¿Qué haríamos en una sociedad donde no fuera posible controlar y medir el estado financiero de las empresas? Tal vez nos perderíamos de importantes logros, o nos ganaríamos varios dolores de cabeza. En cualquier caso, por fortuna, tenemos los sistemas contables como poderosas herramientas para recolectar y administrar toda la información financiera de una organización.
¿Para qué sirve en profundidad un sistema contable?
Empecemos por el principio. Un sistema contable nos permite identificar y hacer una lectura integral de la situación económica de una empresa de forma rápida y efectiva. Como consecuencia, se generan pautas que nos indican la forma en la cual debemos manejar y monitorear las operaciones de la misma, y cómo clasificarlas correctamente.
En otras palabras, para llevar las cuentas de tu organización lo que necesitas es un sistema contable.
¿Cuáles deben ser las características de un sistema contable?
Todo sistema contable debería contener las siguientes características para que una empresa pueda sacarle el mayor provecho. ¡Veamos!
- Entendibles: los sistemas contables deben ser muy claros para todas las personas de la empresa. A diferencia de lo que siempre hemos creído, estos esquemas no son sólo para los contadores o el departamento financiero, por el contrario, deben de estar a la disposición de cualquier persona que pueda necesitarlos para medir la viabilidad de un proyecto o emprender una nueva idea.
- Útiles: bajo la misma premisa del punto anterior, los sistemas de contabilidad deben ser eficientes para que nuestros procesos sean ágiles, sencillos y aporten valor a las diferentes áreas de la empresa.
- Fiables: esto quiere decir que toda la información que contenga el sistema contable debe ser tan transparente y ajustada a la realidad como sea posible. Recordemos que habrán personas trabajando con estos datos y no se puede incurrir en errores por falta de veracidad en la información.
Tipos de sistemas contables
Los sistemas de contabilidad los podemos clasificar en dos grandes grupos:
⭐ Contabilidad de costos
La contabilidad de costos se centra en la medición, análisis y control de los costos incurridos en la producción o prestación de servicios. En palabras más simples, se refiere a la relación entre los costes y los beneficios que tiene la empresa mediante las diferentes operaciones que se llevan a cabo.
⭐ Contabilidad financiera externa
La contabilidad financiera externa se enfoca en la preparación de información financiera para uso de personas que no forman parte de la empresa. Esta información se presenta mediante estados financieros, que son utilizados por inversores, acreedores, entidades gubernamentales y otros terceros para evaluar la situación financiera.
Y para que quede aún más claro, la principal diferencia entre ambos conceptos, reside en que, en el caso de la contabilidad de costos, se trata de una operación interna que permite medir la rentabilidad de la compañía y orientar la estrategia económica, mientras que el otro tipo de contabilidad se enfoca completamente en lo externo.
Lee también: ¿Qué son los sistemas de gestión empresarial y por qué usarlos?
Ventajas y beneficios de utilizar un sistema contable
Hasta ahora ya tenemos claro qué es un sistema contable, cuáles son sus características y tipos. Sin embargo, es muy importante tener en cuenta cuáles son los beneficios y ventajas que trae implementar estos sistemas al interior de una empresa.
Simplificación de procesos
Los sistemas de contabilidad tienen la capacidad de controlar el estado financiero de una empresa, por lo que el dueño de esta puede fácilmente completar desde cualquier dispositivo todas las operaciones sin tener un gran conocimiento en la materia ni tener apoyo de terceros.
Ahorro de costes
Al no tener que contratar a personas adicionales, la empresa está incurriendo en menos gastos. Los sistemas de contabilidad se encargan de automatizar los cálculos básicos y los procesos administrativos. Adicionalmente, hay una menor inversión en todo lo relacionado a papelería, documentación y almacenamiento, que no solo resulta beneficioso en términos económicos, sino también de seguridad.
Precisión y transparencia
Con un sistema contable el riesgo de imprecisiones y errores humanos se reduce completamente, lo que permite mayor fiabilidad en la información y los datos.
Incrementa los niveles de productividad
Tener servicios digitalizados, como es un sistema contable, permite a las empresas mejorar su rendimiento y evitar pasar mucho tiempo en actividades complejas. En su lugar, recolectan, organizan y analizan los datos de una forma más eficiente, inteligente y ordenada.
Mejora la relación con los clientes
Aunque aparentemente parezca que no tenga ninguna relación con el cliente, realmente este tipo de sistemas nos permiten tener procesos más efectivos que evitan retrasos o malentendidos con información y datos que son importantes.
Seguridad
La información que refiere a los datos financieros es sensible y delicada, por lo cual, se pueden mantener más protegidos bajo los sistemas de contabilidad.
En resumen, los sistemas contables permiten tener un funcionamiento más óptimo de los estados financieros de una empresa, y especialmente, dan paso a tomar decisiones más informadas y acertadas con base en datos confiables y precisos.
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