Domina la confirmación de factura electrónica

Compradores de bienes o servicios a crédito deberán expedir acuse de recibo de la factura de venta y de los bienes o servicios que adquirieron de forma electrónica.

¿Esto qué significa y por qué nos emociona? Principalmente: porque Alegra te puede ayudar de forma directa a seguir estable, ya que nuestro software, a diferencia de otros, no cobrará adicional por las nuevas funcionalidades que cumplan con estos requerimientos. Aquí te contamos todo, ¡vamos! 

¿Qué nos dice la DIAN?

La fecha que debes recordar es 13 de julio de 2022. Es el día designado para comenzar a expedir los acuses de recibo. 

Es decir: las empresas deben contar con un buzón especial para la recepción de facturas electrónicas de sus proveedores. Además, debe estar habilitado para realizar los eventos de manera electrónica y generar un archivo especial que se transmitirá a la DIAN.

Tip Alegra🚀: los eventos son confirmaciones y rechazos de las facturas electrónicas. No te preocupes, te contamos más a profundidad esto en un momento.  

¿Qué es el buzón electrónico?

Dentro del proceso de facturación electrónica existe la aceptación ✅ o rechazo ❌ de los comprobantes. Esto quiere decir que debes confirmar si estás de acuerdo o no con una factura electrónica.

¿Cuál es la diferencia con nuestro buzón Alegra? 

1. Recibir tus documentos y realizar el proceso de aceptación o rechazo directamente. 
2. Convertir los documentos electrónicos que recibas en facturas de proveedor. 

Esta nueva funcionalidad nos convierte en el primer software con un buzón electrónico que se conecta directamente a la DIAN. 🥳

¿Cómo saber si aceptar ✅ o rechazar ❌?

Para aceptar, debes verificar que cumpla con los siguientes requisitos:

• Su forma de pago es a crédito.
• La factura está en formato .XML y validada por la DIAN.
• Contiene nombres y apellidos del adquiriente, así como el NIT o número de identificación.
• Cuenta con su respectiva firma electrónica.

En caso de que no cumpla con alguna de las condiciones mencionadas, se debe rechazar. Recuerda que esto no implica que se elimine o modifique, se debe anular por medio de una nota de débito o crédito. 

Tip Alegra🚀: dicha anulación la debe realizar la persona encargada de facturar electrónicamente. Es decir: el proveedor.

Todo sobre los eventos (según la DIAN)

Aquí te presentamos el proceso para la confirmación de factura electrónica. Cada paso es un evento determinado por la DIAN, ya sea para que se confirme o rechace. A su vez, cada evento es un registro electrónico asociado a la factura: +

1. Acuse de recibo

El adquiriente del bien o servicio (cliente) manifiesta que ha recibido el documento electrónico.

2. Recibo del bien y/o prestación del servicio

Se informa que han recibido los bienes o servicios adquiridos.

3. Aceptación expresa de la factura electrónica de venta

Se informa al emisor (proveedor) que acepta expresamente el documento generado a su nombre.
a. Debe generarse dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.

4. Reclamo o rechazo de la factura electrónica de venta

Se informa al emisor (proveedor) que se rechaza o reclama porque no hay conformidad con el contenido de la factura electrónica de venta.
a. Debe rechazarse dentro de los 3 días hábiles siguientes a la fecha de la recepción de la mercancía o del servicio.

5. Aceptación tácita

Deben haber pasado 3 días hábiles desde el recibo del bien o servicio sin que el adquiriente (cliente) haya registrado los eventos de “aceptación expresa” o “reclamo o rechazo de la factura”.

El buzón electrónico de Alegra se diferencia por:

1. Configuración de un correo electrónico personalizado para recibir toda la información de tus proveedores, facturas, notas crédito, etc.
2. Al enviar a tu proveedor el acuse de recibido (aceptar o rechazar la factura) se:
   a. Envía directamente a la DIAN
   b. Genera un .XML
   c. Asocia al comprobante original.
3. Registro superfácil y automatizado de tus comprobantes electrónicos (desde el .XML).
4. Las facturas recibidas a crédito que cuenten con los eventos podrán usarse como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables en la declaración de renta.
   
5. ¡En Alegra el buzón electrónico es totalmente gratis! No tienes que incurrir en gastos adicionales para hacer uso de él. 

A considerar: si eres usuario de Alegra y no tienes activo el servicio de Facturación Electrónica, tus facturas de venta se mostrarán en el buzón y las podrás pasar a facturas de proveedor, pero no enviarán respuesta a la DIAN con los eventos (acuse, aceptación o rechazo). 

¡Resuelve esto ahora mismo! Gana tiempo y tranquilidad + 15 días de prueba con todas las otras funciones increíbles que tenemos

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