En España, todo profesional autónomo o empresa oficial debe conocer qué tipos de factura existen y cuando es que deben emitirlas, así podrán tener un balance general de la empresa y estar al día con las obligaciones fiscales. Sigue leyendo y conoce los tipos de factura. 👇
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento con validez legal ante Hacienda, que representa las operaciones de compra y venta de bienes o servicios. Es decir, cuando una empresa o profesional independiente vende o da un servicio, debe emitir un documento que establezca toda la información financiera, datos fiscales e impuestos legales, este documento es una factura.
¿Cuáles son las facturas emitidas y recibidas?
Es importante diferenciar entre las facturas que emites y recibes; sobre todo para estar al día con los impuestos que debes pagar y en general con la contabilidad de tu empresa.
📤Factura emitida: es aquella que expide cualquier profesional autónomo o empresa en la venta de un producto o prestación de servicios; esta factura tiene como fin cobrar el importe total que aparece en su información y es obligatorio emitirla.
📩Factura recibida: es aquella factura que toda empresa o autónomo recibe por parte de un tercero o proveedor; esta se debe pagar en su totalidad al emisor.
¡Ojito aquí!👀 Dependiendo de la factura recibida, podrás obtener ventajas fiscales y de impuestos ante Hacienda.
Tipos de facturas
Existen 6 distintos tipos de facturas en España, cada factura es diferente, dependiendo de las obligaciones fiscales que se deban rendir ante el Ministerio de Hacienda. Echa un vistazo abajo 👇 y descubre las diferentes facturas:
Factura ordinaria
Una factura completa, también llamada ordinaria, se emplea para operaciones mayores a los 400 euros, el documento debe contener los datos completos tanto del emisor como del receptor, además de una descripción detallada del producto o servicio prestado.
Factura simplificada
La factura simplificada reemplaza al antiguo ticket; se emite cuando las transacciones no exceden los 400 euros en determinadas actividades. La información que lleva suele ser solamente del emisor, además, la descripción de los productos es menos detallada.
Factura rectificativa
La solución ante un error de facturación la tienes con la factura rectificativa; este documento te ayuda a corregir los datos, impuestos, fechas de emisión o descripciones de producto y cantidad. Conoce aquí más sobre la factura rectificativa.
Factura proforma
Se emite para dar un presupuesto de productos o servicios. La información será la misma que una factura ordinaria, solo que su número de serie debe ser diferente.
¡Ojito aquí!👀 Esta factura no puedes utilizarla como justificante de gastos ni de compras, pues no tiene validez oficial.
Factura recapitulativa
Este tipo de factura es la mejor opción para agrupar todas las facturas que le has emitido a un solo cliente, también cuentan los albaranes. En la factura recapitulativa puedes agrupar todas las compras o prestaciones de servicios del mes a un mismo cliente.
¡Ojito aquí!👀 No puedes desglosar operaciones o facturas de meses anteriores.
Factura electrónica
La factura electrónica es una factura normal, con los mismos datos que una factura ordinaria; sin embargo, su formato es online, y de hecho, para que tenga validez legal, debe contener una firma o sello electrónico por parte del emisor.
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Principales diferencias entre facturas
| Datos fiscales | ¿Justifica gastos? | ¿Contiene IVA e IRPF? | ¿Tiene validez legal? | |
| Factura ordinaria | Lleva los datos del emisor y receptor | Sí | Sí | Sí |
| Factura simplificada | Únicamente puede llevar los datos del emisor. | Sí | No son necesarios | Sí |
| Factura rectificativa | Actualiza los datos. | Sí | Depende de los datos a actualizar. | Sí |
| Factura Proforma | Lleva los datos del emisor y receptor. | No | Sí | No |
| Factura recapitulativa | Lleva los datos del emisor y receptor. | Sí | Sí | Sí |
| Factura electrónica | Lleva los datos del emisor y receptor. | Sí | Sí | Sí |
¿Qué tipo de facturas son las más habituales?
La factura simplificada se usa a diario en tiendas o microempresas, pues se expide como un comprobante de compra y un justificante de gastos, esta factura ha llegado en reemplazo del antiguo ticket de compra.
Ejemplo de factura simplificada
Aunque, factura ordinaria, también es una de las más habituales en España, ya que contiene todos los datos completos, tanto del emisor como del receptor y permite hacer un desglose de impuestos, que podrá favorecernos ante Hacienda.
Ejemplo de factura ordinaria
¿Cuántos tipos de IVA puede tener una factura?
En España existen 3 tipos de IVA:
- IVA general: es el que se aplica en la mayoría de productos o servicios y es del 21%.
- IVA reducido: se aplica para productos de canasta básica, libros, medicamentos y servicios de hostelería, es del 10%
- IVA superreducido: este se aplica para algunos productos de canasta básica, productos de primera necesidad como medicamentos, productos sanitarios o viviendas de protección oficial.
¿Cómo se llaman las facturas sin IVA?
Podremos llamarla factura exenta de IVA o factura no sujeta al IVA, esto se debe especificar al momento de realizarla. ¡No te líes! Las operaciones exentas de IVA están reguladas y van de la mano con actividades como:
🚐Asistencia sanitaria.
👩🏻🏫Actividades educativas.
🎭Actividades culturales.
🧓Asistencia social.
⚽Actividades deportivas.
🕋Exenciones inmobiliarias.
💰Operaciones financieras y de seguros.
Herramientas o sistemas para facturar
¡No te líes sin ayuda! Ya existen softwares de facturación que agilizan los procesos para la contabilidad en tu negocio. De entre las herramientas que ofrecen puedes encontrar:
- Guardar y administrar la información fiscal de la empresa y sus clientes.
- Llevar un formato de numeración de facturas y tenerlas ordenadas en la nube.
- Automatizar facturas, procesos de cobro e incluso cálculo de impuestos.
- Creación y emisión de facturas electrónicas.
- Integraciones con métodos de pagos y bancos.
Además, estas herramientas tiene características que las hacen más viables:
- Facilidad de uso: la mayoría de los softwares contables son muy dinámicos y fáciles de usar.
- Seguridad: te garantizan los datos respaldados en la nube con protecciones de uso de datos.
- Integración: la integración con terceros ayuda a que se creen o compartan documentos fácil y rápido, puedes integrar tu software incluso con cuentas bancarias.
¡No te fliples! A veces parece que el mundo de la facturación es muy difícil, pero vamos, es algo que debes hacer como autónomo y empresa, y ahora que has aprendido los tipos de factura en España, será mejor que empieces ya a emitirlas correctamente.
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