La factura electrónica es desde hace años una figura clave en América Latina a nivel tributario. Argentina fue uno de los países pioneros en exigir su uso en el 2007, aunque no fue hasta el 2019 que se implementó la obligatoriedad con el objetivo de mejorar el control fiscal y ello se hizo a través de un calendario que estableció la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP).
Hoy por hoy, son muchas las ventajas que trae facturar electrónicamente a través de un software de gestión como Alegra. No solo para cumplir con todos los requisitos y especificaciones que establece el ente recaudador, sino además para optimizar procesos y reducir costos en la emisión de facturas electrónicas. Es por ello que a modo de guía, nos propusimos crear un artículo para que conozcas el tema.
Algunas de las preguntas que vamos a contestar son qué es una factura electrónica, cuáles son sus características, qué beneficios representa y qué ventajas trae hacerlo con un software contable. Pero además, cuáles son las modalidades de emisión, a quiénes alcanza y cuáles son sus requisitos. Empecemos entonces, por lo más importante.
📌¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es la versión digital de la factura tradicional en papel, con el mismo valor legal y fiscal, aunque con condiciones más seguras, que garantizan la autenticidad del documento.
El comprobante -la factura-, ya no es un documento en papel (que podés imprimirlo si querés), sino que es un documento electrónico que lo reemplaza y que cuenta con todas las condiciones técnicas que le otorgan un valor legal y seguro para su emisión.
📌¿Cuáles son sus características?
Para que una factura electrónica sea válida legalmente deberá contar con el Código de Autorización Electrónico C.A.E., asignado por la AFIP. Sin este código, la factura no tiene validez fiscal.
Desde la asignación del C.A.E, cada factura tendrá una fecha de vencimiento de diez días corridos y en ese plazo deberá ser enviada al comprador.
El formato para enviar a la AFIP deberá ser XML por WebService.
En el documento electrónico se encuentra detallado el contenido de la compra y el número de la transacción. Esto es igual a lo que se puede ver en una factura en papel. Una vez emitida la factura electrónica, se deberá enviar de forma automática al organismo tributario.
Desde diciembre de 2020, también es obligatorio la inclusión de un código de respuesta rápida QR en las facturas electrónicas. Esto permite codificar los datos de identificación y el contenido del comprobante emitido mediante el intercambio de información basado en el sistema WebService, como una solución tecnológica para detectar y evitar la evasión o fraude fiscal.
📌Modalidades de emisión: factura electrónica vs. controladores fiscales
Hay dos tipos de modalidades de emisión que se les permiten a los contribuyentes y que es importante conocer:
- Controladores fiscales: Incluye la facturación por medio de dispositivos autorizados por la AFIP.
- Comprobantes electrónicos originales: Emisión de facturas electrónicas.
Cuando hablamos de controladores fiscales, nos referimos explícitamente al equipo electrónico aprobado, autorizado y supervisado por la AFIP a través del cual se pueden procesar, registrar y emitir comprobantes, al mismo tiempo que se registran todas las operaciones.
En el caso de la emisión de facturas electrónicas en sentido estricto, este tipo de comprobantes se pueden emitir de la siguiente forma:
1) Desde “Comprobantes en línea”, para lo cual es necesario contar con Clave Fiscal nivel 3 de tal manera que se posibilite generar las facturas directamente desde el portal de la AFIP.
2) A través del servicio “WebService”, usando un proveedor privado de soluciones tal como lo es Alegra, que utiliza para tal fin los esquemas XML autorizados por la AFIP.
En caso de ser un pequeño contribuyente, con un nivel bajo de facturación, podés acceder al Plan Emprendedor que ofrece Alegra, que te permite realizar hasta 10 facturas. Pero podés elegir el plan que mejor se adapte a tus necesidades, para que emitas desde 1 a 2500 facturas, de forma fácil y veloz. Y lo mejor de todo es que desde el equipo de soporte estarán a tu disposición para resolver todas tus dudas.
También, conoce más sobre qué te conviene 👉🏽 ¿controlador fiscal o factura electrónica en el Punto de Venta?
📌¿Cuáles son los requisitos para facturar electrónicamente?
Para cualquiera de las opciones disponibles para realizar facturas electrónicas, los sistemas tienen que poder comunicarse vía WebService con la AFIP y generar de forma automática los XMLs de los comprobantes electrónicos, cumpliendo todos los requisitos y validaciones.
Así, se debe insertar el C.A.E en la factura que se obtiene luego del envío del documento XML a la AFIP. Una vez recibidos los C.A.E, los sistemas tienen que poder generar, enviar y permitir la visualización e impresión del documento electrónico.
Los comprobantes se podrán emitir como ya explicamos, con base en lo que pactó el emisor con el cliente, pero sí será obligatorio enviar la factura en formato XML por WebService al organismo tributario. Es por ello que hacerlo mediante el uso de un software no solo simplifica y agiliza el proceso, sino que también reduce cualquier margen de error, ya que la gestión es automática, eficiente y segura.
📌¿A quiénes alcanza la factura electrónica?
A partir de abril de 2019, la AFIP dispuso que la factura electrónica sea obligatoria para todas las categorías de contribuyentes.
Es decir que incluye a:
- Responsables inscritos en el IVA.
- Monotributistas.
- Sujetos Exentos del IVA.
- Sujetos no alcanzados por el IVA
📌Tipos de comprobantes
A la hora de crear una factura electrónica de venta con Alegra o desde “Comprobantes en línea”, existen tres tipos de comprobantes que se pueden emitir:
Factura A: Son los comprobantes que emiten los Responsables Inscriptos a otros Responsables Inscriptos o Monotributistas, discriminando el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Además, según la Resolución General 5022/2021, los contribuyentes tienen tiempo hasta el 31/12/2021 para adecuar sus sistemas de facturación. Según la norma, deberán identificarlo como “IVA Responsable Inscripto” e incorporar al comprobante la leyenda “Receptor del comprobante – Responsable Monotributo”. En Alegra ya se encuentra disponible este nuevo formato.
Factura B: Son aquellas emitidas por Responsables Inscriptos a Consumidores Finales o de Responsables Inscriptos a Monotributistas hasta el 31/12/2021, para aquellos que no actualizaron sus sistemas de facturación al 01 de julio.
Factura C: Cuando un Monotributista o un sujeto Exento en IVA emite un comprobante, este deberá ser del tipo “C”.
Todos los contribuyentes están obligados a emitir factura electrónica. Los únicos que están exceptuados son sólo los Monotributistas sociales y Monotributistas promovidos.
📌Ventajas y beneficios de la facturación electrónica
Es importante tener presente que uno de los objetivos principales de la facturación electrónica es mejorar el control fiscal de los contribuyentes.
Algunos de los beneficios son los siguientes:
- Simplificar los procesos de verificación y autoría.
- Evitar el riesgo de fraude, ya que no se pueden clonar facturas.
- Flujo monetario exacto de los contribuyentes.
- Ausencia de errores y pérdida de facturas.
Pero la facturación electrónica no significa solamente una serie de ventajas para la AFIP, ya que permite llevar adelante un control mucho más puntual de los contribuyentes, sino que también significa una serie de beneficios a los usuarios que emiten este tipo de comprobante:
- Ahorro de papel para el almacenamiento de documentos.
- Rapidez en el envío de la información a la AFIP. Con Alegra podés enviar la factura por correo electrónico e incluso desde la app a tus contactos.
- Menor tiempo de entrega y cobro de facturas.
- Mayor seguridad en las transacciones.
- Facturas que se generan de forma instantánea y que no es necesario enviar a los clientes.
- Autenticidad y conservación de las facturas.
⭐️Beneficios de facturar con Alegra
Facturar electrónicamente y cumplir con tus obligaciones fiscales en la Argentina, es más fácil de lo que parece. Podés hacerlo de manera sencilla a través de un software de facturación, como Alegra, y comenzar a crear tus facturas de venta en pocos segundos.
En Alegra, también, podés crear facturas electrónicas para registrar tus ventas con todos los requisitos de la AFIP. Además, podés tener el control de tus bancos, de inventario, vender en el POS e inclusive crear tu tienda en línea a través de Alegra Tienda.
¿Conocés Alegra? el Facturador online ideal para las Pymes. Conocélo y cumplí con la AFIP
Conoce la facturación POS con Alegra. 👇
📌¿Qué información deben contener los comprobantes?
Los datos que deben contener los comprobantes cambian según el tipo de bienes o servicios que incluya la transacción, pero parte de la información que deberá estar detallada en una factura electrónica es la siguiente: fecha de emisión, CUIT del emisor, punto de venta, tipo y número de comprobante, importe total, moneda, cotización, información del receptor, tipo de documento receptor, en caso de que corresponda, código de autorización, entre otras cuestiones.
⭐️¿Cómo facturar electrónicamente con Alegra?
Podés probar los beneficios de facturar con Alegra inmediatamente, creando una cuenta gratuita por 15 días. ¿Cómo tenés que hacer?
- Hacé clic en el menú “Configuración”.
- En el recuadro “Empresa” seleccioná la opción “Empresa”.
- Completá el formulario con los datos generales de tu empresa.
- En la sección de facturación electrónica y hacé clic en el botón “Activar”.
- Hacé clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Algunos pasos importantes a seguir
Antes de emitir tus facturas electrónicas tenés que configurar los datos de tu empresa y asociar el proveedor tecnológico ante AFIP.
Luego de ello, enviás un correo al equipo de soporte de Alegra informándoles que ya asociaste tu proveedor tecnológico y creaste un nuevo punto de venta, para que activen la función que te permitirá emitir facturas electrónicas. También deberás informar el Punto de venta y el CUIT con el que vas a facturar.
- Hacé clic en el menú “Ingresos”.
- Seleccioná la opción “Facturas de venta”.
- Hacé clic en el botón “Nueva factura de venta”
- Completá los campos del formulario. Podés ver su explicación más adelante.
- Hacé clic en “Emitir” para generar el documento electrónico.
En la configuración de tu factura vas a poder editar la información de tu empresa, ingresar tu firma, seleccionar la moneda en la que se realizará la operación, incluir los plazos y los vencimientos, entre otras opciones.
Podés ver más: Configurá la información de tu empresa en Alegra
Dale superpoderes a tu negocio con nuestro video tour. 👇
Luego de haber completado todos los datos podés guardar la factura como borrador, para modificarla luego, emitirla e imprimirla, si es que ya está lista.
Una vez dado ese paso y creada la factura electrónica su estado ante la AFIP será “Comprobante aceptado”. Luego al hacer clic en “Mostrar detalle” vas a encontrar los datos de la emisión como el C.A.E y la respuesta de AFIP.
También, conoce más sobre el comercio electrónico en Argentina y cómo implementar la facturación electrónica fácil en el Punto de Venta 
.
En el siguiente video podés ver cómo crear una factura de venta a través de Alegra, el sistema de facturación en la nube.
