¿Eres empleador en Colombia y no estás seguro de cómo aplicar la retención en la fuente por salarios en 2025? Entender este mecanismo es crucial para evitar sanciones y asegurar el cumplimiento de tus obligaciones tributarias. Sigue leyendo y descubre cómo gestionar la retención en la fuente de forma eficiente y sin errores.
¿Qué es la retención en la fuente por salarios?
La retención en la fuente por salarios es un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos sobre la renta aplicable a los pagos laborales. En otras palabras, cuando una empresa paga salarios, actúa como agente retenedor: descuenta un porcentaje del sueldo de sus empleados y lo entrega directamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Esta obligación fiscal tiene como propósito asegurar que el estado recaude gradualmente el impuesto correspondiente, en el mismo período en que se causan los ingresos, evitando que el empleado deba pagar toda su carga tributaria de una sola vez al final del año.
Te puede interesar 👉Salario integral: la guía que tu empresa necesita
Desde la perspectiva del empleador, la retención en la fuente por salarios no es un impuesto adicional para la empresa, sino una responsabilidad de recaudar y reportar parte del impuesto de renta que le corresponde pagar a cada empleado. Es decir, el dinero retenido proviene del salario del trabajador (antes de ser pagado), y la empresa debe consignarlo a la DIAN. De este modo se cumple con la normatividad vigente (establecida en el Estatuto Tributario colombiano) y se contribuye al cumplimiento fiscal tanto de personas naturales como jurídicas.
¿Cuándo se aplica la retención en la fuente por salarios?
Como empleador, debes practicar retención en la fuente a tus empleados cuando sus ingresos alcanzan cierto nivel establecido por la ley. Actualmente, el artículo 383 del Estatuto Tributario señala que se debe aplicar retención en la fuente a los salarios que superen las 95 UVT (Unidades de Valor Tributario). Para 2025, con el valor de la UVT actualizado a $49,799, este umbral equivale aproximadamente a $4,730,905 COP de ingreso laboral gravable mensual.
Lee también 👉 Todo lo que debes saber del salario mínimo en Colombia para el 2025
Factores clave a considerar:
✅ Aportes obligatorios: antes de calcular la retención, se deben restar los aportes a salud y pensión. ✅ Deducciones permitidas: exenciones como el 25% de renta exenta pueden reducir la base gravable. ✅ Excepciones: no todos los pagos salariales están sujetos a retención.
¿A qué empleados se les debe retener?
- Trabajadores con ingresos gravables mayores a $4,730,905 COP.
- Sin importar el tipo de contrato (fijo, indefinido, prestación de servicios con relación laboral).
- Excepto en casos exentos por ley, como pensiones de jubilación o indemnizaciones laborales.
Descarga nuestra Guía Tributaria para Colombia en 2025 👇
¿Cuánto es la retención en la fuente para sueldos en 2025?
La retención en la fuente por salarios funciona con una tabla de tarifas progresivas 👇
| Rango de ingreso gravable (UVT) | Rango aproximado en COP (2025) | Tarifa de retención en la fuente |
|---|---|---|
| 0 hasta 95 UVT | $0 – $4,731,000 | 0% (No se practica retención) |
| >95 hasta 150 UVT | >$4,731,000 – $7,470,000 | 19% sobre el excedente de 95 UVT |
| >150 hasta 360 UVT | >$7,470,000 – $17,928,000 | 28% sobre el excedente de 150 UVT |
| >360 hasta 640 UVT | >$17,928,000 – $31,872,000 | 33% sobre el excedente de 360 UVT |
| >640 hasta 945 UVT | >$31,872,000 – $47,060,000 | 35% sobre el excedente de 640 UVT |
| >945 hasta 2.300 UVT | >$47,060,000 – $114,538,000 | 37% sobre el excedente de 945 UVT |
| > 2.300 UVT | >$114,538,000 | 39% sobre el excedente de 2.300 UVT |
¿Cómo calcular la retención en la fuente de un salario?
Paso a paso:
1️⃣ Determinar el salario bruto del empleado. 2️⃣ Restar los aportes obligatorios, los cuales corresponden a:
- 4% para salud.
- 4% para pensión.
- 1% adicional para el fondo de solidaridad pensional si el salario supera 4 salarios mínimos. 3️⃣ Aplicar deducciones y exenciones (renta exenta del 25%, intereses de vivienda, dependientes, etc.). 4️⃣ Convertir la base gravable a UVT y ubicar el rango en la tabla. 5️⃣ Aplicar la tarifa correspondiente y calcular la retención final.
Ejemplo práctico:
Un empleado con un salario bruto de $8,000,000 COP:
- Aportes obligatorios: 4% salud + 4% pensión = 8% de $8,000,000 → $640,000.
- Salario después de aportes = $7,360,000.
- Renta exenta del 25%: 25% de $7,360,000 → $1,840,000.
- Base gravable final = $5,520,000.
- Conversión a UVT: $5,520,000 ÷ $49,799 ≈ 111 UVT.
- Aplicación de la tabla: el excedente sobre 95 UVT se grava al 19%.
- Retención final: $149,500 COP.
Obligaciones y sanciones para el empleador
🚨 Obligaciones del empleador:
- Aplicar correctamente la retención en la fuente.
- Declarar y pagar las retenciones en los plazos establecidos por la DIAN.
- Entregar certificados de retención a los empleados.
- Multas por extemporaneidad en la declaración.
- Intereses de mora sobre valores no pagados.
- Sanciones pecuniarias y posibles responsabilidades penales.
⚠️ Sanciones por incumplimiento:
- Multas por extemporaneidad en la declaración.
- Intereses de mora sobre valores no pagados.
- Sanciones pecuniarias y posibles responsabilidades penales.
Entender cómo funciona la retención en la fuente por salarios es esencial para una adecuada planificación financiera. Si deseas simplificar la gestión de tus finanzas y asegurarte de cumplir con todas tus obligaciones tributarias, te invitamos a probar Alegra, una herramienta diseñada para facilitar la administración de los ingresos y retenciones de tu negocio y tus empleados.
¡Aprovecha nuestros 15 días gratis y descubre cómo Alegra puede ser el aliado indicado para automatizar la gestión de tu nómina y ayudarte a llevar el control de tus finanzas de manera eficiente!
:
Gracias Laura, fuiste muy clara, me agradó mucho leer tu artículo
¡Hola, Karen!
Nos hace muy felices que te guste el contenido. Recibe más información suscribiéndote al boletín.
Hola, como sé que procedimiento de Retención en la fuente aplicar para el cálculo de cada empleado si el 1 o el 2
¡Hola, Erica! Un gusto recibir tu comentario. En este caso, te sugeriría revisar con un asesor contable.