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Las prestaciones sociales en la emisión de la nómina electrónica

Prestaciones sociales en la nómina electrónica

Hola Soy Lili, ahora me encontrarás en el blog de Alegra, espero disfrutes y te sea útil lo que aquí encuentres.

Mucho se ha hablado últimamente sobre la “provisión” (los contadores ya no utilizamos este concepto provisión, dado que las NIIF limitaron su aplicación) de las prestaciones sociales y todo gira en torno a la siguiente pregunta: 

¿Las provisiones se reportan de manera mensual o anual? 

Para comprender este tema es necesario aclarar que la DIAN clasificó los contribuyentes en dos grupos:  

  1. Los que están obligados a llevar contabilidad.
  2. Los que NO están obligados a llevar contabilidad.

La DIAN, tanto en la resolución 13 como en los oficios aclaratorios, ha enfatizado en el concepto “pago o abono en cuenta”, igualando este al principio de devengo que introdujo el nuevo marco normativo contable (Las NIIF o la NIIF para las pymes).  

¿Qué es devengo?

Lo que anteriormente llamábamos causación. Es decir, reconocer en los estados financieros las cifras contables, aunque no se haya hecho efectivo el pago.  

“No obstante, considerando que la normativa tributaria toma como referencia a los ingresos que un contribuyente registra en su contabilidad financiera en las normas financieras el concepto de `causación´ es inexistente. El concepto actualmente vigente para el registro contable de un ingreso es la `base de acumulación´ o `devengo´.”  

En virtud de los artículos 59 y 105 del ET, las prestaciones sociales deben enviarse ateniendo al mencionado principio.

Podemos intuir que el proceso de envío de prestaciones sociales puede ser mensual o anual, considerando:

  • El principal objetivo del DSPNE es soportar costos y gastos para la declaración de renta, la cual se presenta ANUAL.
  • Como referencia el oficio 912416 emitido por la DIAN

De hecho, el mencionado concepto precisa sobre el envío de las cesantías:

“ARTÍCULO 109. DEDUCCIÓN DE CESANTÍAS PAGADAS. Son deducibles las cesantías efectivamente pagadas, siempre que no se trate de las consolidadas y deducidas en años o períodos gravables anteriores.”

“ARTÍCULO 110. DEDUCCIÓN DE CESANTÍAS CONSOLIDADA. Los contribuyentes que lleven libros de contabilidad por el sistema de causación, deducen las cesantías consolidadas que dentro del año o período gravable se hayan causado y reconocido irrevocablemente en favor de los trabajadores.”

Si analizamos detenidamente el artículo 110 del ET, encontramos dos conceptos clave:  

  • Consolidación
  • Periodo gravable.  

Cuando nos referimos a consolidación el estatuto tributario precisa:

Artículo 105 del ET, literal C:

“Los pasivos laborales en donde no se encuentre consolidada la obligación laboral en cabeza del trabajador, solo serán deducibles en el momento en que surja la obligación de efectuar el respectivo desembolso con un monto y fecha ciertos, salvo las expresamente aceptadas por este estatuto, en especial lo previsto en el artículo 98 respecto de las compañías aseguradoras y los artículos 112 y 113.”

En conclusión

Lo importante es que establezcas un proceso claro de envío, ya sea mensual o anual.  Cuida no enviar valores dobles. Es decir:

  • Al momento de enviar mensual y al momento de liquidar.
  • Al momento de consolidar a diciembre y al momento de realizar el documento de liquidación. 

Con cariño,

Lili

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Liliana Delgado

Contadora Pública, Egresada de la Universidad Autónoma de Occidente con profundización en NIIF para pymes, costos y Maestría En finanzas de la Universidad ICESI. Conferencista, asesora y maestra de vocación. Cuento con más de 10 años de experiencia como asesora financiera y contable y más de 8 años de experiencia asesorando proyectos en desarrollo de softwares contables y administrativos. Lideré proyectos de desarrollo y puesta en marcha de NIIF de distintas compañías.
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Liliana Delgado

Contadora Pública, Egresada de la Universidad Autónoma de Occidente con profundización en NIIF para pymes, costos y Maestría En finanzas de la Universidad ICESI. Conferencista, asesora y maestra de vocación. Cuento con más de 10 años de experiencia como asesora financiera y contable y más de 8 años de experiencia asesorando proyectos en desarrollo de softwares contables y administrativos. Lideré proyectos de desarrollo y puesta en marcha de NIIF de distintas compañías.
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Actualizado el 17 noviembre, 2023
3 min de lectura

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