Tienes una empresa y todo va viento en popa: aumentan tus ventas, tu marca es cada vez más conocida y sigues creciendo. Pero un día, comienzas a notar que tus egresos están siendo mayores a tus ingresos y estás a punto de ir a la quiebra 😱. Y todo se debe a que no llevaste un registro de ventas.
¡Esto no es una pesadilla, es la realidad 👇!
Según el presidente de la Pequeña Empresa de la Cámara de Comercio de Lima, Rodolfo Ojeda, 8 de cada 10 empresas dejan de existir al primer año de creación y de las 2 que quedan, solo sobrevive 1 luego de 5 años de funcionamiento. Esto se debe a la inexperiencia, desinformación e informalidad de muchos de los negocios en el Perú.
¡Pero nada que el registro de ventas Sunat no pueda solucionar! Esta herramienta se ha convertido en el aliado de muchos empresarios, y es momento de que también lo emplees. Sigue leyendo y aprende todo lo que necesitas para que tu compañía funcione a la perfección.
¿Qué es el registro de ventas?
Se le llama registro de ventas a la acción de anotar en un documento todos los movimientos que se generan a partir de las ventas de una empresa en un período determinado. ¡Hacerlo es facilazo!, solo tienes que escribir cada uno de los ingresos que entren a tu negocio y, de esta forma, sabrás cuáles son las ganancias que estás obteniendo.
👀 ¡Ojito ahí! Recuerda que con tener solo este registro no será suficiente. Si quieres conocer el panorama completo de tu compañía, debes considerar realizar un registro de gastos también.
Para que esté más claro, te compartimos 5 ejemplos de registro de ventas👇.
| Tipo de registro | Descripción |
| Registro detallado de ingresos. | Anotar cada transacción de venta, incluyendo el monto, la fecha y los detalles del cliente. |
| Registro de ventas por categoría. | Organizar los ingresos en diferentes categorías de productos o servicios para analizar la popularidad. |
| Registro de ventas por período. | Seguir las ventas diarias, semanales o mensuales para identificar patrones y tendencias a lo largo del tiempo. |
| Registro de ventas por método de pago. | Registrar los ingresos según el método de pago utilizado por los clientes, como efectivo o tarjeta de crédito. |
| Registro de ventas por vendedor. | Llevar un registro de las transacciones individuales de cada vendedor para evaluar el rendimiento del equipo de ventas. |
¿Para qué sirve realizar el registro de ventas?
Llevar un registro de las ventas e ingresos es de suma importancia para rastrear detalladamente las transacciones, contribuyendo a la salud financiera y a una contabilidad rigurosa. Los datos que ofrece facilitan la toma de decisiones y contribuye al buen funcionamiento de cualquier negocio.
Según el informe Building Trust in Analytics realizado por la red global de firmas de servicios profesionales KPMG, el análisis de datos es fundamental para comprender mejor las necesidades de los clientes en un 69% de las organizaciones.
Préstale atención a esta lista y descubre de qué otras formas le puede servir a tu empresa llevar un registro de las ventas e ingresos:
- Analizar la popularidad de tus productos o servicios: permite identificar qué productos o servicios se venden más y cuáles tienen menor demanda, proporcionando información crucial para ajustar estrategias de marketing y gestión de inventario.
- Identificar patrones y tendencias de ventas: ayuda a crear un historial que revela patrones de ventas a lo largo del tiempo. Esta información es vital para tomar decisiones informadas, como aumentar promociones durante temporadas bajas o preparar una mayor producción en temporadas altas.
- Cumplir con tus obligaciones fiscales: es esencial para realizar declaraciones precisas y pagar los impuestos correspondientes.
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¿Por qué es importante el registro de ventas en Perú?
Si tu sueño siempre ha sido ver a tu empresa crecer hasta lugares inimaginables, te contamos que emplear un registro de compras y ventas forma parte de las acciones que permiten cumplir esos deseos.
Tener ordenadas las operaciones de venta es sumamente importante, ya que podrás:
- Llevar un seguimiento preciso de las ventas.
- Comparar mensualmente tus ingresos.
- Controlar el inventario y mantenerlo actualizado.
Características y requisitos que debe tener el registro de ventas según la Sunat
Un registro de ventas Sunat debe cumplir con estas características:
- Desarrollar una propuesta en base a los comprobantes de pago electrónicos.
- Contar con el detalle de todas las operaciones.
- Permitir la conservación y almacenamiento del Registro de Ventas e Ingresos Electrónico (RVIE), el cual está a cargo de la Sunat.
- Generar un código de anotación de registro.
Poder descargar el RVIE, efectuar ajustes o modificaciones al registro, detectar inconsistencias y tener acceso al reporte de casillas del formulario 621 y reporte de exportadores.
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¿Cómo llevar el registro de ventas a través del SIRE Sunat?
Llevar tu registro de ventas en contabilidad es papaya 😎, sobre todo si empleas el Sistema Integrado de Registros Electrónicos (SIRE) de la Sunat. Solo debes seguir estos pasos: 1. Ingresa a www.sunat.gob.pe opción “Operaciones en línea (SOL)”. 
2. Ve a la opción “Mis trámites y consultas”. 
3. Dirigirte a “Gestión de ventas e ingresos electrónicos” y ya podrás hacer tus registros. 
Aprende mucho más en esta charla tributaria sobre cómo hacer el registro de ventas de una empresa👇.
¿Quiénes deben cumplir con el SIRE?
Los contribuyentes obligados a emplear el SIRE son aquellos que deben llevar el registro de ventas e ingresos y el registro de compras Sunat, de acuerdo con la Ley del IGV.
Atención a este cuadro👇.
| SUJETOS OBLIGADOS | Período | REGISTRO | |
| A) | Contribuyentes comprendidos en el anexo 7 de la RS 112-2021 Sunat. | Noviembre de 2021. | RVIE. |
| Julio de 2023. | RVIE/RCE. | ||
| B) |
PRICOS (art. 4 de RS 286-2009 Sunat). Exportador de Servicios (art. 2 de RS 379-2013 Sunat). |
Julio, agosto o septiembre de 2023. | RVIE/RCE. |
| C) | Sujetos que al 30 de septiembre de 2023 estén obligados a llevar registro de ventas y registro de compras. | Octubre de 2023. | RVIE/RCE. |
| D) | Sujetos que a partir del 02 de octubre 2023 estén obligados a llevar registro de ventas y compras, o desde el período que adquieran la condición de emisores electrónicos. | Primer día del tercer mes. | RVIE/RCE. |
Conoce mucho más del SIRE Sunat en nuestro último Alegra Live:
👉 Aprende cuáles son los plazos y el uso obligatorio del Sistema de Registro Electrónico SIRE 2023.
¿Cómo debo organizar y archivar los comprobantes de venta para su registro?
¡Organizarlo es al toque! Solo debes llevar a cabo estas consideraciones:
- Si es realizado de forma manual o en hojas sueltas, deben cerrarse hasta el período anterior a aquel en que se adquiere la obligación de llevar el RVIE.
- En los sistemas SLE – PLE o SLE – PORTAL, se deberá hacer el cierre respectivo, considerando que sin esta anotación el módulo no permitirá la generación del RVIE.
- Se debe generar a partir del período en que esté obligado a llevarlo.
- El plazo máximo de atraso es en base al cronograma indicado por Sunat.
- En el caso que en un mes no realices operaciones, debes enviar un archivo plano (.txt) sin información, para indicar que no hubo movimiento.
- El registro es en moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones establecidas por el Código Tributario.
Si llevas tu registro de ventas quedas obligado gradualmente a llevar el RVIE, el cual debe ser declarado conjuntamente con el RCE, conforme a lo siguiente:
a) A partir del período julio de 2023, te encuentras obligado a llevar el RVIE y RCE, si estás en el listado del anexo N° 7 de la RS 112-2021/SUNAT.
b) Desde los meses de julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre o diciembre de 2023, según corresponda, si adquiriste la obligación de llevar los mencionados registros en el SLE – PLE o SLE – Portal, de conformidad con el artículo 4 de la Resolución de Superintendencia N.° 286-2009/SUNAT y el artículo 2 de la Resolución de Superintendencia N.° 379-2013/SUNAT.
c) A partir de octubre de 2023, si al 30 de septiembre de 2023 te encuentras obligado a llevar los mencionados registros en el SLE – PLE o el SLE – Portal y pertenezcas al Régimen Especial del Impuesto a la Renta o al Régimen MYPE Tributario creado por el Decreto Legislativo N.° 1269 y no estés comprendido en los literales a y b.
d) Desde enero de 2024, si al 31 de diciembre de 2023 te encuentras obligado a llevar el registro de ventas e ingresos y el registro de compras y no estén comprendidos en los literales anteriores.
Libro de registro de ventas
Ten presente que el libro de registro de ventas se organiza mediante estados, los cuales se colocan en la última columna de cada libro electrónico:
| Estado 0 | Estado 1 | Estado 2 | Estado 8 | Estado 9 |
| La operación (anotación optativa sin efecto en el IGV) corresponde al período. | Cuando la operación (ventas gravadas, exoneradas, inafectas y/o exportaciones) corresponde al período, así como a las notas de crédito y débito emitidas en el período. | Cuando el documento ha sido inutilizado durante el período, previamente a ser entregado, emitido o durante su emisión. | Cuando la operación (ventas gravadas, exoneradas, inafectas y/o exportaciones) corresponde a un período anterior y no ha sido anotada en dicho período. | Cuando la operación (ventas gravadas, exoneradas, inafectas y/o exportaciones) corresponde a un período anterior y sí ha sido anotada en dicho período. |
🚨 Ten en cuenta que con la obligatoriedad del SIRE, estos tipos de estados ya no serán usados y solo se aplicarán para el PLE.
¿Qué información específica de los comprobantes de venta debo registrar en el libro de ventas?
El formato de registro de ventas debe contar con la siguiente información:
- Número de anotación.
- Fecha.
- Número de factura o documento equivalente.
- Concepto.
- Importe con separación del IVA.
¿Cuál es el plazo máximo para registrar las ventas en el libro?
La Sunat señala que el plazo máximo de atraso permitido para presentar el registro de ventas es de treinta días hábiles. En caso no lo presentes durante ese período, tendrás que pagar las debidas infracciones.
💡#AlegraDato: lee cuáles son las preguntas frecuentes sobre las multas relacionadas con los libros electrónicos y registros de venta.
¿Cómo debo proceder en caso de errores en el registro de ventas?
Para corregir los libros electrónicos, la Sunat ha puesto a disposición del PLE, los estados o indicadores para el registro de compras y ventas.
Los estados que puedes corregir son:
- 8: cuando la operación (venta gravada, exonerada, inafecta y/o exportación) corresponde a un anterior y no ha sido anotada en dicho período.
- 9: cuando la operación (venta gravada, exonerada, inafecta y/o exportación) corresponde a un período anterior y sí ha sido anotada en dicho período.
¿Qué debo hacer si extravío un comprobante de venta necesario para el registro?
Cuando te enfrentas a la pérdida de un comprobante de venta, es crucial seguir estos pasos:
- Realiza una denuncia policial: esta debe incluir la serie y número del comprobante extraviado. Es esencial realizar esta denuncia en un plazo máximo de 15 días hábiles desde que ocurrió la pérdida.
- Comunícate con la Sunat: en un plazo igual de 15 días hábiles desde la pérdida. Asegúrate de adjuntar una copia certificada de la denuncia policial a esta comunicación.
- Prepara un modelo de comunicación de robo o extravío de documentos: debe incluir todos los detalles relevantes. Como parte del proceso, presentarás este documento a la Sunat.
- Solicita una copia de la factura de compra: en esta solicitud, se deben incluir el nombre completo del representante legal, su documento de identidad, así como la fecha y el sello oficial de la empresa.
¿Qué diferencias existen en el registro de ventas para empresas que emiten comprobantes físicos y electrónicos?
Existen muchas diferencias entre la emisión de comprobantes físicos y el modelo de registro de ventas electrónico👇.
| Aspecto | Comprobantes Físicos | Comprobantes Electrónicos |
| Costos iniciales. | Incluye impresión, transporte y almacenamiento físico. | Elimina gastos de impresión, transporte y almacenamiento. |
| Costos operativos. | Susceptibles a errores humanos, implicando costos. | Reducción de errores gracias a la automatización del proceso. |
| Tiempo de emisión. | Demora en la generación y entrega física del documento. | Inmediatez en la emisión y recepción de comprobantes. |
| Almacenamiento. | Requiere espacio físico para guardar documentos. | Almacenamiento digital, ahorrando espacio y siendo accesible. |
| Inteligencia comercial. | Datos difíciles de extraer de las facturas físicas. | Ofrece análisis detallados sobre ventas y comportamientos del cliente. |
| Mejora operativa. | Dificultades para realizar mejoras basadas en datos. | Facilita las mejoras en procesos gracias a datos fácilmente analizables. |
| Acceso a crédito. | Proceso de financiamiento lento debido a trámites físicos. | Acelera el financiamiento mediante herramientas como el factoring. |
| Generación de activos. | Proceso complicado para convertir facturas en activos negociables. | Facilita la conversión en títulos de valor para procesos de factoring. |
| Perfil de riesgo financiero. | No ofrece un registro completo de la actividad comercial. | Proporciona un registro detallado, demostrando capacidad de pago. |
| Valor agregado. | Limitado a la factura en papel, sin servicios adicionales. | Ofrece herramientas digitales de cobranza y otros servicios. |
| Recepción de documentos. | Riesgo de errores al ingresar datos manualmente. | Integración automática en el sistema contable, minimizando errores. |
| Emisión | Trámites físicos y entregas propensos a errores. | Puede ser emitido a través de portales o PSE, simplificando el proceso. |
¿Viste que llevar tu registro de ventas es más fácil de lo que creías? 🙌. ¡No te quedes atrás! Cumple con la Sunat y empieza a llevar electrónicamente tu documentación usando un programa de contabilidad inteligente.
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