.
Por otro lado, según un informe de la Comisión Europea, el uso de la firma electrónica cualificada en Europa ha aumentado significativamente en los últimos años, con más de 68 millones de transacciones electrónicas realizadas utilizando firmas electrónicas cualificadas desde 2019.
Ventajas y beneficios de una firma digital en factura electrónica
Antes de enunciar los diferentes beneficios y ventajas que tiene el uso de firmar una factura electrónica, es importante destacar que la seguridad y la confidencialidad de los datos son realmente las características más relevantes de este sistema, porque no hay posibilidades de manipulación o pérdida de información valiosa para diferentes tipos de trámites y procesos.
Ahora bien, conozcamos otros factores positivos de firmar una factura electrónica:
- Ahorro de costos en impresión, envío y almacenamiento.
- Mayor rapidez y eficiencia en la gestión de facturas.
- Reducción de errores y fraudes.
- Mejor organización y control de la información.
- Mayor seguridad y trazabilidad.
- Reducción de la huella de carbono.
Por otro lado, el manejo de este sistema brinda una mejor imagen al cliente, además, permite una mejora notable en la productividad de la empresa al permitir que se reduzcan los pasos extensos y burocráticos para realizar negocios, tratos, acuerdos o procesos administrativos.
¿Cómo se firma una factura electrónica?
¡Es un proceso muy sencillo para firmantes y remitentes! Veamos:👇🏻
Pasos para los remitentes del documento
- Sube el documento a la plataforma que hayas elegido para realizar este procedimiento. Estando allí te permitirá el proceso de envío de firma.
- Específica quién o cuál es la persona que debe firmar.
- Personaliza el documento con los campos donde deben de ir datos específicos, y por supuesto, la firma.
Pasos para los firmantes del documento
- Ingresar al documento mediante el enlace que le fue enviado a su correo electrónico.
- Rellenar los datos con ayuda de las instrucciones que tiene incorporado el documento.
- Firmar y esperar que la plataforma le confirme mediante el correo electrónico que el proceso ha sido exitoso.
Como puedes leer, este es un proceso simple, pero que cada vez tiene más acogida en diferentes industrias, especialmente en las pymes, por sus muchos beneficios, practicidad y eficiencia.
Adicional a lo que ya hemos mencionado, es imprescindible que tengas en cuenta que, a partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas y autónomos en España estarán obligados a emitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales. ¡Así que haz los cambios necesarios para que esto no te tome por sorpresa!
Y si quieres conocer más sobre la facturación electrónica, si aplica para tu pequeña o mediana empresa, y cómo debes gestionarla, lee este blog donde te explicamos esto y más.
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