Calendarios de implementación de la nómina electrónica

La nómina electrónica sigue sumando a la transformación digital en Colombia y al igual que la factura electrónica hace parte del ecosistema de documentos electrónicos del país.

Asimismo, la nómina electrónica es una nueva obligación para todas las empresas generadoras de empleo, por ello además de conocer todas sus características, será importante entender cómo funciona el calendario de implementación de la nómina electrónica, ya que de esta manera se podrán evitar sanciones por incumplimiento.

calendario de implementación de nómina electrónica

Antes de conocer los diferentes calendarios de implementación de la nómina electrónica será necesario conocer:

  • ¿Por qué es importante conocer como funcionan los calendarios de implementación de la nómina electrónica?
  • 3 puntos claves para entender cómo los calendarios implementación de la nómina electrónica
  • Diferencia entre los tiempos de la liquidación de la nómina electrónica y la generación de la nómina electrónica


¿Por qué es importante conocer como funcionan los calendarios de implementación de la nómina electrónica?

Es importante conocer los calendarios de implementación de la nómina electrónica ya que determinan cuando inicia el proceso de emisión y quienes son los sujetos obligados a generar, transmitir y  validar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, que según el artículo 4 del proyecto resolución 00013 del 2021, son:

 

  • Quienes realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios,  e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.

3 puntos claves para entender cómo funcionan los calendarios de implementación de la nómina electrónica:

 

Tomando como base la Resolución 000013 de 11-02-2021 los 3 puntos claves para entender cómo funcionan los calendarios implementación de la nómina electrónica son los siguientes:

  • Existirán 4 calendarios dependiendo de las características del empleador o el número de empleados

     

  • Existe un calendario que funcionara por grupos igual que la facturación electrónica (en este caso serán 6 grupos)

  • Habrán dos momentos importantes, la fecha máxima de inicio de habilitación y la fecha máxima para la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina 

Resolución 000013 de 11-02-2021 Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento.

Diferencia entre la liquidación de la nómina electrónica y la generación de la nómina electrónica

 

El proceso de liquidación de nómina continuará siendo el mismo, se seguirá realizando el pago de salario a los empleados y todas sus prestaciones en el tiempo que internamente haya decidido la empresa; semanal, quincenal o mensual.

Mientras que la emisión del documento soporte de pago nómina electrónica, hará parte de un proceso adicional y posterior de la liquidación de la nómina, de forma mensual y dentro de los 10 primeros días del mes siguiente.

Una vez tengamos claros los conceptos explicados anteriormente, estamos listos para conocer los 4 calendarios de implementación de nómina electrónica que existen haciendo más fácil identificar cual aplica para ti:

Calendarios de implementación de la nómina electrónica

Cómo mencionamos anteriormente lo importante será identificar los dos momentos; La habilitación que iniciará el 31 de mayo, y la fecha de implementación dependerá del número de trabajadores que tenga tu empresa, iniciando este 1 de julio con las empresas que tengan más de 251 trabajadores, y finalizando el  1 de diciembre con las empresas que tengan hasta 1 empleado.

Los cuatro calendarios de implementación de la nómina electrónica son:

  1. Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados
  2. Calendario de implementación para otros sujetos que no atiende al número de empleados, como las entidades del estado,  que iniciarán el 30 de Junio
  3. Calendario de implementación Permanente 2 meses
  4. Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta 31 de mayo 2022

1. Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados

Grupo

Fecha de inicio habilitación

Fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina

Intervalo en relación con el número de empleados

Desde

Hasta

1 31/05/2021 01/07/2021 Más de 251
2 01/08/2021 101 250
3 01/09/2021 11 100
4 01/10/2021 4 10
5 01/11/2021 2 3
6 01/12/2021 1 1

2. Calendario de implementación para otros sujetos que no atiende al número de empleados

Grupo

Fecha de inicio habilitación

Fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina

Otros sujetos

1 31/03/2021 30/06/2021 Las entidades del Estado del orden nacional y territorial.

3. Calendario de implementación Permanente

Grupo

Fecha de inicio habilitación

Fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina

Otros sujetos

1 Cuentan con un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral legal o reglamentaria con posterioridad a la entrada en vigencia de la resolución, para el inicio del procedimiento de habilitación para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento y la fecha máxima para iniciar la citada transmisión Los nuevos sujetos que deban generar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento como soporte para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, e impuestos descontables en Impuesto sobre las Ventas –IVA, cuando aplique.

4. Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta

Grupo

Fecha de inicio habilitación

Fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina

Otros sujetos

1 31/03/2022 31/05/2022

Los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta.

Beneficios de la  nómina electrónica

  • El documento soporte de pago de nómina podrá ser tomado como deducciones en las declaraciones tributarias.
  • Será un documento electrónico que se almacenará en la nube sin ocupar ningún espacio físico y cumpliendo con todos los estándares de seguridad
  • Podrás hacer seguimiento al comportamiento de tu plantilla generando datos y estadísticas que te ayuden a tomar decisiones en tu empresa
  • Facilidad en el acceso de información 

¿Qué necesito para empezar el proceso de implementación de nómina electrónica?
 

Seguramente en este punto te estés preguntando cómo puedes iniciar el proceso de implementación y cumplir con esta nueva obligación satisfactoriamente. Una buena forma de entenderlo es siguiendo la ruta de esa infografía:

 

proceso de emision de la nomina electronica

 

Cómo puedes observar en la ilustración, para que el flujo de esta nueva obligación pueda funcionar deberá existir un facilitador que te ayude con el proceso de habilitación, implementación y emisión de esta nómina electrónica.

Este facilitador puede ser:

  • Una persona de tu equipo que sea capaz de implementar todos los requerimiento exigidos por la DIAN, como lo es un desarrollador o;
  • Empresas que ya están capacitadas que y a han tenido experiencia anteriormente como es el caso de Alegra que es un proveedor tecnológico, que ya tiene experiencia con este tipo de implementaciones como por ejemplo la facturación electrónica y te puede ayudar en todo ese proceso permitiendo que tu función sea continuar con esa liquidación de la nómina que siempre has realizado.

Recuerda que desde Alegra nos estamos preparando para que puedas emitir tu nómina electrónica fácil y segura, crea tu cuenta y te notificaremos cuando la funcionalidad este lista.