Tuviste un mes increíble en tu negocio, pero llega el momento de declarar tus impuestos y te das cuenta de que ya deberías haber implementado un POS electrónico. ¡Que no te pase! Evita problemas tributarios y cumple con tus obligaciones de manera fácil y rápida.
Descubre si tu negocio está obligado a implementar la facturación electrónica POS en 2024. Sigue leyendo y aprende a cómo ahorrar tiempo y dinero 👇.
¿Qué es el POS electrónico?
El documento equivalente tiquete de máquina registradora con sistema POS, mejor conocido como POS electrónico es aquel elaborado con hardware y software que interactúan permitiendo que el mismo sea generado y transmitido a la Dian para su respectiva validación de las transacciones económicas realizadas por los diferentes negocios.
Este documento reemplaza el documento POS que actualmente generan las máquinas registradoras y que se entrega de manera física.
Diferencia entre POS electrónico y documento POS
El documento POS, a diferencia del POS electrónico, es el soporte de la transacción comercial que es otorgado a consumidores finales. Existen varias distinciones que debes conocer:
- Limitaciones en la emisión de facturas: mientras que el documento POS requiere la generación de factura electrónica a partir de las 5 UVT, el POS electrónico no presenta esta restricción.
- Formato: el POS electrónico opera con XML, en cambio, el documento POS necesita un hardware y software específicos.
- Deducción: a diferencia del sistema POS electrónico, que ofrece una deducción adicional del 1% a las personas naturales declarantes de renta, el documento POS no permite esta ventaja.
- Información detallada: frente al documento POS, el POS electrónico detalla más información, acorde al Estatuto Tributario, y permite excluir impuestos cuando sea necesario.
- Mecanismos de control: en comparación con el documento POS, el POS electrónico integra mecanismos de control como la firma electrónica.
¿Cuándo entra en vigencia el POS electrónico?
Según la Resolución 000165 del 1 de noviembre de 2023, el POS electrónico entrará en vigencia para distintos grupos de contribuyentes y tipos de documentos equivalentes. Las fechas límite de implementación y transmisión electrónica son las siguientes:
- Para el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS, será de acuerdo con la calidad del contribuyente con relación al impuesto de renta y complementarios:
| Grupo | Fecha para la implementación | Calidad del contribuyente de renta y complementarios |
| 1 | 1 de mayo de 2024 | Grandes contribuyentes. |
| 2 | 1 de junio de 2024 | Declarantes del Impuesto sobre la Renta que no tengan la calidad de Grandes Contribuyentes. |
| 3 | 1 de julio de 2024 | No declarantes del Impuesto sobre la Renta y Sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas. |
- Otros documentos equivalentes:
| Documento equivalente electrónico | Fecha máxima de implementación |
| Servicios públicos domiciliarios. | 1 de agosto de 2024 |
| El tiquete de transporte de pasajeros. | 1 de agosto de 2024 |
| El extracto. | 1 de agosto de 2024 |
| El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros. | 1 de septiembre de 2024 |
| El documento en juegos localizados. | 1 de septiembre de 2024 |
| La boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados. | 1 de septiembre de 2024 |
| El documento expedido para el cobro de peajes. | 1 de octubre de 2024 |
| El comprobante de liquidación de operaciones expedido por Bolsa de Valores. | 1 de octubre de 2024 |
| El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities. | 1 de octubre de 2024 |
| La boleta de ingreso a espectáculos públicos. | 1 de noviembre de 2024 |
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¿Cómo funciona el POS electrónico en Colombia?
El POS electrónico se encarga de gestionar ventas, mejorar la experiencia del cliente y automatizar procesos operativos, además, permite el proceso de fiscalización de la Dian. Por ello, debes saber que el mejor sistema POS es el que funciona en la nube, ya que garantiza la actualización y seguridad de la información al instante.
Entre las funciones que deberían tener, están:
- Generación automática de facturas.
- Gestión remota de tus ventas.
- Balances de caja.
- Facturación electrónica y documento POS electrónico.
- Toma de pedidos.
- Reportes en tiempo real.
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¿Qué diferencia hay entre POS electrónico y factura electrónica?
Las principales diferencias entre el POS electrónico y la factura electrónica son:
| Características | POS electrónico | Factura electrónica |
| Puede convertirse en título valor. | ❌ | ✅ |
| Tiene opción gratuita en la DIAN | ❌ | ✅ |
| Requiere ser solicitada por el vendedor | ✅ | ❌ |
| Puede realizar AIU (administración, imprevistos y utilidades), facturas de exportación, títulos de valor, entre otros. | ❌ | ✅ |
| Se emite por operaciones en punto de venta | ✅ | ✅ |
¿Quiénes están obligados a emitir documentos equivalentes electrónicos en 2024?
Las nuevas personas obligadas a facturar electrónicamente en 2024 son quienes emitan documentos equivalentes a la factura de venta y que, anteriormente, realizaban estas constancias de forma manual. Entre estas empresas, están quienes contaban con:
- Tiquetes de máquinas registradoras con sistemas POS.
- Boletas de ingreso al cine.
- Tiquetes de transporte de pasajeros.
- Extractos.
- Tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros.
- Documentos en juegos localizados.
- Boletas, fracciones o formularios en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.
- Documentos expedidos para el cobro de peajes.
- Comprobantes de liquidación de operaciones expedidos por la Bolsa de Valores.
- Documentos de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
- Documentos expedidos para los servicios públicos domiciliarios.
- Boletas de ingreso a espectáculos públicos.
¿El sistema POS está obligado a facturar electrónicamente?
Sí, quienes expidan tiquetes POS en el 2024 quedan obligados a generarlo electrónicamente y posteriormente transmitirlo a la Dian para validación. Ten presente que estos documentos electrónicos deben cumplir con requisitos específicos, como denominación electrónica, datos del vendedor, discriminación de impuestos y numeración consecutiva.
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