Los sistemas de administración en la nube se han convertido en la clave para el camino de la transformación digital en la gestión de empresas. De acuerdo a datos del IDG, al menos el 70% de las empresas tiene una aplicación en la nube. ¿Ya conocías esta herramienta? Sigue leyendo y conoce al mejor aliado para tu Pyme. 🚀
¿Qué es un sistema de administración en la nube?
Un sistema de administración te ayuda a controlar y organizar todos los productos y servicios que funcionan en la nube. Además de permitirte acomodar tu información, también regula el acceso de usuarios, el uso de tus datos, las aplicaciones y los servicios.
Otra de las características de un sistema de administración en la nube es que es escalable y flexible, es decir, que se ajusta a tus necesidades. Así mismo, te ofrece mejores soluciones, a medida que tu empresa crece y se transforma.
¿Cómo funciona la gestión con un sistema de administración en la nube?
La gestión en la nube puede llevarse a cabo por el equipo de TI interno de una empresa o a través de un proveedor de servicios externos. Si quieres sumarte a los negocios que ya están en la nube, no necesitarás nada más que tu computadora y una conexión a Internet.
La magia ✨ dentro de la gestión en la nube se da mediante un archivo centralizado que almacena digitalmente toda la documentación de una empresa. Esto permite que todo colaborador de la compañía pueda acceder a los documentos actualizados en tiempo real, fácilmente y en cualquier momento.
Tipos de modelos de servicios de gestión en la nube
Los servicios de gestión en la nube siguen evolucionando, llegando a tener distintos tipos de modelos de servicios. Aquí te compartimos los tres existentes:
- Infraestructura como Servicio (IaaS)
En este modelo, la gestión en la nube opera las funciones básicas de la nube. Estas pueden ser: la virtualización, los servidores, el almacenamiento y las redes. Normalmente, el IaaS cuenta con una modalidad de pago por uso; por ejemplo: dependiendo de la cantidad de almacenamiento o el nivel de potencia de procesamiento que requiera tu empresa. Aquí, los clientes no administran la infraestructura, sino que es responsabilidad del proveedor.
- Plataforma como Servicio (PaaS)
El PaaS es un modelo intermedio entre el IaaS y el SaaS, ya que permite que los usuarios construyan y entreguen aplicaciones sin necesidad de instalar y mantener ambientes de desarrollo complejos y costosos. En este caso, compras los recursos que necesitas a un proveedor de servicios en la nube, accedes a ellos a través de Internet y solo pagas por el uso que haces de ellos.
- Software como Servicio (SaaS)
El SaaS es uno de los más usados y convenientes para los empresarios, ya que aborda la configuración y el funcionamiento del entorno, mientras que el proveedor de la nube gestiona la computación en la nube y las capas del software. Este modelo libera a la empresa de la presión que supone llevar a cabo:
- El mantenimiento del software.
- Administrar la infraestructura.
- Garantizar la seguridad de la red.
- Disponibilidad de los datos.
Y muchos más aspectos.
¿Por qué esto es relevante si eres una Pyme?
Sabemos que la aventura de ser un emprendedor puede llegar a ser complicada y tediosa. Es aquí donde aparecen los administradores en la nube. Gracias a esta herramienta, las pymes pueden despreocuparse de tareas operativas que les quitaba mucho tiempo, sin que eso signifique grandes costos, infraestructuras complejas o la necesidad de tener a un equipo dedicado.
💡#DatoAlegre: es importante señalar que, según la Secretaría de Economía en México, la mala administración es la principal razón por la que solo sobrevive el 10% de las Pymes durante los primeros cinco años de su vida.
Ventajas de la administración en la nube
La gestión en la nube trae consigo muchas ventajas que te permitirán contar con un mayor control e integración de tu empresa. Aquí te compartimos algunas de ellas. 👇
- Seguridad: no hay temor más grande que el riesgo a que nuestra computadora sufra algún daño o no contar con el último respaldo de información. Con un sistema de administración en la nube no volverás a preocuparte por eso, ya que podrás guardar tu información y mantenerla actualizada al instante.
- Flexibilidad: al contar con toda la información al día, podrás analizar correctamente el rendimiento de tu compañía y determinar mejor tus decisiones. Esto te permitirá mayor eficiencia y, además, poder reducir el costo de algunos servicios.
- Ahorro de costos: olvídate por completo de invertir una gran suma de dinero en discos duros, ya que al contar con un software de administración en la nube podrás tener una cantidad casi ilimitada de almacenamiento a través de Internet.
- Actualizaciones permanentes y gratuitas: anteriormente, la pesadilla de los emprendedores era el terrible: “tu versión está desactualizada, compra una nueva”, llevando a muchos a gastar una cantidad de dinero considerable cada cierto tiempo. Con un administrador en la nube podrás contar con actualizaciones permanentes y totalmente gratuitas.
- De fácil manejo: los primeros sistemas de administración instalados en las computadoras llegaban a ser muy complejos y hasta incomprensibles. Ahora, los sistemas en la nube son totalmente amigables, tanto en diseño como en funcionalidad. Esto te permite usarlos fácilmente sin la necesidad de ser un experto.
Herramientas para la administración en la nube
Si ya estás convencido de unirte a la gestión en la nube, debes saber que existen un sinfín de herramientas para poder administrar tu empresa, cada una con funciones especiales, dependiendo de lo que realmente necesites. ¡Pero no te preocupes! Te compartimos algunas opciones.
- Software contable local
Este puede diseñarse a la medida de tus necesidades o puede estar prediseñado. Si bien puede contar con muchas funciones para el área contable, normalmente se requiere de un amplio conocimiento técnico. Excel es una de las plataformas más populares, debido a su simpleza y bajo costo. No obstante, no se le considera una herramienta intuitiva ni amigable, llegando a ser el dolor de cabeza de quienes no tienen un alto dominio tecnológico.
- Software contable especializado
Los software contables especializados han sido diseñados para el manejo contable de las empresas, tanto en sus operaciones como en su gestión de recursos. Con esta herramienta podrás centralizar toda la información que se almacena desde distintos dispositivos, ya que la base de datos está disponible para todos. Además, tiene la gran ventaja de permitirte automatizar las tareas más repetitivas, procesar información automáticamente y generar reportes contables, sin la necesidad de ingresar fórmulas complicadas.
- Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
Un ERP es la opción indicada para las medianas empresas que empiezan a integrarse a la vida contable y financiera. Con este tipo de software, serás capaz de gestionar ventas, cobros, facturaciones, inventarios y la operatividad general de tus recursos financieros.
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Funciones de la plataforma de gestión en la nube de Alegra
Un administrador en la nube como Alegra te permite facturar electrónicamente, controlar tus gastos y bancos, monitorear tus inventarios, gestionar las ventas en línea y mucho más. Todo esto desde cualquier dispositivo y en cualquier parte del mundo. Ahora, te comentaremos qué soluciones puedes obtener👇
Inventario
Te ayuda a mantener tu producción, ventas, clientes y mercado de forma equilibrada. La información de inventario representa el control de costos y productos, por lo tanto, un mal manejo de este puede representar pérdidas catastróficas. El beneficio que te brinda el administrador en la nube de Alegra, es que tu inventario siempre estará al día de manera óptima y con información en tiempo real.
Facturación
Para comprobar qué productos y servicios se han comprado o vendido, la facturación en línea es imprescindible como empresa. Sobre todo porque tienes que seguir los mandatos del SAT. Nuestro software contable y de administración te permite cumplir con los requisitos fiscales de forma rápida y sin errores.
Bancos
Te ayuda a tener tus cuentas al corriente, pagar o vender insumos. Quizá requieras dos o más bancos, de acuerdo a lo que tu empresa necesite. Con Alegra podrás tener los datos de dichos bancos de forma ordenada y estructurada.
Tienda online
Las compras en línea cada vez son más frecuentes. Al tener tu tienda en la nube aumentarán tus ventas y tus productos tendrán más audiencia. Además, te ayudará a que estas ventas se sumen al sistema de facturación para seguir cumpliendo con el SAT.
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Control de gastos
Al contar con esta información puedes evaluar el estado financiero de tu empresa y proyectar el crecimiento, decidir hacer inversiones o no, así como otros aspectos a evaluar. ¡Gracias a este administrador podrás llevar al día tus procesos contables!
Además, es una forma totalmente segura de gestionar tu información, ya que te garantiza agilidad y fácil acceso, mejores experiencias para tus clientes y aumento de la productividad, entre otras cosas. Suena genial, ¿verdad?
Conoce a tu mejor aliado
Existe un administrador de la nube que te ayuda a todo lo anterior y mucho más. El Sistema Administrativo y de Facturación para Pymes en México de Alegra se ajusta a las necesidades de tu empresa sin importar su tamaño. Lo único que necesitas es tener acceso a Internet, iniciar sesión desde una computadora o en la app desde un dispositivo móvil, ingresar tu correo y contraseña, ¡y listo!
👉Si eras usuario del software contable de QuickBooks México, es momento de que subas al siguiente nivel con Alegra. Somos el aliado que necesitas para automatizar fácilmente la contabilidad y facturación de tu pyme. Échale un vistazo a nuestra guía de migración de datos y toma el control de tu negocio.
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