El Reglamento de facturación en España viene a regular las obligaciones de facturación y todos los temas importantes en cuanto a tipos de facturas, cuándo deben emitirse, qué información deben llevar, quiénes deben emitirlas y cuánto tiempo se deben conservar.
¡Sabemos que puede ser un lío! Pero no te preocupes, quédate aquí que te contaremos todo acerca de la ley de facturas en España.
¿Qué dice el nuevo Reglamento de facturación?
El nuevo reglamento de la Ley de Factura se centra ampliamente en la normativa de factura electrónica, con la revolución digital se entiende que la facturación electrónica será obligatoria y estos son los principales cambios al nuevo Reglamento de facturación; el cual menciona:
1. Se entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en este reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.
2. La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.
También, es importante saber que en el reglamento se menciona que una forma de facturación electrónica puede ser:
“Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos”.
Así que ya lo tienes, con la firma electrónica el EDI podrás dar validez a este documento en el marco legal español.
¿Cuál es la normativa que regula el reglamento de facturación en España?
El reglamento se aprueba en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre; que regula las obligaciones fiscales de toda empresa y profesional autónomo en España. Esto también va de la mano con la reciente Ley Crea y Crece, que impulsa a los nuevos emprendedores a agilizar sus procesos de facturación y simplificar la creación de nuevas empresas. Aunado a ello, tenemos la facturación electrónica obligatoria, que entró en vigor desde el 01 de enero del 2023.
¿A quiénes aplica el Reglamento de facturación?
El reglamento de facturación aplica a toda empresa y profesional autónomo que venda o preste algún servicio, este deberá emitir facturas y encontrarse registrado ante Hacienda. Además, con el desarrollo reglamentario de factura electrónica, ya todos estaremos obligados a la emisión de este documento en línea.
¿Qué requisitos deben cumplir las facturas según el Reglamento de facturación?
En el Real Decreto se especifican los datos reglamentarios para que tu factura física, aquí te dejamos los requisitos esenciales 👇:
Aunque, también se mencionan otros datos, dependiendo del tipo de factura emitida y su finalidad:
📆Fecha en que se haya recibido un pago anticipado, que sea distinta a la fecha de expedición de la factura.
🚫Si es una factura no sujeta a impuestos, se deberá indicar con base a la Ley de Impuesto y las actividades exentas de IVA.
✈️ En entregas de medios de transporte, se deberán incluir las características de la entrega, la primera fecha del servicio, distancia recorrida o las horas de navegación o vuelo hasta la entrega.
📝 ¡Ojito aquí! 👀 Si adquieres un bien o servicio, y eres tú quien emite la factura, deberás agregar la leyenda “Facturación por destinatario”. Si está aplicado el régimen especial de agencias de viaje, deberás especificar con la leyenda “Régimen especial de las agencias de viajes”.
🖋️ También, deberás hacer uso de las leyendas “Régimen especial de los bienes usados”, “Régimen especial de los objetos de arte”, “Régimen especial de las antigüedades y objetos de valor” o “Régimen especial del criterio de caja”; según sea el caso.
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¿Qué tipos de facturas están reguladas en España?
En España las facturas se emiten dependiendo del régimen fiscal que una empresa o profesional cumpla ante Hacienda; además de otros datos que son importantes entre los 6 tipos de facturas:
Factura ordinaria: esta factura debe llevar un desglose completo de datos y de impuestos como IVA, IRPF o descuentos.
Factura simplificada: la cual no debe exceder los 400 euros en su emisión.
Factura recapitulativa: que agrupa diversas operaciones de compra o venta.
Factura proforma:una factura provisional con los detalles comerciales.
Factura rectificativa: para añadir información que se omitió o corregir la misma.
Factura electrónica: aquella que se envía en formato electrónico, ya sea XML o PDF.
¡Echa un vistazo aquí, que te contamos un poquitín más! 👇
¿Cómo se numeran y registran las facturas de acuerdo con este reglamento?
La numeración de las facturas es un tema importante, pues es uno de los datos obligatorios, esta numeración siempre debe de ser:
- Correlativa y sin saltos, es decir, en serie.
- Debe llevar un orden cronológico, por ejemplo, 01, 02, 03, 04, etc.
- Debe ser un número único y exclusivo por cada factura.
¡Que no te pillen con facturas de una misma numeración! Usar un programa de facturación como Alegra te ayudará a evitar algunos errores como este, pues el sistema detectará cuando un número se duplique.
¿Cuál es el plazo para emitir una factura según el reglamento de facturación?
Se recomienda que toda factura se emita en el momento de la compra o venta de bienes o servicios; aunque, dependiendo de algunos casos, el empresario o profesional puede emitir la factura cualquier día antes de la fecha 16 del mes siguiente en que se haya efectuado la compra.
¿Cómo afecta el reglamento de facturación a la emisión de facturas electrónicas?
La Ley de Facturación Electrónica tiene más ventajas para empresas y autónomos, pues ya no será necesario utilizar lápiz y papel para capturar los datos, lo cual reduce costos y aumenta la productividad; además de que podrán tener una proyección más detallada sobre el crecimiento empresarial.
¡Que no te molen! La obligatoriedad de la factura electrónica ya es un hecho, pero no te preocupes, aún tienes tiempo, pues para cualquier empresa o autónomo que facture menos de 8 millones de euros, la obligación de facturación electrónica será antes de finalizar el año 2025.
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¿Qué sucede si no se cumple con los requisitos del reglamento de facturación?
El incumplimiento de requisitos en el reglamento de facturación se califica como una acción grave, lo que podría conllevar a una multa de hasta el 1% del importe total de las operaciones no declaradas o facturadas. Y esto también se establece con la fecha de obligación de factura electrónica, ¡así que ten cuidado!
¿Cómo puedo asegurarme de que mis facturas cumplen con todas las disposiciones del Reglamento?
¡Es muy fácil! Utiliza un software de gestión como Alegra te ayudará a no liarte tanto con los datos que deben de llevar tus facturas, pues ya estarán precargados, además, en el reglamento de facturación español, ya aprueban programas contables para cumplir con todos los requisitos de la facturación ordinaria o electrónica.
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