¡Que no le pasen a tu organización! Recuerda que la factura electrónica (o e-factura) es obligatoria en el país.
Más de 751.000 organizaciones en Colombia han adoptado la facturación electrónica, de acuerdo con la DIAN. No obstante, existen varios errores comunes en la facturación electrónica, que las empresas cometen en su implementación, que pueden traer inconvenientes para sus clientes y procesos.
Según el medio Semana, estas son varias de las fallas más frecuentes, que las empresas tienen con las facturas electrónicas en Colombia. ¡Identifícalas y evítalas en tu compañía!
Errores comunes en la facturación electrónica en Colombia
¡Que no se te escape ninguno!
1. Preguntar al comprador si desea la factura
Es obligación de la empresa documentar sus operaciones comerciales mediante la facturación electrónica, emitiendo y entregando una factura en todos los casos. Esta factura electrónica debe generarse al momento de la transacción y llegar al comprador sin que este la solicite.
2. Solicitar requisitos innecesarios para generar la factura
¡No se necesitan datos adicionales como el RUT, la copia de la cédula o la cámara de comercio! Esto va en contra de la regulación establecida. La única información que se necesita por parte del comprador, para generar la factura electrónica, es:
- Número de identificación.
- Nombre o razón social.
- Correo electrónico.
3. Remitir al comprador a un correo
¡Una situación bastante frecuente! La factura electrónica debe llegar directamente al correo electrónico del comprador, por lo tanto las personas no tendrían porqué solicitarla a ningún otro correo adicional ni consultarla en un sitio diferente.
4. Pedir al comprador ingresar a páginas web o adjuntar información
Muy similar a los puntos anteriores, pero en definitiva el proceso de facturación electrónica tendría que ser lo más sencillo y directo posible para el comprador, evitando complicaciones y trabas innecesarias.
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5. Entregar un documento que no es una factura
O que tampoco sea un documento equivalente, dado el caso. Hay que tener cuidado, pues lo anterior podría indicar que la respectiva compra no fue facturada correctamente, lo que ocasiona confusiones y problemas legales.
6. Enviar la factura de forma tardío o nula de la factura electrónica.
¡No es para después! La factura debe llegar al comprador tan pronto como se realiza la compra, es decir que no debería llegar días después o, peor aún, no recibirla. Cumplir con los plazos es fundamental para garantizar una correcta operación comercial.
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7. Incumplir con la representación gráfica de la factura
La idea es que esta contenga la información adecuada, sin errores como códigos QR ilegibles, tipografías borrosas o defectos en la información del fabricante del software, incluso información incorrecta en los datos del comprador.
Ya que conoces los errores más comunes en la facturación electrónica, evítalos en tu empresa y cúmplele a la DIAN, para que te libres de multas o sanciones.
🔔 👀 ¡Recuerda que esta entidad habilitó una línea de Whatsapp para que los usuarios reporten problemas o irregularidades en la facturación electrónica de establecimientos y empresas! Esto debes tener en cuenta para evitar denuncias ante la DIAN.
Con Alegra tu facturación electrónica se mantiene #SiempreAlDía, ahorra tiempo y gana tranquilidad:
